Участие предприятия в работе туристических выставок и ярмарка

Олицетворением современного туристического рынка являются выставки и ярмарки, где производители встречаются с потребителями и представителями контактных аудиторий и демонстрируют собственные возможности.

Торговая ярмарка (или выставка-ярмарка) - это краткосрочное, периодическое мероприятие, в рамках которого большое количество предприятий (экспонентов) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют большой масштаб товаров/услуг одной или нескольких отраслей так, чтобы посетитель-коммерсант получил представление об их предпринимательских возможностях. При этом экспонент пытается распространить информацию о собственной фирме и ее товаре и заключить прямые торговые соглашения.

Разница между понятиями «выставка» и «ярмарка» сегодня почти не ощутимая и на практике имеет тенденцию к последующему сокращению. В сущности, цель торгово-промышленной выставки - составить представление о товарном предложении конкретной отрасли или группы отраслей и информировать конечных потребителей и другие организации о производителях и их продукции с конечной целью содействия продажам.

Ежегодно в мире проводятся десятки международных туристических ярмарка. Наиболее значимыми мероприятиями являются

• Международная туристическая биржа в Берлине (ИТВ), что проводится в начале марта;

• Всемирная туристическая ярмарка в Лондоне (WTM) - середина ноября;

• Международная туристическая выставка в Мадриде (FITUR) - конец января;

• "Путешествия и туризм" в Москве - середина марта.

В Украине тоже постоянно появляются новые туристические выставки и ярмарки. Давно уже стали традиционными Международный туристический салон "Украина" (середина октября) и Международная выставка "Путешествия и туризм" (конец марта - начало апреля), небольшие ярмарки, которые проводятся под летние и зимние каникулы. Выставочно-ярмарочные туристические мероприятия организуются также в отдельных городах нашей страны - Симферополе, Ялте, Одессе, Львове, Черновцах, Запорожье, Харькове, Днепропетровске. Их участниками являются национальные и региональные туристические организации и ассоциации, туристические предприятия, предприятия размещения, санаторно-курортные заведения, транспортные и страховые компании, специализированные издания, научные организации, учебные заведения, производители туристического и спортивного снаряжения.

Туристические выставки и ярмарки можно классифицировать по следующим критериям:

1) За территориальным охватыванием:

2 региональные;

3 межрегиональные;

4 национальные;

5 международные.

2) За частотой проведения:

2 периодические (проводятся раз в 2-3 года);

3 ежегодные;

4 сезонные.

3) За характером предложения:

2 универсальные;

3 межотраслевые;

4 отраслевые;

5 узкоспециализированные.

Универсальные и межотраслевые мероприятия проводятся на национальном и международном уровнях, имеют регулярный характер, в них принимают участие представители всех отраслей, которые входят в индустрию туризма. Отраслевые - имеют конкретную инициализацию ("Гостиничный и ресторанный бизнес", "Спорт, отдых, туризм" и тому подобное).

В последние годы на туристическом рынке появилась новая форма проведения аналогичных мероприятий - workshop - краткосрочное (не длиннее суток) мероприятие выставочно-ярмарочного характера с узкой тематикой. Туда съезжаются предприниматели от туризма для решения конкретных вопросов. Как правило, те фирмы, которые принимали участие в whorkshop, на выставки и ярмарки уже не приезжают.

Одним из решений организации при определении коммуникационной стратегии является решение по поводу того, будет входить ли к коммуникационному комплексу участие в выставках и ярмарках . Если этот принципиальный вопрос решен положительно, фирма начинает планирование выставочной деятельности.

Выставочная деятельность предприятия состоит из нескольких этапов:

1-й этап. Постановка цели участия. До заданий туристического предприятия в ходе выставочно-ярмарочных мероприятий относят:

• Поиск новых партнеров. Производители услуг пытаются найти агентов в регионе, а туристические фирмы - выйти на новых партнеров.

• Закрепление контактов со старыми партнерами.

• Поиск новых рынков сбыта.

• Представления своего турпродукта и турпослуг.

• Поддержка имиджа компании.

• Анализ общих тенденций развития рынка.

• Получение информации о конкурентах.

2-й этап. Выбор выставки или ярмарки. Для решения этого вопроса фирма должна проанализировать выставочно-ярмарочные мероприятия по точке зрения :

2 их тематики;

3 места и времени проведения;

4 авторитета мероприятия на целевом рынке;

5 численного и качественного состава участников и посетителей;

6 уровня деловой активности на предварительном мероприятии;

7 расходов на участие в мероприятии;

возможностей предоставления выставочной площади и услуг.

3-й этап. Определение концепции участия фирмы в работе выставки. Выделяют такие формы участия в выставочно-ярмарочном мероприятии:

2 участие на правах посетителя;

3 участие на правах участника со своим стендом;

4 участие на правах участника корпоративного или национального стенда.

4-й этап. Обращение к организационному комитету выставки.

5-й этап. Отбор и подготовка персонала для работы на выставке (стендистов, переводчиков, коммерческого и обслуживающего персонала). Среди основных требований к персоналу, который будет работать на выставке - привлекательная внешность, что выражает как самоуважение, так и почтенное отношение к окружающим; компетентность; коммуникабельность.

6-й этап. Подготовка экспонатов. Туристические предприятия представляют на выставке свой турпродукт в виде разнообразной рекламной продукции - открыток, проспектов, буклетов, каталогов, плакатов, разнообразных сувениров, демонстрационных видеороликов. Все это должно быть подготовлено в достаточном количестве для раздачи и ознакомления посетителей.

7-й этап. Разработка плана экспозиции и сметы. Выставочная площадь фирмы-участника условно разбивается на три зоны - публичную, где размещаются экспонаты и происходят контакты с посетителями; рабочую, куда приглашаются потенциальные партнеры для проведения переговоров; служебную, где хранятся рекламоносители. План экспозиции включает схему распределения экспонатов по зонам в соответствии с логикой основной темы экспозиции.

Только после разработки плана можно переходить к подсчетам расходов на участие в выставке. Следовательно, если участие в подобных мероприятиях входит к коммуникационной стратегии фирмы, на это направляется приблизительно 5-10% ее маркетингового бюджета. Статьями расходов сметы является аренда выставочной площади, производство рекламоносителей, оформление стенда, представительские расходы.

8-й этап. Предыдущее налаживание контактов с целевой аудиторией фирмы, то есть теми, кого участник мероприятия обязательно хочет видеть у себя на стенде. Для этого участники предварительно рассылают приглашение, устанавливают внешнюю рекламу у входа к выставочному залу и на его территории.

9-й этап. Монтаж экспозиции.

10-й этап. Работа в ходе функционирования выставки. На протяжении этого этапа экспонент должен максимально использовать предоставленные ему возможности и реализовать все поставленные задания налаживать коммерческие контакты, собирать экономическую информацию, наблюдать за поведением конкурентов, пропагандировать собственный имидж.

11-й этап. Демонтаж экспозиции.

12-й этап. Подведение итогов, анализ объективных показателей: численности посетителей, которые осмотрели стенд; количества заключенных соглашений; эффективности потраченных на участие в выставке средств и тому подобное.