ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРА

Составная часть профессиональной квалификации руководителя - умение поддерживать активные, непосредственные контакты с людьми, которые окружают его, - руководителями, подчиненными, коллегами, журналистами, общественными деятелями, молодежью, ветеранами, пенсионерами и др. Способность вести диалог, научную дискуссию или непринужденную беседу, открыто и остро полемизировать, слушать и понимать оппонента, аргументированно, убедительно и откровенно отстаивать свои позиции, не унижая при этом других, уметь убеждать - далеко не полный перечень качеств, необходимых современному менеджеру. Можно утверждать, что характер работы менеджера в значительной мере ориентирован| на деловое общение с широким кругом людей. Он проводит беседы один на один или с группой сотрудников, готовится к ним или они возникают неожиданно; собеседник сдержан, тактичный, лояльный или, напротив, возбужденный, бестактный, грубый - все эти и другие факторы руководитель должен учитывать, поскольку они значительно влияют на ход деловой беседы, могут иметь решающее влияние на ее результаты.

Исследованиями установлено, что деловые связи, которые осуществляются в форме прямых контактов руководителя, требуют не менее как 70 % его рабочего времени.

Формы таких контактов разные - инструктаж, прием посетителей, посещение рабочих мест подчиненных, издания заданий, отчеты об их выполнениях и др. Нередко такие контакты называют "деловыми беседами".

Практика произвела методы и приемы, умелое использование которых дает возможность сделать деловое общение руководителя более результативным и рациональным.

Подготовка к деловым контактам

С целью эффективного использования времени, поддержки доброжелательных отношений с партнерами, создания рабочей атмосферы во время деловых контактов, и, основное, для повышения их результативности все встречи, посещения, приемы и другие подобные мероприятия след, если это возможно, планировать, то есть предусматривать необходимость или достоверность их проведения. Планирование может осуществляться на неделю, месяц, квартал, речь идет здесь не о плане или графике, хотя и их не исключают. Руководитель должен знать с кем, когда, где и с которой

целью он предусматривает встретиться по своей инициативе, ожидаемые результаты встречи, мероприятия по их| подготовке.

Каждой встрече и беседе обязательно должна предшествовать предыдущая договоренность. Инициатор встречи, как правило, готовится к ней предварительно, четко представляя цель, к которой стремится, ресурсы, которые могут быть использованы для ее достижения, и др. Вторая сторона таких преимуществ не имеет. Сообщение даст возможность подготовиться к беседе, провести консультации, пригласить специалистов, подготовить документы, сократить во время встречи объяснения, спланировать свое время. Кроме того, неожиданное появление посетителя нарушает предварительно спланированный распорядок рабочего дня, вносит спешку, дезорганизовал работников.

В связи с этим следует подчеркнуть, что практика неожиданного вызова руководителей в высшие инстанции (как правило, "срочно", "немедленно", "как можно быстрее" и др.) негативно отражается на организации и результатах их работы, поскольку она непосредственно связана с работой многих подчиненных. Нарушенный график работы руководителя автоматически деформирует организацию рабочего дня подчиненных и коллег. Характерно, что в лексиконе деловых людей заграничных фирм слова "вызывать" нет. Руководителя могут пригласить, предварительно сообщив о цели и сроках приглашения.

В условиях самостоятельности предприятия и других хозяйственных структур случаи непредвиденного вызова руководителей в вышестоящие организации уменьшаются, однако и теперь их достаточно много.

Участникам встречи следует сообщать, когда она начнется и будет сколько времени длиться. Изменять время проведения того или другого мероприятия можно только в виде исключения. В этом случае всем его участникам сообщают об этом, желательно с указанием причины изменения.

Современный руководитель должен быть пунктуальным. Пунктуальность - один из важнейших факторов уважения, доверия, успеха.

Непосредственная подготовка встречи или беседы может включать:

• определение ее цели;

• подготовку плана проведения;

• прогноз результатов с учетом цели и особенностей собеседника (группы).

Назначая встречу, планируя участие в беседе, руководитель должен четко представлять цель, которой он хочет достичь (убеждение слушателей, их информирования, создания общественного мнения, получения информации, выяснения обращения участников к плану, проекту и др.), а также попробовать представить себе цель, которую предусматривает достичь в беседе с ним собеседник (участник беседы), его позиции и аргументы. Собеседник может просить ресурсы, настаивать на изменении условий, требовать кадровых перемещений и др. Чем точнее руководитель представит себе позицию оппонента, тем более весомыми будут его аргументы и более авторитетной его позиция.

План беседы может состоять из пунктов (вопросов) - основных, второстепенных, уточняющих и наводных. Умение четко ставить вопрос, с их помощью выяснять позиции, требования, приближаться к цели - важный элемент проведения беседы.

Следует учитывать сильные и слабые стороны собеседника – знание темы, профессиональную подготовку, отношение к предмету беседы (заинтересовано, вынужденно-навязанное, безразлично, резко негативное), умения вести полемику и др., а также характер, настроение, воспитанность.

Во время беседы нередко бывают ситуации, когда выйти из тяжелого положения помогают афоризмы, оригинальное высказывание, пословица, универсальный пример, яркий образ. Умелое их использование не только облегчает общение, но и свидетельствует об эрудиции руководителя.

Для успеха деловых контактов руководитель должен создать в коллективе благоприятную социально-психологическую атмосферу. Этому способствуют единство в понимании цели, поставленной руководителем и принятой коллективом, совместная, коллективная работа и творчество, доброжелательность, товарищеские отношения между людьми.

В условиях действительно коллективной, совместной работы растут самостоятельность и ответственность каждого работника.