Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям, синтетический и аналитический учет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Направление в командировку оформлятсядокументами:1)служ задание для напрвления в команд-ку(ф №Т-10а)и отчет о его выполнении.Подписываются рук-лем стр-го подразд и рук-ем орг-ии,передаются в кадровую службу,на их основании готовится приказ о направл в команд-ку(указ-ся место,цель и время прибывания),после возвр-я с команд-ки сотрудник заполняет раздел документа «краткий отчет о вып-ии задания» после он с команд.удостоверением(с отметками о днях прибытия и убытия) и авансовым отчетом(в течении 3-х днес после возвр-я,указ-ет суммы расходов,прикладывет чеки) передается в бух-ю

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 .

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10, 26 и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 . Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 . Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 или 73. При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 с кредита счета 52 . Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФна момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73. К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 73-1 "Расчеты по предоставленным займам"; 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.На субсчете 73-1 учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.).Сумму предоставленного работнику займа отражают Д 73-1 К 50, 51 составляется письменный договор с отражением суммы займа,срок,%,порядок возврата. При погашении займа Д 50, 51 К 73 или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа. Если работник не возвращает выданную ему сумму займа, задолженность списывается с кредита 73-1 в дебет 91 ,если начисл-ся % за пользование то Д73-1К91-1

На субсчете 73-2 учитывают расчеты по возмещению мат. ущерба, причиненного работником орг-ции в результате хищений и недостач ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Суммы, подлежащие взысканию с работников организации, списывают в Д 73-2 К 94, 98, 28 и др. Взысканные с работников суммы удержаний относят Д 70 (на сумму удержаний из зар. платы), 91-2 (при отказе судом во взыскании ввиду необоснованного иска) К 73-2 .Д50К73-2- добровольно внес деньги в кассу.Д70 – удержано с ЗП по заявлению работника.

К счету 73 также может быть открыт субсчет "Расчеты за товары, проданные в кредит". На этом субсчете учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров.

Операция по оформлению кредита работнику отражается: Д73/"Расчеты за товары, проданные в кредит" К 66 или 67. Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают: Д70 К 73/"Расчеты за товары, проданные в кредит". При погашении задолженности по кредитам Д 66 или 67 К 51 "Расчетные счета".