Аудит поступления материалов

Оценка эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Контроль­ные процедуры (предпосылки: существование, полнота, точное измерение, представление и раскрытие).

1. Ознакомиться с рабочим планом счетов, разрабатываемым организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению и утверждаемым учетной политикой. Установить его особенности и проверить соответствие применяемых на практике счетов и субсчетов рабочему плану счетов.

Для учета наличия и движения сырья, материалов, запасных частей, тары и т.п. ценностей организации Планом счетов и Инструкцией по его применению предусмотрен счет 10 «Материалы», к которому могут быть открыты субсчета в зависимости от видов материальных ценностей. Для обобщения информации о резервах под отклонения стоимости материальных ценностей от их рыночной стоимости предназначен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-произ­водственных запасов, относящихся к средствам в обороте, предназначен счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

2. Изучить информацию о наличии и составе материально-производственных запасов.

2.1. Изучить особенности состава материально-производственных запасов (используемых для производства товаров, выполнения работ, оказания услуг; управленческих нужд; для непроизводственных целей, в капитальном строительстве; дня перепродажи, в качестве средств труда).

Данная информация должна быть отражена в рабочих документах аудитора и передана аудиторам, осуществляющим проверку процессов (циклов) производства, продажи, инвестирования.

2.2. Ознакомиться с классификацией материалов в зависимости от:

- их роли (основные и вспомогательные) и назначения (сырье и материалы, покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, материалы, переданные в переработку на сторону, строительные материалы). В соответствии с данной классификацией Планом счетов и Инструкцией по его применению рекомендуется открывать субсчета к счету 10 «Материалы»;

- технических свойств. Данная классификация должна быть положена в основу построения аналитического учета материалов.

2.3. Проверить правильность ведения аналитического учета материалов и соответствие данных синтетического и аналитического учета (проверка осуществляется по следующей схеме: Карточки учета материалов - Оборотная ведомость - Главная книга).

2.4.Установить, не было ли случаев изменения начальной стоимости заготовления материалов (фактической себестоимости). Согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (п. 12) «фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ».

Проверить соответствие фактических остатков материалов учетным данным. Основными процедурами получения аудиторских доказательств согласно правилу (стандарту) № 5 «Аудиторские доказательства» являются инспектирование и наблюдение. Инспектирование материальных активов осуществляется путем проведения инвентаризации. Инвентаризация может проводиться аудиторской организацией сплошным или выборочным способом в зависимости от оценки эффективности системы внутреннего контроля. В процессе проведения инвентаризации или наблюдения за ее ходом проверяется также соблюдение аудируемым лицом условий сохранности материалов, а именно:

- приспособленность и оборудование складского помещения;

- соблюдение условий хранения (стеллажи, ящики и т.п.);

- состояние материальных ценностей (нет ли испорченных в связи с неправильным хранением);

- организация охраны помещения, пропускной системы на склад (наличие сигнализации, опечатывание склада на ночь и т.д.);

- соблюдение правил противопожарной безопасности (наличие огнетушителей, песка, лопат);

- наличие весоизмерительных приборов.

Инспектирование включает также проверку документов по инвентаризации. В этом случае проверяется своевременность, полнота и качество проведения инвентаризации самим аудируемым лицом, а именно, соблюдение порядка проведения инвентаризации, установленного нормативными документами по бухгалтерскому учету, а также утвержденного учетной политикой организации; правильность регулирования выявленных отклонений; правильность применения норм естественной убыли.

2.6. Проверить наличие договоров о материальной ответственности.

3. Ознакомиться с учетной политикой в части учета приобретения материалов с целью выяснения варианта:

• оценки материалов в текущем бухгалтерском учете. Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (п. 80) разрешается в аналитическом бухгалтерском учете и местах хранения материалов применять учетные цены. Кроме того, согласно Инструкции по применению Плана счетов материалы могут учитываться на счете 10 «Материалы» по учетным ценам;

• отражения в учете процесса заготовления материалов;

• учета транспортно-заготовительных расходов.

4. Ознакомиться с правилами документооборота по учету материалов и формами первичных учетных документов, применяемых в бухгалтерском учете материалов (см. процедуры проверки оборотов и сальдо по счетам).

Проверка соблюдения требований гражданского и специального законодательства. Процедуры проверки (предпосылки: права и обязанности, представление и раскрытие).

1. Изучить правоотношения, возникающие в результате операций поступления материалов.
Материалы могут поступать в организацию по договорам купли-продажи (в том числе розничной), поставки, мены, дарения, в качестве вклада в уставный капитал. Кроме того, могут быть выявлены по результатам инвентаризации неучтенные материалы, а также приняты к учету материалы, поступившие из подразделений организации.

При изучении договоров аудитор должен обратить внимание на предмет договора (виды, количество, ассортимент приобретаемых материалов), момент перехода права собственности, условия страхования имущества, порядок формирования цены (составляющими элементами цены, кроме договорной стоимости, могут быть расходы на транспортировку, стоимость тары), условия оплаты (наличными, безналичным путем, векселями третьих лиц, на условиях коммерческого кредита, за счет заемных средств и др.), ответственность за неисполнение условий договора.

При поступлении материалов в качестве вклада в уставный капитал необходимо изучить устав организации и выяснить, не предусмотрены ли в уставе ограничения по оплате акций (долен) неденежными средствами.

При безвозмездном поступлении материалов аудитор должен помнить, что гражданское законодательство запрещает дарение в отношениях между юридическими лицами (за исключением обычных подарков стоимостью не более 5 МРОТ).

При приобретении материалов у физических лиц, не являющихся предпринимателями, в договоре должно быть указаны их паспортные данные.

2. Проверить, соблюдается ли аудируемым лицом лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами при приобретении материалов
за наличный расчет.

Проверка правильности отражения операций в бухгалтерском учете. Процедуры проверки оборотов и сальдо по счетам 10 «Материалы»; 15 «Заготовление я приобретение материальных ценностей», 16 «отклонения в стоимости материальных ценностей», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» (предпосылки: возник­новение, полнота, права и обязанности, стоимостная оценка, точное измерение, представление и раскрытие).

1. Проверить правильность оформления операций первичными документами.

1.1. Проверить факт оформления аудируемым лицом операций принятия к учету материалов первичными учетными документами. К таким документам относятся утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. №71 а: приходный ордер (ферма№ М-4), акт о приемке материалов (форма К М-7), требование-накладная (форма № М-П), акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), доверенность (формы № М-2, № М-2а), карточка учета материалов (форма №° М-17).

Кроме перечисленных документов поступление материалов оформляется и другими документами, состав которых зависит от источника поступления материалов (табл. 5.3).

Таблица 5.3

Состав первичных документов для оформления операций по поступлению материалов

1.2. Проверить правильность оформления доверенностей на получение материалов.

2. Проверить правильность оценки поступивших материалов.

2.1. Установить объективность применяемых учетных цен и порядок их формирования.

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-произ­водственных запасов (п. 80) в качестве учетных цен на материалы применяются: договорные цены, фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года), планово-расчетные цены, средняя цена группы.

В качестве источников информации используются номенклатура-ценник, расчеты учетных цен. Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету' материально-производственных запасов (п. 81) -в организациях, ведущих учет материалов по планово-расчетным ценам, разрабатывается номенклатура-ценник. Номенклатура-ценник может разрабатываться и в случаях, когда в организации применяются другие виды учетных цен».

2.2. Проверить правильность формирования фактической себестоимости поступивших материалов.

Согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость материалов, приобретенных за плату, - это сумма фактических затрат организации на их приобретение за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. Фактическими затратами могут быть суммы, уплаченные по договору поставщикам за материальные ценности, консультационные и информационные услуги, комиссионное вознаграждение, затраты по страхо­ванию груза, затраты на транспортировку материалов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческий кредит), затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования материалов на складах организации др.

Общехозяйственные расходы, как правило, не включаются в фактическую себестоимость приобретенных материалов, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением.

При оплате неденежными средствами фактическая себестоимость материалов определяется исходя из стоимости имущества, переданного или подлежащего передаче, которая устанавливаются исходя из цены на аналогичное имущество при сравнимых обстоятельствах.

При безвозмездном поступлении материалов фактической себестоимостью является рыночная стоимость. По рыночной стоимости принимаются к учету также материалы, поступившие от списания основных средств, хозяйственных принадлежностей, других средств труда, учитываемых в составе средств в обороте, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации.

При поступлении материалов, внесенных в счет вклада в уставный капитал, в качестве фактической себестоимости выступает денежная оценка, согласованная с учредителями (участ­никами).

Материалы, поступившие из других складов (внутреннее перемещение), должны отражаться по приходу в той же оценке, в какой они списаны по расходу.

При изготовлении материалов силами самой организации их фактическая себестоимость определяется исходя из фактических затрат, связанных с их изготовлением.

3. Проверить правильность и своевременность отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

3.1. Ознакомиться с методикой учета приобретения материалов и проверить ее соответствие нормативным документам и принятой учетной политике. Планом счетов и Инструкцией по его применению организациям предоставлено право выбора варианта отражения заготовления материалов:

• с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» и 10 «Материалы»;

• на счете 10 «Материалы» без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей.

3.2. Проверить правильность учета транспортно-заготовительных расходов.

Согласно Методическим указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (п. 83) транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) организация принимает к учету путем:

- отнесения ТЗР на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» согласно расчетным документам поставщика;

-отнесения ТЗР на отдельный субсчет к счету 10 «Материалы»;

- непосредственного (прямого) включения ТЗР в фактическую себестоимость материала (присоединения к договорной цене материала, присоединения к денежной оценке вклада в уставный (складочный) капитал, внесенный в форме материально-производственных запасов, присоединения к рыночной стоимости безвозмездно полученных материалов и др.).

3.3. Проверить правильность оценки и отражения в учете неотфактурованных поставок и материалов в пути.

Согласно Методическим указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (п. 39) неотфактурованные поставки приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом учете по принятым в организации учетным ценам. Если в качестве учетных цен применяется фактическая себестоимость материалов, то неотфактурованные поставки должны отражаться в бухгалтерском учете по рыночным ценам. После получения расчетных документов учетная цена неотфактурованных поставок корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиками.

При отражении в бухгалтерском учете приобретения материалов с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материаль­ных ценностей» остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» отражает стоимость материалов, указанную в расчетных документах поставщика, на которые перешли права собственности покупателю, но которые еще не поступили в организацию (п. 85 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

3.4.Проверить правильность отражения в учете недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов.

3.5.Сопоставить данные первичных документов (по количеству и сумме) по поступившим материалам с данными складского учета и данными регистров бухгалтерского учета с целью выявления не отражения материалов в текущем учете, т.е. проверить полноту оприходования материалов и отражения их в учете.

3.6.Ознакомиться с порядком учета НДС по полученным материалам в бухгалтерском учете и проверить правильность учета и налогового вычета сумм НДС.

Для учета НДС Планом счетов и Инструкцией по его применению предназначен отдельный субсчет 19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам». Порядок вычета сумм НДС, уплаченных поставщикам материалов, определен в ст. 171 и 172 НК РФ.

Проверка правильности формирования отчетных показателей. Процедуры проверки (предпосылки: стоимостная оценка, полнота, представление и раскрытие).

1. Проверить правильность отражения в балансе стоимости материалов на конец отчетного года.
ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (п. 25) предусмотрено, что материально- производственные запасы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, либо текущая рыночная стоимость (стоимость продажи) которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

2. Проверить обоснованность и правильность образования резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (п. 20) резерв под снижение стоимости материальных ценностей создается по каждой единице материально-производственных запасов, принятой в бухгалтерском учете. Допускается создание резервов по отдельным видам (группам) аналогичных или связанных материально-производственных запасов. Не допускается создание резервов по таким укрупненным группам (видам), как основные материалы, вспомогательные материалы, запасы определенного операционного или географического сегмента.

Расчет текущей рыночной стоимости материально-производственных запасов должен произ­водиться организацией на основе информации, доступной до даты подписания бухгалтерской отчетности. При этом организацией должно быть обеспечено подтверждение расчета текущей рыночной стоимости этих запасов.

4.Проверить соответствие данных синтетического и аналитического учета показателям отчетности.