Организация участия в выставке

Участие фирмы в выставке требует серьезной работы — аналитической, плановой, организационной, контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки.

В идеале подготовка фирмы к участию в выставке дол­жна начинаться за 12 месяцев (иногда и более) до откры­тия выставки. Участие фирмы в выставке следует рас­сматривать как проект — комплекс взаимосвязанных ра­бот, направленный на достижение конкретной цели, ис­пользующий ограниченные ресурсы. Ответственный менеджер должен быть наделен пол­номочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов участия в выставке. К этим вопросам относятся:

1. Площадь, которая необходима вашей фирме для представления товаров и услуг. Для этого надо решить — что вы собираетесь экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и сколько стоит квадратный метр площади.

2. Разработка бюджета проекта. Чтобы избежать ненужных трат и увеличить возврат на экспозиционные инвес­тиции, затраты бюджета лучше разделить на две сфе­ры: прямые затраты — плата за стендовое простран­ство, сборку и демонтаж стенда, специальная литера­тура и непрямые расходы — время персонала на под­готовку к выставке, затраты и расходы на работу на выставке и её обеспечение.

3. Выбор/дизайн стенда. Стенд — это конструкция, по­зволяющая демонстрировать ваш продукт. Стенд мо­жет быть стандартным или специальным (двухъярусным, спиральным и т.д.). Может использоваться собствен­ный павильон — что дороже. Стенд может быть приве­зен или его изготовление может быть заказано органи­затору выставки.

Экспозиция должна быть ориентирована на объемное восприятие, хорошо освещаться, использовать действу­ющие модели, фильмы — всё, что привлекает необыч­ностью. Экспозиция должна иметь место для верхней одежды сотрудников, место для приема — гостиную для посетителей. Желательно иметь книгу отзывов.

4. Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяс­нить его функции и преимущества. Кроме того, суще­ствуют общие правила поведения персонала у стенда на экспозиции:

— будь доброжелателен и дружелюбен,

— оставляй посетителей на несколько минут ознако­миться со стендом самостоятельно,

— подходи к ним с уместным замечанием, например, — Вы видели нашу машину? Вы видели нашу брошюру?

— спрашивай посетителя — для какой компании он рабо­тает и какова его роль в компании,

— обеспечь возможность предоставления дополнитель­ной информации,

— носи символику/значок своей компании,

— разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду,

— давай посетителю достаточно времени для прочте­ния специфических пунктов, интересующих его,

— если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствуя прибытие нового посетителя,

— представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена.

Существуют также правила, относительно того, чего сле­дует избегать персоналу у стенда:

— не носись на дороге у посетителей, дай им подойти к стенду,

— не стой, болтая на углах с другими сотрудниками,

— не рассиживай, постоянно куря или попивая кофе,

— не оставляй посетителей одних на продолжительное время,

— не спрашивай просто — могу ли я вам помочь? Зада­вай открытые вопросы, т.е. требующие развернуто­го ответа.

— не обещай выслать литературу, при этом забывая выписать листок с запросом,

— не стой, скрестив руки на груди и свирепо глядя на посетителей,

— не собирайся в группы с другими членами штата,

— не стой в позиции, блокирующей доступ к твоему стенду,

— не рассиживай, читая газеты,

— не позволяй посетителям чувствовать себя помехой.

Персонал у стенда должен всегда выглядеть энтузиастично; продажи могут быть потеряны, если персо­нал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также если посетителей предоставляют самим себе.

5. Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).

6. Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.

7. Организация рекламной компании участия вашей фирмы в выставке в специальной и местной прессе.

8. Распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован.

Ведение работ по проекту участия фирмы в выставке требует составления соответствующего графика и конт­роля его исполнения.

В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы. Нужно быть готовым принять их и у вашей экспозиции. На большинстве выста­вок работает пресс-центр, откуда участники могут распро­странять пресс-релизы.

Компании могут проводить коллективные экспозиции, получив поддержку правительственных структур, торго­вых ассоциаций. В Англии, например, правительство по­ощряет выставочную деятельность, способствующую экс­порту английских товаров.

Организация собственной выставки компании требует выполнения всех организационных работ самой компани­ей:

— генерирование и разработка идеи экспозиционирования,

— выбор места (павильон под открытым небом, помещение публичной библиотеки, выставочный или кон­ференц-зал современной гостиницы, торговый зал крупного универмага,

— планирование экспозиции — стенды, ширмы и экраны,

— управление потоком посетителей,

— прием важных гостей и знаменитостей,

— обеспечение работы пресс-центра,

— организация рекламы,

— информирование всех участников и отделов вашей организации.

Выставки можно подкреплять конференциями и наобо­рот — эти мероприятия дополняют друг друга. Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в про­цессе выставки, могут успешно использоваться участника­ми для дальнейшей рекламы или в собственной газете.

Компании-организаторы собственных выставок, или спе­циализированные экспозиционные фирмы, решают комп­лекс вопросов технического обеспечения работы выста­вочного комплекса, в т.ч.: выбор места расположения и планирование комплекса, доставка грузов и людей, транс­портные потоки, зоны отдыха, техническое обеспечение и расположение павильонов, гостиницы, коммерческие службы, питание, автостоянки, офисы для фирм, производ­ственная база, охрана и уборка комплекса, медицинские пункты.