Організація оптової закупівлі товарів

Оптова закупівля та продаж товарів, як правило, являє собою основну операційну діяльність оптового підприємства. Оптове підприємство має дохід на різниці між закупівельною ціною та ціною продажу. Тому ефективність закупівельної діяльності безпосередньо впливає на рівень дохідності оптового торговельного підприємства.

Оптова закупівля підприємств оптової торгівлі спрямована на:

1) формування товарного асортименту — добір товарного асортименту у відповідності до попиту цільового ринку оптовика;

2) одержання вигідних умов закупівлі: найнижчий рівень закупівельної ціни, вигідні умови постачання, гарантійний супровід, підтримка в просуванні тощо;

3) заручення довірою постачальника — подальше співробітництво;

4) підбір надійних постачальників — відсутність зривів у постачанні; стабільність якості продукції;

5) пошук привабливих умов реалізації — маркетинговий супровід продукції виробником, рекламна підтримка, гарантійне та післягарантійне обслуговування.

Процес оптової закупівлі товарів передбачає певну послідовність взаємопов'язаних дій (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Процес здійснення оптової закупівлі

Оптова закупівля здійснюється безпосередньо підприємствами товаровиробниками; у оптово-торговельними підприємствами; через оптових посередників — товарні біржі, аукціони, торговельні доми тощо.

Оптова закупівля товарів підприємствами оптової торгівлі провадиться з урахуванням певного переліку параметрів:

• відповідність потребам цільових сегментів оптового підприємства;

• ринкова актуальність товару;

• життєвий цикл товару має відповідати стратегії підприємства оптової торгівлі та ринковим тенденціям;

• відповідність спеціалізації оптового підприємства;

• затрати на просування, транспортування, зберігання, виробничо-технологічні послуги товару повинні покриватись торговельною націнкою та давати прогнозований рівень доходу;

• товар повинен задовольняти умови розподільчої системи підприємства оптової торгівлі;

• рівень можливої націнки підприємства оптової торгівлі повинен відповідати вимогам власників підприємства.

Закупівельна діяльність підприємств оптової торгівлі безпосередньо пов'язана з однією з найважливіших функцій даного підприємства — забезпечення зв'язку «виробник — споживач». Часто підприємства оптової торгівлі самостійно або за допомогою підприємств-виробників здійснюють детальне вивчення структури попиту та побажань споживачів. Якість даних досліджень забезпечується ближчим розташуванням посередника до споживача, чим підприємства-виробника.

Результати досліджень впроваджуються у ході розробки нових продуктів, планування господарської діяльності виробників та підприємств оптової торгівлі. Динаміка попиту наявних та потенційних споживачів дозволяє прогнозувати обсяги закупівлі товарів, величину товарних запасів тощо.

Необхідний загальний обсяг закупівлі товару на прогнозований період у натуральному та вартісному обчисленні визначають на підставі розрахунків прогнозованого обсягу попиту окремих груп товарів і даних про рух товарних запасів. Даний показник визначається за формулою

,

де — загальний обсяг закупівлі i-го товару на весь прогнозований період; — обсяг попиту споживачів i-го товару на прогнозований період; — нормативний запас i-го товару на кінець прогнозованого періоду; — очікуваний залишок i-го товару на початок прогнозованого періоду.

Очікуваний залишок i-го товару на початок прогнозованого періоду обчислюється за формулою

,

де - фактичний залишок i-го товару на початок місяця на складах оптово-торговельного підприємства, в якому роблять розрахунок; — очікуваний обсяг оптової закупівлі i-го товару від початку місяця, в якому робиться розрахунок, і до кінця поточного періоду згідно з укладеними угодами; — очікуваний обсяг реалізації (товарообороту) за цей самий період.

Сучасні обчислювальні технології дозволяють чітко спрогнозувати короткостроковий обсяг попиту (від кварталу до року), точно визначити товарні запаси та обсяги замовлень на кожну товарну позицію. Більшість сучасних підприємств оснащена власною електронною системою обліку товарних запасів та прогнозування і розміщення товарних замовлень.

Замовлення на закупівлю товару оформлюються у довільній формі з урахуванням вимог господарського (комерційного) законодавства. Обов'язкові реквізити замовлення такі:

• назва та фактична адреса підприємства-замовника;

• термін виконання поставки;

• розрахункові та відвантажувальні реквізити;

• метод транспортування;

• ціна за одиницю товару;

• загальна вартість замовлення;

• обсяг поставки за кожною товарною позицією;

• технічна специфікація продукції;

• одиниці виміру;

• умови розрахунків;

• інші вимоги.

Прийом та розвантаження товарів, які надійшли від постачальника, здійснюють у такій послідовності:

• матеріально відповідальною особою замовника проводиться перевірка доставленого вантажу згідно з накладною, яку надає перевізник;

• у разі транспортування автомобілем водій транспортного засобу обов'язково має бути присутнім під час розвантаження;

• після розвантаження товару підписується замовником накладна, яку отримали від перевізника;

• у разі транспортування залізничним транспортом прийом товару починається лише після ретельного зовнішнього огляду вагону-цистерни на наявність пошкоджень, перевірка неушкодженості пломб;

• у разі пошкодження транспортного засобу здійснюється перевірка фактичної наявності товару;

• якщо було виявлено розбіжності між наявним товаром і тим, що зазначений у накладній (нестача, пошкодження, невідповідність) оформлюється акт рекламації, який є підставою до висунення претензій перевізнику;

• рекламаційний акт завіряється підписом представника компанії замовника та представника компанії перевізника.

Прийом товарів здійснюється за кількістю та якістю:

• прийом товарів за кількістю — визначається точна кількість товару, що надійшов, зіставляється одержані дані з інформацією, яка міститься у супровідних документах (пакувальні листи, накладні, рахунки тощо).

Прийом товару за кількістю здійснюється шляхом загального підрахунку одиниць, міри та маси товару в певні партії (за винятком товарів у фабричному пакуванні). У разі надходження товару у контейнерах, можливе здійснення вибіркової перевірки відповідності товару в декількох контейнерах, обраних випадково та екстраполяція отриманих даних на всю партію товару;

• прийом товарів за якістю — передбачає обов'язкове обстеження партії товару, що було одержано, на відповідність встановленим стандартам, комплектність, відповідність тари, пакування та маркування. Також перевіряється товар на відповідність документам, які додано до товару: сертифікат якості, санітарний сертифікат тощо. Можлива загальна перевірка всієї партії товару або вибіркова перевірка окремих товарів партії.