Церемонии открытия.

Специальные события — это мероприя­тия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, её деятельности и про­дуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и при­вычный ход жизни в самой компании и окружающей её среде, стать событием для целевых групп общественности. Успешное спецсобытие требует подготовки более се­рьезной, чем это обычно предполагается зрителями, учас­тниками и приглашенными. Важно четко определить цель спецсобытия, согласовать её со всеми заинтересованны­ми сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия.

Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Важно подготовить необходимые условия для работы журналистов: стулья, розетки для аппаратуры, средства связи — иногда пресс-офисы с телефоном, фак­сом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие усло­вий для своей работы на объекте журналисты восприни­мают как пренебрежение конкретным СМИ, обществен­ным мнением и потому освещение события может полу­чить негативный оттенок.

Основными спецсобытиями, организация которых отно­сится к компетенции ПР, являются: церемонии открытия, приёмы, презентации, конференции, дни открытых две­рей, круглые столы, выставки.

Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, — а именно открытие новой страницы в жизни компании.

Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесто­ров, акционеров, дистрибьюторов, потребителей. Демон­страция современного оборудования и последних техно­логий косвенно свидетельствует о возможностях обеспе­чения высокого качества продуктов. Демонстрация хоро­ших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укрепле­нию корпоративного духа и лояльности занятых. Улучша­ются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места. Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.

Необходимость в паблисити, или позитивной известнос­ти, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Откры­вая новый корпус университета, делового центра, новую школу, больницу, политик или представитель администра­ции города усиливает позитивные стороны своего имиджа, что обеспечивает ему дополнительную поддержку на выборах. Представители открываемых школ или больниц могут быть заинтересованы в церемонии открытия с уча­стием представителей городской администрации, поскольку она создаёт им новые возможности известить обществен­ность о своих достижениях или нуждах.

Выбор персоны, лично открывающей объект, предпола­гает несколько альтернатив. Это может быть мэр города, министр или представитель городской администрации, министр или представитель ведомства, курирующего сферу деятельности объекта, парламентарий, известный спорт­смен, артист, общественный деятель. Критериями выбора служат — общественная значимость, доступность, заинте­ресованность, а также цена — для артистов или спорт­сменов. Общественный статус персоны прямо пропорци­онально влияет на интерес СМИ к церемонии. Чем выше статус при­глашенных лиц, тем выше интерес СМИ к церемонии, тем более широко она будет освещена. Однако, чем выше статус персоны, тем выше зат­раты на проведение мероприятия — потому что растут затраты на обслуживание охраны и сопровождающих — на размещение, питание и перевозки.

Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры — фоновая информация для медиа — история компании, про­фили главных управляющих. В материалах для прессы даётся характеристика открываемого объекта. Обеспечивается присутствие фотографа — на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для работы.

Приемы

Прием — органи­зованное и заранее подготовленное хозяевами, совмест­ное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Прием проводится:

а) по случаю торже­ственной даты — юбилея, годовщины основания фирмы,

б) по случаю посещения орга­низации известного и почетного гостя, делегации партнера,

в) в порядке повседневной деятельности фир­мы на регулярной основе.

Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой инфор­мации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы — это "бокал шампанского", "бокал вина", "завтрак". "Бокал шампанского" начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приема может служить годовщина фирмы, отъезд представителя фирмы-партнера, пребывание делегации фирмы-партне­ра в гостях у фирмы-хозяина, открытие выставки. Напит­ки и закуски разносят официанты, прием проходит стоя. Это наиболее простая форма приема, аналогичный тип — "бокал вина". Форма одежды — повседневная.

"Завтрак" может проводиться с 8 до 12 часов и продол­жаться полтора—два часа. Отличается от обеда меньшим количеством блюд. Устраивается по случаю визита инте­ресных и известных лиц, прибытия и отъезда гостей, го­довщины подписания крупных соглашений, юбилейных дат, в порядке поддержания регулярных контактов с предста­вителями прессы или других организаций. Форма одеж­ды — повседневная. В процессе подготовки приема обычно планируется тема для обсуждения, порядок выступающих. Ход приема направляется ведущим. Обыч­но это люди, хорошо осведомленные в предмете обсуж­дения, а также заинтересованные в активном участии всех приглашенных и в результатах обмена мнениями.

Вечерние приёмы считаются более торжественными, к ним относятся "коктейль", "фуршет", "обед", "обед-буфет", "чай", "ужин". "Коктейль" начинается между 17-ю и 18-ю часами и длится около двух часов. Официанты разносят напитки и холодные закуски, иногда горячие блюда. При­ём "фуршет" проводится в те же часы. Но здесь гости сами подходят к накрытым столам, набирают закуски и отходят, давая возможность подойти другим. "Коктейль" и "фуршет" проходят стоя, что обеспечивает свободу пе­ремещения и контактов присутствующих. После приема возможен показ фильма или небольшой концерт. Тор­жественность приёма может быть подчеркнута указанием торжественной формы одежды в приглашении.

"Обед" — наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17—19 часов. Длится 2—3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, затем они переходят в другое, менее официальное поме­щение, или часть зала для беседы, куда и подаётся чай, кофе. Форма одежды — торжественная. Обед прово­дится "с рассадкой" — каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

"Обед-буфет" предполагает свободную рассадку учас­тников за столами по четыре—шесть человек. Гости на­бирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню — как на "фуршете". Такой приём организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. "Обед-бу­фет" менее официален, чем "обед".

"Чай" устраивается между 16-ю и 18-ю часами, как правило, для женщин. "Ужин" с рассадкой отличается от "обеда" только более поздним временем проведения.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка цели приема, выбор формы приема, опре­деление состава участников, составление сценария при­ема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка то­стов и речей.

Правила рассадки: 1) Места делятся на более и менее почетные. Самые почетные — рядом с хозяевами. Чем дальше от них, тем места менее почетны. 2) Женщину не сажают рядом с женщиной, а сажают мужчину, чередуя места. 3) План рассадки выставляется при входе. На при­емы, проводимые без рассадки за столом и с указанным в приглашении временем, можно прийти и уйти в любое время этого интервала.

Неформальные приемы проводятся в ситуациях, когда гостей "не ждали" заранее; чаще в небольших фирмах и экспромптом, в неформальной обстановке. Неформаль­ные приемы распространены в США, когда партнера при­глашают на ленч. Неформальность обстановки способ­ствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе.