Ефективність інформаційних та організаційно-комерційних послуг

Ефективне здійснення виставкової діяльності пов'язане з необхідністю виконання певної послідовності робіт, а саме: розробка загальної концепції майбутньої виставки; попередня підготовка; організація виставкових заходів; проведення виставки; підбиття підсумків. На етапі підведення підсумків визначаються напрями подальшого вдосконалення виставкової діяльності та підвищення її ефективності. Основним джерелом інформації для формулювання висновків і рекомендацій слугує виставкова статистика. Статистичні дані виставки мають вирішальне значення для міжнародного визнання виставкового проекту; потенційні експоненти на підставі цих даних приймають рішення про участь у заході, адміністративні структури визначають напрями державної підтримки.

Ефективною виставкова та ярмаркова діяльність є тоді, коли всі зацікавлені в цьому процесі особи: продавець, покупець і посередник — досягають поставлених цілей — отримують користь у матеріальному чи нематеріальному вигляді.

Економічний ефект від організаційно-комерційних послуг має подвійний характер:

1. Прямий ефект — безпосередня користь, яку отримує підприємство в момент проведення виставки-ярмарку — кількості укладених угод, нових бізнес-контактів тощо.

2. Опосередкований ефект виявляється після проведення виставково-ярмаркового заходу та має вираз у підвищенні іміджу підприємства, збільшенні лояльності та обізнаності клієнтів та як наслідок — додатковому зростанні обсягів продаж.

Оцінка прямого (безпосереднього) ефекту від організаційно-комерційної діяльності для всіх суб'єктів даного процесу є простим завданням та вирішується шляхом підрахунку відповідних показників протягом організації та проведення заходу. Важливим у даному процесі є попереднє визначення показників оцінки ефективності та їхнє збирання.

Оцінка опосередкованого ефекту (після організаційного ефекту) є складним та спірним процесом. Достеменно неможливо визначити ефект від організаційно-комерційних послуг, який підприємство отримує після проведення заходу протягом певного тривалого часу. Існує так званий ефект інерції, який спадає з часом, від моменту закінченні виставкового чи ярмаркового заходу. Проблема оцінки опосередкованого ефекту полягає у накладанні на нього ефектів від інших заходів, що перешкоджає визначенню чистого післяорганізаційного ефекту.

Розглянемо найбільш поширені підходи до оцінки результативності інформаційних та організаційно-комерційних послуг.

Економічна ефективність визначається як різниця між величиною економічної вигоди та сумою плати за послугу.

Параметрична модель оцінювання ефективності інформаційного продукту та послуги (метод експертних оцінок) — експертна оцінка матеріальних та нематеріальних параметрів, застосовується у разі складності кількісного виміру корисного ефекту. Визначаються параметри, на які впливає інформаційних продукт та складові даного параметра. Кожен параметр дістає оцінку в балах у межах від 1 до 10, сума балів за складовими параметру не може перевищувати 10 (аналогічно може бути використана система у відсотках, від 1 до 100 %). Параметрична модель оцінки ефективності має такий вигляд:

де a – параметр; i - індекс параметру; j - індекс часткової оцінки параметру; a_ij - значення оцінки в балах;

Переваги параметричної моделі такі:

• можливість оцінити вплив будь-якого з параметрів або його складової на значення загальної оцінки інформаційного продукту та фірми;

• можливість побудови вартісної матриці за всіма видами оцінок та визначити вартість збільшення кожної оцінки або параметра на 1 бал;

• можливість визначення напрямів найефективнішого вкладання коштів для підвищення ефективності та обсягу послуг.

Оцінка ефективності ярмаркової та виставкової діяльності у першу чергу ґрунтується на зіставленні бажаних та здобутих результатів та організаційних витрат.

Кошторис витрат на участь у виставці або ярмарку залежить від різних факторів: виду виставково-ярмаркового заходу, мети участі тощо. Витрати можуть бути класифіковані у такий спосіб, як показано на рис. 7.9.

Рис. 7.9. Витрати експонента на участь у виставці-ярмарку

Після закриття виставки-ярмарку визначається фактична сума витрат та оцінюється результативність участі в ній.

Найбільшу питому вагу в загальних витратах експонента становить грошовий внесок організаторам виставкового чи ярмаркового заходу.

Грошовий внесок експонента має бути достатнім для відшкодування витрат організаторів на підготовку і проведення виставки або ярмарку та формування у них відповідного прибутку.

Статтями витрат організаторів виставок та ярмарок є:

• оренда приміщень та обладнання;

• освітлення та опалення;

• оформлювальні, поліграфічні та інформаційно-рекламні роботи;

• транспортно-складські витрати;

• представницькі витрати;

• організаційні витрати та ін.

Вище перелічені витрати розподіляються на дві групи:

• витрати, пов'язані зі створенням та оформленням експозиційної площі, які відшкодовуються за рахунок плати експонента за виставкову площу — витрати з оренди приміщень та обладнання, освітлення, опалення, оформлення та половини інших непередбачуваних витрат;

• витрати на створення та забезпечення, належних умов роботи учасників виставки або ярмарку — витрати на транспортні та складські роботи; поліграфічні та інформаційно-рекламні витрати; заробітну плату працівників управління виставкою (ярмарком), витрати на охорону та інші непередбачувані витрати.

Вартість одного квадратного метра виставкової площі розраховується за формулою

де - вартість 1 м² виставкової (експозиційної) площі, тис. грн.; В_пзаг - загальні витрати, пов'язані зі створенням та оформ­ленням експозиційної площі, тис. грн.; S_заг - загальна виставкова (експозиційна) площа, м².

Реєстраційний внесок розраховується за формулою

де В_у. - витрати на одного учасника виставки, тис. грн.; В_у.заг - загальні витрати, які враховують при розрахунку цього показника, тис. грн.; N_у. - загальна очікувана кількість учасників (експонентів) виставки, одиниць.

Очікувану кількість учасників виставки або ярмарку (експонентів) N_у. визначаємо так: , де — середня площа одного експозиційного місця, м².

Середню площу одного експозиційного місця дістаємо за формулою

Під час визначення ефективності виставок та ярмарок також застосовуються засоби кількісної оцінки якісних показників виставкової та ярмаркової діяльності.

Для оцінки якісних показників проводять поелементний аналіз виставкової діяльності за визначеними показниками у відповідності до поставлених цілей. За розрахованими коефіцієнтами оцінюють відхилення досягнутих результатів від запланованих. Одними з якісних показників є коефіцієнт інтенсивності контактів та показник результативності виставок-ярмарок.

Коефіцієнт інтенсивності свідчить про інтенсивність роботи виставково-ярмаркового стенду та заходу загалом, Розраховується на підставі даних обліку відвідувачів, кількості проведених бесід та встановлених нових контактів за формулою:

де К_к – коефіцієнт інтенсивності контактів; В_б - кількість зафіксованих бесід з потенційними клієнтами (відвідувачами); С — кількість працівників на стенді (експозиційному місці), осіб; Т — тривалість виставки або ярмарку, днів.

Показник результативності виставки або ярмарки характеризує кількість укладених торговельних угод, що припадає на одного учасника (експонента) та характеризує поточну ефективність виставки або ярмарку. Розраховується за формулою

де У_у – загальна кількість торговельних угод, укладених на виставці або ярмарку, шт.; Н_у.зв — звітна кількість учасників виставки або ярмарку.

Загалом ефективність виставкових та ярмаркових заходів оцінюється способом зіставлення планованих цілей зі здобутими результатами та є індивідуальною для кожного учасника виставки або ярмарку, тому що кожен учасник має на меті досягнення певних власних цілей. Даний процес оцінки ефективності виставкових та ярмаркових заходів є складним у практичному застосуванні, та частіш за все ґрунтується на якісних показниках, визначених апріорі, методом експертних оцінок.