Конференции

Конференции предоставляют возможность продвиже­ния своих идей, продуктов организациям, чьи представите­ли делают доклады на заседаниях. Конференции могут быть внутренними — т.е. для собственных занятых ком­пании, или внешними — ориентированными на внешнюю аудиторию. Конференция может быть научной, практичес­кой, политической или синтезировать два и более аспек­тов. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.

Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. Это могут быть доста­точно известные ученые, топ-менеджеры ведущих в от­расли компаний, известные руководители госаппарата. С докладами выступают и другие участники — менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся.

Аудитория обычно не склонна воспринимать доклады, звучащие бо­лее 20 минут. Для некоторых аудиторий и это много. Уровень интеллекта слушателей, наличие и качество син­хронного перевода, уровень восприятие иностранного язы­ка определяют оптимальную длительность докладов. Слай­ды, видео и пленки/транспорантки, проектируемые на экран существенно улучшают восприятие речи.

По материалам конференции, имеющей интерес более широкой аудитории, издаются сборники текстов тезисов докладов, сведения об участниках.

Конференции, собирающие десятки и более сотни че­ловек, требуют многомесячной подготовки. Подготовка к международным конференциям нередко начинается за год до её начала. Потенциальным участникам рассылается извещение, содержащее тему, цели конференции, место проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая цены. За несколько месяцев до начала конференции организаторы по полученным заяв­кам отбирают участников. После этого формируется окон­чательная программа, где расписан весь ход мероприятия (с указанием дней, часов, залов и докладчиков) — общие и секционные заседания с кофе-брейками, телемосты, завтраки, ленчи, обеды, приемы и, возможно, посещения лабораторий, заводов, компаний. За несколько недель все участники должны получить программу конференции.

Конференции, представляющие интерес для обществен­ности, нередко освещаются в СМИ. Важно помнить, что журналист может быть абсолютно не знаком с организаци­ей, проводящей конференцию, с тематическим профилем и составом участников и при этом должен быстро подгото­вить материал в печать, передать сообщение по телефону. Поэтому организаторам следует заранее подготовить и вручить журналистам медиа-кит, содержащий 1) бэкграундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структу­ра, список должностных лиц, фотографии фасада и пр.), 2) программу конференции, 3) список участников с и их краткой характеристикой, 4) тезисы наиболее важных и интересных докладов, 5) текст пресс-релиза.

Конференции, — это средство поддержания связей, об­суждения и решения проблем в профессиональных, кор­поративных, академических, деловых и политических со­обществах. Крупные организации проводят конференции регулярно. В небольших ком­паниях собрания могут проводиться в начале или конце рабочего дня.