Створення макросів та групи макросів. Призначення компонент вікна Конструктора макросів.

Макрос — це засіб, який дозволяє автоматизувати завдання та додавати функції до форм, звітів й елементів керування. Наприклад, якщо додати кнопку команди до форми, подія кнопки Під час клацання (OnClick)пов’язується з макросом, і макрос міститиме команди, які мають виконуватися щоразу після натискання цієї кнопки.

Макрос (macro) служить для автоматизації виконання операції, що часто повторюється. Він створюється в результаті вибору із списку можливих дій (макрокоманд), які виконуються послідовно або в заданому порядку. Наприклад, натискує кнопки, можна запустити макрос, який відкриє, роздрукує і закриє звіт.

Слово макрос (macro) означає великою і в даному контексті, вочевидь, передбачається, що з його допомогою можна виконати велику роботу, чим за допомогою окремих макрокоманд. Основне призначення макросу — створення зручного для користувача інтерфейсу, що відображує, наприклад, зручні меню і панелі інструментів.

Макроси, написані в Access, відрізняються від макросів, які створюються в додатках Word, Excell і PowerPoint. Microsoft рекомендує використовувати для автоматизації операцій мову програмування Visual Basic for Application (VBA), а не макроси, які використовуються для сумісності з ранішими версіями Access.

Створити макрос можна декількома способами:

 у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) вибрати значок Макроси (Macro) і натискувати кнопку Створити (New) на панелі інструментів;

 у вікні бази даних вибрати в меню Вставка (Insert) команду Макрос (Macro).

Редагування макросу

При редагуванні макросу потрібно змінити положення макрокоманди, вставити або видалити рядок. Для виконання цих операцій у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Макроси (Macro) виділіть макрос, який редагуватимете і натискуйте кнопку Конструктор (Design).

Для зміни положення макрокоманди в макросі у вікні макросу клацніть область виділення рядка макрокоманди (прямокутник з лівого краю рядка або смуга на лівому краю вікна). Ще раз клацніть область виділення рядка і перетягнете рядок в нове положення.

Для вставки рядка розмістіть курсор в будь-яке місце рядка, над яким буде поміщена макрокоманда і виберіть в меню Вставка (Insert) команду Рядки (Rows) або натискуйте на панелі інструментів кнопку Додати рядки (Insert Rows).

Для видалення рядка виділіть її і виберіть в меню Правка (Edit) команду Видалити рядки (Delete Rows) або натискуйте кнопку Видалити рядки (Delete Rows) на панелі інструментів.

Запуск макросу

Макрос можна запустити декількома способами:

 Вибрати команду Запуск (Run) у меню Запуск (Run) . Це меню відображується, коли файл запуску відкритий для редагування.

 У вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділіть значок Макроси (Macro). Клацніть в списку об'єктів в правій частині вікна макрос, який має бути запущений і натискуйте кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів.

 Вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Макрос (Macro) Виконати Макрос (Run Macro).

Вставка макросу у форму

Макрос вставляється у форму> якщо створюється пов'язаний з ним елемент управління. За допомогою макросів можуть задаватися умови на значення, які, визначають умови або обмеження для значень, які можуть бути введені в одне або декілька полий форми. В більшості випадків правильність введення даних в елемент управління у формі можна перевірити шляхом завдання властивості елементу управління Умова на значення (ValidationRule ) або процедур обробки подій. Наприклад, перед збереженням запису може перевірятися заповнення два мулі три полів.

Аби вставити макрос у форму, відкрийте форму в режимі конструктора (див. главу 25, розділ «Створення форми») і виведіть список властивостей елементу управління, який буде пов'язаний з макросом. Для цього клацніть правою кнопкою миші елемент управління, виберіть командуВластивості (Properties) у меню Вигляд (View) і відкрийте вкладку Події (Event) . На екрані відображуватиметься список подій, які можуть використовуватися для активізації макросу.

49.Редагування та форматування діаграм у табличному процесорі MS Excel. Друк діаграм.

Діаграми служать для відображення рядів числових даних у графічному форматі, зручному для осягнення великих обсягів даних і співвідношень між різними рядами даних.

Створення діаграми в Excel починається із введення на аркуші числових даних для діаграми. Потім ці дані необхідно нанести на діаграму, вибравши потрібний тип діаграми на стрічці Office Fluent (вкладка Вставлення, група Діаграми).

Після створення діаграми можна змінити будь-який з її елементів. Наприклад, можна змінити спосіб відображення осей, додати назву діаграми, перемістити або приховати легенду, відобразити додаткові елементи діаграми тощо.

Способи змінення діаграм

· Змінення відображення осей діаграми Можна задати масштаб осей і настроїти інтервал між відображуваним значеннями або категоріями. Щоб полегшити сприйняття діаграми, можна також додати до осей поділки та задати інтервал між ними.

· Додавання до діаграми назви та підписів даних З метою полегшення сприйняття інформації на діаграмі можна додати назву діаграми, назви осей і підписи даних.

· Додавання легенди або таблиці даних Можна відобразити чи приховати легенду діаграми, змінити її розташування або відредагувати записи легенди. У деяких діаграмах можна також відобразити таблицю даних, в якій наведено ключі легенди та значення, подані на діаграмі.

· Застосування спеціальних параметрів для кожного типу діаграми Для різних типів діаграм доступні додаткові лінії (наприклад, коридор коливань і лінії тренду), смуги (наприклад, смуги підвищення/зниження і планки похибок), маркери даних та інші параметри.

Способи форматування

· Заливка елементів діаграми Щоб привернути увагу до певних елементів діаграми, можна використовувати кольори, текстури, рисунки та градієнтну заливку.

· Змінення контурів елементів діаграми Щоб виділити елементи діаграми, можна змінювати кольори, стилі і товщину ліній.

· Додавання додаткових ефектів до елементів діаграми Щоб надати своїй діаграмі завершеного вигляду, до фігур діаграми можна застосувати додаткові ефекти - тіні, відбиття, світіння, згладжування, рельєф та ефект об'ємного обертання.

· Форматування тексту і чисел Можна форматувати текст і числа в назвах, підписах і текстових полях на діаграмі так само, як текст і числа на аркуші. Щоб зробити текст і числа виразнішими, можна навіть застосувати стилі WordArt.

Друк

· Якщо діаграма вбудована, ви можете роздрукувати її разом з таблицею даних на тому ж листі. Для цього потрібно виділити будь-яку частину листа (тільки не діаграму) і роздрукувати лист.

· Якщо ж необхідно роздрукувати одну лише вбудовану діаг­раму, то спочатку виділите її (або який-небудь її об'єкт), а потім відкрийте меню Файл і виберіть в ньому опцію Печать. Перес­відчіться в тому, що в ділянці вікна Вивести на печать вибрана опція виділена діаграма. Після цього клацніть на кнопці ОК.

· Якщо ви винесли діаграму на окремий лист, то просто розд- рукуйте відповідний лист робочої книги

50. Призначення та синтаксис вбудованих функцій MS Access для роботи з даними типу Дата/Время.

Значення дати та часу зберігається як число подвійної точності, тому в результати операцій у виразі значення дати та часу може бути відформатовано неправильно

Оскільки значення часу зберігається як частка 24-годинної доби, додавання, віднімання, множення або ділення тимчасових інтервалів тривалістю більше 24 годин може дати невірно відформатований результат.

Зазвичай обов’язковий аргумент дата — це рядковий вираз, який вказує дату в діапазоні від 1 січня 100 р. до 31 грудня 9999 р. Аргумент дата також може бути будь-яким виразом, який вказує дату, час або водночас дату й час у межах цього діапазону.

51. Призначення та запуск Майстра зведених таблиць у табличному процесорі MS Excel (команда Данные/Сводная таблица…). Основні поняття.

Зведена таблиця- це ще один інструмент, що дозволяє витягувати зміст із великих таблиць.

Майстер зведених таблиць може виконати:

· Зміна розміщення полів.

Вигляд таблиці можна змінити, перегустивши кнопки полів в інші зони, а також змінивши порядок відображення поля в області стовпців або рядків зведеної таблиці. Для видалення поля із зведеної таблиці кнопку поля треба перемістити за межі макету.

• Оновлення зведеної таблиці. Зведена таблиця динамічно пов'язана з базою даних, яку було використано при її створенні. Якщо значення в базі даних змінилися, треба виконати команду Обновити даніз пункту меню Далі або натиснути кнопку Обновити дані на панелі інструментів Зведені таблиці Проте цей спосіб не підходить, якщо в базі даних з'являються нові рядки або стовпці. У цьому разі необхідно повернутися до майстра зведених таблиць і зазначити новий діапазон записів, що додаються до таблиці.

• Перейменування полів і елементів. Імена полів і елементів, що призначені майстром зведених таблиць, можна змінити, відредагувавши їх заголовки у зведеній таблиці.

• Сортування елементів.Майстер зведених таблиць впорядковує елементи за їх збільшенням. Якщо треба впорядкувати елементи за їх зменшенням або за значеннями поля даних, необхідно скористатись командою Сортування з пункту меню Дані.

•Відображення або приховування елементів поля рядка чи стовпця зведеної таблиці.Можна приховати певні елементи полів у зведеній таблиці. Для цього слід розгорнути список поля і встановити (зняти) прапорці для елементів, які потрібно відобразити (відповідно приховати).

• Відображення або приховування елементів внутрішніх полів. Зведена таблиця для кожного елемента зовнішнього поля повторює елементи внутрішнього поля. Щоб приховати елементи внутрішнього поля, потрібно двічі клацнути на відповідному елементі зовнішнього поля. Щоб вивести на екран елементи внутрішнього поля, знову слід двічі клацнути на заголовку зовнішнього поля.

• Відображення або приховування детальних даних.Можна побачити детальну інформацію, що використовується для обчислення значення поля даних, якщо двічі клацнути на цьому значенні. При цьому здійснюється копіювання детальних даних на новий аркуш книги.

• Групування елементів внутрішнього поля.Майстер зведених таблиць автоматично групує елементи внутрішнього поля для кожного заголовка зовнішнього поля і в разі потреби створює проміжні підсумки для кожної групи елементів внутрішнього поля. Проте іноді зручніше групувати елементи в інший спосіб. Щоб створити групу, слід виділити її елементи і виконати команду Дані/Структура /Згрупувати.

• Створення діаграми на основі зведеної таблиці.Діаграму на основі зведеної таблиці можна побудувати так само, як і для будь-яких Інших типів даних робочого аркуша, скориставшись кнопкою Майстер діаграм на панелі інструментів або командою Діаграма з меню Вставка. Щоб досягти найкращих результатів при створенні діаграми на основі зведеної таблиці, дотримуйтесь таких рекомендацій: видаліть з таблиці проміжні та загальні підсумки; прослідкуйте, щоб таблиця мала не більше двох полів у зоні стовпців і рядків, приховайте всі зайві елементи.

52. Задання умов виконання макрокоманд у макросах.

Макрос (macro) служить для автоматизації виконання операції, що часто повторюється. Він створюється в результаті вибору із списку можливих дій (макрокоманд), які виконуються послідовно або в заданому порядку. Наприклад, натискує кнопки, можна запустити макрос, який відкриє, роздрукує і закриє звіт.
Слово макрос (macro) означає великою і в даному контексті, вочевидь, передбачається, що з його допомогою можна виконати велику роботу, чим за допомогою окремих макрокоманд. Основне призначення макросу — створення зручного для користувача інтерфейсу, що відображує, наприклад, зручні меню і панелі інструментів.
Макроси, написані в Access, відрізняються від макросів, які створюються в додатках Word, Excell і PowerPoint. Microsoft рекомендує використовувати для автоматизації операцій мову програмування Visual Basic for Application (VBA), а не макроси, які використовуються для сумісності з ранішими версіями Access.
Створити макрос можна декількома способами:

§ у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) вибрати значок Макроси (Macro) і натискувати кнопку Створити (New) на панелі інструментів;

§ у вікні бази даних вибрати в меню Вставка (Insert) команду Макрос (Macro).

Технологія керування відображенням даних зведеної таблиці MS Excel. Відображення найбільших або найменших елементів поля. Упорядкування елементів зведеної таблиці. Форматування даних зведеної таблиці.

Щоб відобразити або приховати дані у звіті зведеної таблиці або звіті зведеної діаграми, можна розгорнути або згорнути поля, які мають докладні дані, до будь-якого рівня докладності даних. Також можна відобразити або приховати відомості, які використовуються для групування значень у полі значення. У звіті зведеної таблиці можна розгортати або згортати будь-який рівень докладності даних і навіть усі рівні докладності за допомогою лише однієї операції. Рівень докладності також можна розгортати або згортати через один рівень. Наприклад, починаючи з рівня країни/регіону, ви можете розгорнути рівень міста, разом із яким розгорнеться рівень області/республіки. Це дає змогу зекономити час, якщо ви працюєте з багатьма рівнями докладності. Крім того, ви можете розгортати або згортати всі елементи для кожного поля у джерелі даних онлайнової аналітичної обробки (OLAP).

У зведеній таблиці виконайте одну з таких дій:

1. Натисніть кнопку розгортання або згортання поруч з елементом, який потрібно розгорнути або згорнути.

Примітка. Якщо кнопки розгортання або згортання відсутні, див. розділ Відображення або приховання кнопок розгортання або згортання у зведеній таблиці.

· Двічі клацніть елемент, який потрібно розгорнути або згорнути.

· Клацніть елемент правою кнопкою миші, виберіть пункт Розгортанути/згорнути та виконайте одну з таких дій:

· Щоб переглянути відомості для поточного елемента, виберіть пункт Розгорнути.

· Щоб приховати відомості для поточного елемента, виберіть пункт Згорнути.

· Щоб приховати відомості для всіх елементів у полі, виберіть пункт Згорнути все поле.

· Щоб переглянути відомості для всіх елементів у полі, виберіть пункт Розгорнути все поле.

· Щоб відобразити рівень докладності через один рівень, виберіть пункт Розгорнути до "<ім’я поля>".

· Щоб приховати рівень докладності через один рівень, виберіть пункт Згорнути до "<ім’я поля>".

За промовчанням параметр відображення відомостей поля значення у зведеній таблиці ввімкнуто. Щоб ці дані не відображались іншим користувачам, їх можна вимкнути.

Відображення відомостей поля значення

· Клацніть поле правою кнопкою миші в області значень зведеної таблиці та виберіть пункт Докладно.

· Двічі клацніть поле в області значень зведеної таблиці.

· Докладні дані, на основі яких створено поле значень, буде розміщено на новому аркуші.

· Приховання відомостей поля значення

· Щоб приховати докладні дані поля значення, клацніть правою кнопкою миші вкладку аркуша з даними та виберіть пункт Приховати або Видалити.