Презентации

Презентация — самостоятельная акция, которая может сочетаться с приёмом. Презентация — это представле­ние фирмы, лица, продукта аудитории. Так, презентация фирмы может проводиться 1) по случаю открытия или создания фирмы, 2) ежегодно, например, презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты рабо­ты компании, её новое лицо, 3) при выходе на новые рынки, например, презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства.

Проведение презентации включает этапы:

1. Определение цели (или целей и их приоритетов): при­влечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, — по­ставщиков и т.п.

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и пригла­шенных; примерного бюджета.

Лучше проводить презентации после обеда — в 15 часов. Длительность — 1,5—2 часа. После окончания — коктейль или фуршет продолжительностью 1—2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные при­глашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения пре­зентации, программу, состав участников и гостей, а так­же ориентиры и способы достижения места проведе­ния (станции метро, маршруты транспорта).

3. Разработка сценария. Открывает и ведёт программу должностное лицо фирмы. Веду­щий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично. Сценарий может строиться по следующей схеме:

а) ведущий представляет руководителей фирмы при­сутствующим, и наоборот, — присутствующих отдель­ных наиболее интересных лиц всем остальным,

б) показывается видеофильм длительностью 7—12 ми­нут с сюжетами, отражающими инновационность, об­щественную значимость, актуальность, новизну объекта презентации,

в) ведущий просит представителей фирмы сделать крат­кие сообщения (по 2—5 минут) по вопросам, потенци­ально интересным для присутствующих, показать продукцию фирмы, — если не в реальном воплощении, то в макете, демонстраци­онный материал,

г) представители компании-хозяйки отвечают на воп­росы присутствующих

д) слово представляется гостям для выступления с за­мечаниями, комментариями, пожеланиями и поздрав­лениями

е) приглашенным вручаются сувениры, рекламные ли­стки, памятки, значки,

ж) коктейль/банкет/фуршет а также развлекатель­ная, менее формальная часть, позволяющая приглашен­ным возможность установления контактов с представи­телями компании-хозяйки и друг с другом, неформаль­ного обмена информацией. Установление таких кон­тактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возмож­ности для контактов обеспечивает проведение приема "стоя", когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограни­чивает контакты участника соседом слева и соседом справа на длительный период, что препятствует широ­кому и свободному общению участников.