Лекция 5. Законы организации второго уровня.

1.Законы организации второго уровня.

2. Специфические законы организации как социальных систем

Закон информированности – упорядоченности.

Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Информационная среда управления ИСУ включает:

- управленческую информацию (информацию, которая несет в себе новизну и полезность для принятия специалистом управленческого решения);

- информационные технические средства управления (компьютеры, телефон, факс);

- информационные технологии;

- профессионализм персонала, как носителя знаний, необходимых для принятия управленческого решения;

- общую культуру управленческих отношений;

- систему документооборота.

Информационная среда управления подчиняется действию закона информированности – упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоническое развитие всех элементов организации: системы управления, персонала отделений, экономики, наличие между ними взаимодействия, взаимовлияния.

Закон формулируется следующим образом. Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого развития и самосохранения.

Но одного объема информации недостаточно для того, чтобы организация действовала стабильно. Можно собирать множество различной информации, не задумываясь об ее упорядоченности, достоверности. В результате такой бессистемной гонки компания может понести серьезные убытки. Необходимо позаботиться и о соответствии всех элементов Информационной системы управления. Поскольку если это взаимодействие будет нарушено, система будет саморазрушаться и приведет к отторжению информации. Рано пришедшая информация может затеряться текучке тел, поздно пришедшая информация теряет свою ценность. Очень важна и организационная сторона формирования информационной системы управления. Кто конкретно должен заниматься вопросами управления механизмом ИСУ? Мы полагаем, что им должен быть специалист по организации управления, знакомый с основами информатики, нежели специалист по информатике, знакомый с основами теории управления или теории организации.

Важное значение имеет работа со слухами. В типичный перечень слухов входит следующая информация:

- предстоящие сокращения;

- новые дисциплинарные и экономические меры наказания;

- изменения в структуре организации;

- грядущие кадровые перемещения;

- подробности споров руководителей;

- подробности личной жизни руководителей.

Для работы со слухами существует два основных метода:

- воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной информации;

- информирование работников по интересующим их вопросам. На ряде японских фирм введена должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой коллега может получить у информатора ответы на интересующие его вопросы, например, почему работник соседнего отдела не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании.

Или другой момент, который необходимо учитывать. При проведении инструктажа, беседы не все слушающие однозначно воспринимают информацию, а некоторые даже воспринимают ее наоборот. В среднем, доля работников, которые правильно воспринимают информацию в конкретный момент рабочего дня 75%. Тех. кто воспринимает ее не точно – 20%. И наконец, те, кто понимает все с точностью до наоборот 5%. В течение дня сотрудники постоянно переходят из одной группы в другую. Даже руководитель может воспринимать совсем не то, что ему говорят подчиненные.

Поэтому знание закона информированности – упорядоченности требует особого подхода к сбору информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем воспринимаемой информации понятие относительное и определяется не только полнотой, но и временем на ее обработку, сложностью содержания и обработки информации. Объем информации имеет три уровня:

- информационная избыточность;

- субминимальный уровень;

- недостаток информации.

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия очень важных решений необходимо иногда дублирование информации, т. е. Создание информационной избыточности.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:

- засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;

- стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального или материального статуса.

Выход может быть в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Объем информации, необходимый для принятия управленческого решения сугубо индивидуален, и подстраивать его надо под конкретного человека.

Методика оценки уровня объема воспринимаемой информации основана на экспертных методах. Современные руководители постоянно решают для себя нелегкую задачу, какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику? Считается, что утечка 20% коммерческой информации может привести организацию к краху.

Достоверность информации –это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить различную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Достоверность может быть повышена за счет обработки с помощью современных информационных технологий большего, чем обычно объема информации.

Ценность информациихарактеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие управленческого решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления, или предоставляющая ненужные для принятия решения характеристики. Высокую ценность представляет информация, содержащая имитационные модели организаций, позволяющая руководителю правильно предусмотреть возможные последствия принимаемых решений. Сверх высокую ценность (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) представляет информация, связанная с инновационными технологиями.

Насыщенность информации– это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной за счет:

- улучшения настроения;

- поднятия эмоционального уровня;

- предварительной настройки внимания на заданную тему.

(Шутки, анекдоты, сведения о моральном и материальном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации) Но при обилии фоновой информации можно пропустить или принять необходимый объем полезной информации в неполном объеме. Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации.

Открытость информации– это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня секретности информации: секретная, конфиденциальная, публичная.

Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по упреждению или по результатам. Формирование по упреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитических отчетов, современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие пока не сведены. Пока наилучшие результаты дет процесс формирования требуемых характеристик информации по результатам - путем корректировок уже полученной информации.

Можно привести тенденции возможного изменения характеристик информации, поступающей к работнику в зависимости от параметров среды обработки.

Увеличение уровня профессиональной подготовки допускает

- снижение достоверности и объема;

- увеличение насыщенности и ценности;

Увеличение сложности процесса управления требует:

- увеличения объема и достоверности;

- увеличения насыщенности и ценности;

Увеличение времени на обработку информации допускает:

- снижение достоверности и объема;

- снижение насыщенности и ценности.

Увеличение уровня технических средств и информационных технологий допускает:

- снижение достоверности и объема;

- снижение насыщенности и ценности.

В условиях применения современных информационных технологий можно отметить следующие особенности управленческого труда:

1. Основным предметом и продуктом управленческого труда становится информация.

2. Освобождается часть времени за счет информационных систем управления. Это время идет на расширение коммуникаций с работниками, а на втором этапе – на работу с системой управления.

3. Возрастает комфортность управленческого труда за счет получения качественной информации.

4. Руководитель выбирает из набора правильных решений лучшее на его взгляд. Раньше же он выбирал из всего набора решений (правильных и неправильных) лучшее на его взгляд.

5. Увеличивается стоимость результатов принятого решения.

6. Уменьшается двойственный, а то и тройственный характер работы руководителя. Современные руководители успешно сочетают функции высококвалифицированных специалистов и руководителей менеджеров.

7. Снижается мобильность управленческого труда.