Ежегодные отчеты для занятых

В практике российских предприятий нередки случаи со­здания своих книг-летописей, своеобразных историй ста­новления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями. Такая книжка нередко писалась старейшими сотрудниками и использовалась для сохране­ния традиций, для ознакомления новых сотрудников с пред­приятием, для подарков традиционным партнерам.

Относительно новым и менее распространенным сред­ством для российских организаций являются ежегодные отчеты для занятых. Такие отчеты могут печататься парал­лельно с ежегодными отчетами для акционеров или рас­пространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами ра­боты компании и тем, что делает менеджмент для её бу­дущего. Ежегодный, или годовой отчет несет информаци­онную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патрио­тизма занятых.

Так, например, годовой отчет компании Мерседес Бенц за 1994 г. содержит: 1) изображение положения этой корпоративной единицы в Даймлер-Бенц Груп, 2) форму­лировку общественно-значимого статуса, или миссию компании, 3) основные данные о продажах, численности занятых, величине амортизации, инвестиций, затрат на ис­следования, чистом доходе и прибыли от операций, 4) корпоративные принципы, 5) данные о членах Управленческого Совета с фото­графиями, 6) отчет Управленческого Совета с обзором бизнеса в целом, обзором работы отделений, междуна­родной деятельности компании, организации продаж, с общей информацией о занятых, об охране окружающей среды и перспективах компании, 7) финансовая отчет­ность, 8) состав Совета наблюдателей и его отчет, 8) спи­сок директоров и менеджеров отечественных заводов, 9) таблицы и графики, детализирующие информацию.

Годовой отчет для занятых может быть столь же сложен, как и отчет для акционеров, или столь же прост, как крат­кое освещение событий года для компании.

Типичный отчет включает:

1) Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность занятым за их по­мощь в достижении результатов.

2) Описание компании. Простое графическое объясне­ние того, что организация представляет собой и где расположены её отделения, филиалы.

3) Организационная политика. Обсуждение текущих за­дач — по поводу которых менеджмент имеет серьёз­ное мнение и в решении которых он ищет поддержки занятых.

4) Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикла­дывается график, описывающий как компания исполь­зовала каждый доллар, который она привлекла.

5) Финансовое положение компании с описанием активов, задолжностей компании и собственности акционеров в динамике.

6) Освещение социальной ответственности. Обсужде­ние роли организации в решении социальных задач общества — финансовая поддержка и участие заня­тых в течение года.

7) Освещение финансовых аспектов оплаты штата — общее описание, нередко в графической форме, зар­плат, пособий-льгот и других затрат, имеющих отношение к штату.

8) Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть достаточно глубокие профили конкретных занятых, комментарии специалистов об их работе и зарисовки, эссе о людях на работе.

Годовой отчет — это средство признания достижений занятых, которого они ждут.