Характеристики інформаційних потреб

Користувач інформації - кінцева ланка будь-якої комунікації, інформаційної системи. З одного боку, він є виробником інформації (автор рішень, нових гіпотез, теорій), з іншого боку, для успішної роботи йому потрібна інформація з питань, що його цікавлять, і які, свого часу, розроблялися іншими людьми. Відповідно до цього склалася система інформаційних зв'язків між авторами (і одночасно користувачами) інформації за допомогою формальних (публікації й інші документальні джерела) і неформальних (особисті контакти, усні виступи тощо) каналів, забезпечуючи необхідний обмін інформацією і кількісне зростання загальнолюдських знань. Одним із важливих умов забезпеченості суспільно необхідного рівня інформованості керівників, фахівців, населення в галузі міжнародних політичних, правових, військових, соціально-економічних відносин є точне визначення їхніх інформаційних потреб.

Співвідношення інформаційних потреб і інтересів є складною залежністю, що обумовлюється рівнем суспільної свідомості, світоглядом і ерудицією адресатів, специфікою фахової діяльності, психологічними особливостями. Інформаційні потреби, як різновид пізнавальних, обумовлюються , у першу чергу, через складну систему суспільних, головним чином виробничих відносин, оскільки робота фахівців у галузі міжнародних відносин набуває яскраво вираженого колективного характеру. Інформаційні потреби формуються під впливом багатьох об'єктивних і суб'єктивних чинників, у першу чергу пов'язаних із необхідністю розв'язання перспективних (стратегічних) і оперативних (поточних) завдань міжнародного співробітництва.

Таким чином, поняття "інформаційна потреба" можна визначити як усвідомлення користувачем необхідності вивчення комплексу даних , що доповнюють початкові знання, через які суб'єкт інформаційної взаємодії вирішує об'єктивну проблему, що виникла перед ним у процесі взаємодії з навколишньою дійсністю і розв'язання якої пов'язано з підтримкою його діяльності в усвідомлений проміжок часу на оптимальному рівні.

Інформаційна потреба за своєю природою динамічна. Вона постійно змінюється під впливом зовнішнього середовища, конкретизації завдань, зміни напрямку та інструментарію інформаційного пошуку. Мотиви потреби відображаються у свідомості людини й спонукують її до діяльності у певній галузі. Інформаційна потреба, що властива кожному індивідууму, залежить від ерудиції і набуває конкретного змісту у формі інформаційного запиту. У процесі контакту користувача з інформаційною системою, тобто в процесі комунікації, запит прагне наблизиться до потреби.

Об'єктивний характер потреб виявляється в тому, що в процесі діяльності вони існують незалежно від свідомості індивідуума, а суб'єктивний характер виражається через цілеспрямовану діяльність фахівців, вчених і ін.

Інформаційні потреби можна розділити на:

· абсолютні;

· кардинальні;

· фактичні.

Абсолютні інформаційні потреби - це такі потреби, що відображають весь комплекс проблем міжнародних відносин.

Кардинальні інформаційні потреби - це потреби держави, міністерства, відомства, організації, групи фахівців або індивідуума в релевантній інформації, яка необхідна для успішного розв'язання поставлених перед ними на певний період задач.

Фактичні інформаційні потреби - це частина кардинальних потреб, що задовольняються конкретною комунікацією.

Задача комунікацій - наблизити фактичні потреби до кардинальних, а кардинальні - до абсолютних.

Однією з характеристик інформаційних потреб є їх поділ на об'єктивні і суб'єктивні.

Об'єктивними називають інформаційні потреби, що виникають під впливом об'єктивних чинників: закономірностей розвитку міжнародних відносин, міжнародного права; цілей і умов трудової діяльності; зростанні творчих початків у роботі; кількісно-якісних змін в інформаційних потоках.

До об'єктивних умов відносять:

· вид діяльності (професія);

· сфера діяльності (галузь міжнародних відносин);

· місце користувача в службовій ієрархії (посада).

До суб'єктивних відносять інформаційні потреби, усвідомлені індивідуумом. Вони формуються під впливом об'єктивних чинників, але на них відкладають відбиток особисті мотиви, установки й оцінки.

До суб'єктивних чинників належать :

· сукупність знань, умінь і навичок користувача;

· особливості характеру;

· інформаційна культура.

В основі визначення інформаційних потреб лежать об'єктивні чинники, суб'єктивні інформаційні потреби мають допоміжне значення, але через наявність їх коливань у фахівців і керівників однієї категорії, вони можуть сильно впливати на ефективність розв'язання проблем.

У залежності від відношення до оптимального розв'язання проблем інформаційні потреби можна розділити на явні і неявні, дійсні та уявні.

Явними - називають потреби, які користувач формулює сам.

Неявними вважають інформаційні потреби, що невідомі користувачу тільки тому, що вони не виявлені і не усвідомлені ним. Неявні інформаційні потреби визначаються при порівнянні інформаційних потреб конкретної ситуації і думки користувача про неї.

Дійсними вважають інформаційні потреби, що відповідають оптимальному розв'язанню проблем.

Уявними вважають інформаційні потреби, задовольняючи які користувач йде неоптимальним, а можливо і помилковим шляхом вирішення проблеми.

Будучи за змістом цілісною системою, інформаційні потреби залежать від багатьох чинників:

· галузь інформування (профіль інтересів користувача);

· вид інформації, необхідної користувачу в його безпосередній діяльності (політична, економічна, наукова і т.д.);

· режим інформування (систематичне, разове);

· форма подачі інформаційних матеріалів (першоджерело, анотація, опис, реферат, огляд, наукова доповідь, аналітична довідка);

· оперативність інформаційного обслуговування (періодичність інформування, час видачі відповіді на запит, час чекання при замовленні і т.д.);

· повнота, обсяг і глибина необхідної інформації;

· час інформування (час, що може витратити користувач для ознайомлення з інформацією);

· рівень допустимих матеріальних витрат.

Важливим показником інформаційної потреби, від якої залежить форма подачі інформації й організації комунікативного процесу є ступінь узагальнення (згортання) інформації. Цей показник визначає у скільки разів потрібно зменшити обсяг першоджерела без втрати інформації, щоб він став доступним для сприйняття певною категорією фахівців, керівників. Наприклад, якщо розрахунок показує, що інформаційна потреба начальника відділу в міністерстві відповідає 40 друкованим аркушам (кожний друкований аркуш - це 40 тис. знаків, приблизно 20-25 сторінок машинописного тексту), а його фізичні можливості по її використанню не перевищують 20 друкованих аркушів, то коефіцієнт узагальнення інформації повинен бути 0,5 (20/40). З цього витікає, що начальник відділу повинний мати не менше половини вихідного обсягу інформації в згорнутому вигляді. У протилежному випадку частина потрібної інформації залишиться невикористаною.

Особливої уваги заслуговують так називані "некористувачі" інформації. Слово узяте в лапки, тому що некористувачів інформації в буквальному значенні бути не може. Людина все життя поповнює, переробляє і використовує інформацію, яка постійно необхідна йому для прийняття яких-небудь рішень. У даному випадку мова йде про некористувачів політичної, правової й економічної інформації в галузі міжнародних відносин, що суттєво впливає на їх розвиток і ефективність.

Дослідження показують, що основна маса некористувачів міжнародної інформації - це особи, у яких відсутня необхідна інформаційна культура (нерозуміння задач використання інформації в повсякденній роботі; невміння працювати з інформацією, невиправдано великі витрати на пошук і одержання інформації тощо). Більшість некористувачів міжнародної інформації упевнені у своїй правоті. За переконаннями їх можна розділити на 8 характерних груп:

1. "Всезнаючі". Упевнені, що знають усе в галузі своєї діяльності і ніяка інформація їм не потрібна. Заумні, при невдачах у роботі нарікають на зовнішні обставини.

1. "Скептики". Раз і назавжди запевнили себе в тому, що для виконання їхньої роботи ніяка міжнародна інформація не потрібна. Інтерес до інформації починають виявляти, коли її використання може вплинути на їхню заробітну плату, посадове становище або місце в ієрархії свого колективу.

2. "Ділові". Не користуються міжнародною інформацією через перевантаження роботою. Проте, це швидше відмовка для пояснення причин невикористання інформації. Вони орієнтуються лише на виконання задач загальними зусиллями колективу, самі ніякої ініціативи не виявляють. Не володіють достатньою інформаційною культурою, тому не спроможні сприймати нове.

3. "Байдужі". Інформація начебто потрібна (вони це розуміють), але можуть без неї обійтися. Насправді вони це роблять, якщо інформація хоч би чим-небудь може суперечити думкам, що сформувалися в них про виконувану роботу, і викличе їхню зміну.

4. "Ноолушники". Заявляють, що для них вся інформація - це вказівки безпосередніх керівників, які вони слухняно виконують. Цим самим свої помилки вони перекладають на керівників.

5. "Самостійні". Відмовляються від інформаційних послуг, оскільки, на їхню думку, пошук інформації нікому передоручити не можуть і при потребі знайдуть потрібні їм відомості самостійно. Вважають себе достатньо вмілими в пошуку і використанні інформації. Спроможні приховувати від колег цінну інформацію.

6. "Заперечники". Заперечують інформацію зокрема й інформаційну роботу взагалі без яких-небудь пояснень або мотивуючи тим, що "інформація себе не окупає", або "витрати часу на інформаційні процеси не виправдовуються".

7. "Посторонні". Віддають перевагу, за їхніми словами, користуванню сторонніми джерелами інформації (власними бібліотеками, своїми інформаторами і т.д.). На самому ж ділі ними майже не користуються.

Робота з користувачами починається з вивчення їх інформаційних потреб.