Технология орг-ции офиса тур. Фирмы. Ребования к оснащению и техническому обепечению.

Понятие офис появилось в России примерно в 1992. 1-ые офисы в России появились после того, как на рынок стали приходить иностранные компании. Принципы организации офиса в России и зарубежом отличаются друг от друга. Например американские компании используют технологию оупенспейс (открытое пространство), когда вся площадь офиса разделена на рабочие зоны с помощью перегородок, а кабинет начальника находится за стеклянной стеной, следовательно, он может контролировать деятельность своих подчиненных. В России эту технологию только в последнее время стали использовать. Российские офисы внесли поправки в соответсивии с нац ментолитетом, т.е. все должно быть практично, в меру эстетично и комфортно. Организация офиса любой фирмы зависит от технологии управления компанией, т.е какие цели и задачи у данного бизнеса (в офиск будут осуществляться только продажи/офис будет выполнять только представительские функции..)

При орг-и офиса тур. фирмы реш-ся несколько проблем одновременно самые гл. орг-я офиса и формирование команды. Прежде, чем организовать офис нужно найти помещение, определить размеры, архитектуру и место нахождения. Лучше всего поиск подходящего помещения поручить риелтовой фирме. Открывая тур офис нужна помнить о том, что он не может находится как например магазин на этажах выше первого, т.к. тур офис должен быть всегда на виду. Кроме того в офисе должны быть большие витринные стекла, которые можно использовать для размещения рекламы. Любой офис должен обладать следующими качествами:

1.) д.б. расположен в центре на оживленной улице

2) офис в идеале должен находится на 1-м этаже

3) Выбирая помещение нужно помнить о том, что около него должны быть парковка,

4) Выбирая здание, где будет офис желательно, чтобы оно не было чересчур историческим. В таких зданиях обычно проблемы с коммуникациями, особенно с телефонными линиями. Кроме того, на историческом здании нельзя вешать рекламу.

5.) заранее опред-ся с S и количеством комнат, min площадь - 2 комнаты, 1 из них дожна быть больше по площади, чем другие. Оптимальная площадь помещения – 50 км2

6) при современной конкуренции работа офиса нужно начинать только тогда, когда он полностью оборудован техникой. В 1-ую очередь в офисе должен быть телефон, как минимум на 3 разных номера. В идеале отдельный телефон и компьютер должен быть у каждого сотрудника, кто занимается продажами. В офисе должен быть ксерокс, факс, видеоаппаратура, сканер и принтер.

7) помещение д.б. отремонтир., чистым, безопасным

8) нужно помнить, что в офисе не должно быть разрозненной мебели

8.) пристальное внимание уделить договору об аренде. Идеальный вариант – срок аренды не менее 3 лет, он оплачен по безналичному расчету и зарегистрирован в комитете по имуществу.

При нынешнем уровне конкуренции офис продаж должен быть полностью обеспечен необходимой техникой.

Офис должен иметь несколько рабочих зон:6 1. Зона продаж тур путевок, 2. Рекламную зону, 3. Место для доверительного общения, 4. Рабочую зону. Необходимо моделировать обстановку офиса. Из мебели необходимо иметь: рабочие столы, стулья, кресла и диваны средней мягкости.

Требования к мебели: эргономичность, функциональность, надежность, адекватное дизайнерское решение, длинный ряд конструктивов, наличие производственных возможностей у тех, кто мебель предлагает, умеренная цена.

Организация рабочего места в офисе. Оснащение и организация рабочего места (РМ) менеджера в офисе помимо личных и его профессиональных качеств, также влияет на эффективность продаж. Главная цель обустройства РМ – оптимизировать технологический процесс и по возможности сократить время обслуживания клиентов. Вместе с тем за это время менеджер должен суметь предоставить полный спектр предложений, грамотно проконсультировать клиента в выборе тура и организации самой поездки. Необходимая инфо об организации РМ менеджер может получить на спец тренингах и курсах; но особенно в России фирмы часто экономят на таких расходах.

В идеале хорошо снимать полностью обустроенное помещение, но! На практике найти готовый офис с мебелью и готовым дизайном оч сложно. 1 из главных требований к офису – в нем должно быть приятно находиться как сотрудникам, так и клиентам. Столы следует расставлять таким образом, чтобы никто из менеджеров не сидел спиной к входящим в комнату людям. Стулья для посетителей и для сотрудников лучше подбирать одного уровня. В офисе необходимо наличие стеллажей, различных стоек для путеводителей, карт, сувениров. Не стоит экономить на канцелярских товарах. Обязательно нужно наладить делопроизводство на каждом РМ. Удобнее всего держать инфо в папках. На столе у менеджера по продажам должны быть папки с инфо по туру с ценами, каталоги, проспекты отелей. В офисе должен быть идеальный порядок в документах, На столе не должно быть ничего лишнего.

Использования инфо технологий. В настоящее время почти все предприятия СКС иТ использует компьютер для обработки и хранения инфо о клиентах и всех заказов. Компьютерные технологии использует любуая служба безопасности. Также с помощью компьютер ведется учет телефонных разговоров, как гостей, так и собственных сотрудников. Активно используются автоматизированные системы бронирование и резервирования (Амадеус, ворлдспан, габриэль, сейбр, галилео…). Интернет используется для многих целей: получение доступа к всевозможной инфо, справочным материалам и поиск оптимальных вариантов выбора услуг; реклама и продвижение услуг; участие в выставках различного уровня, все возможных конференциях, семинарах, аукционов и возможность виртуальных презентации продукта; создание виртуального офиса; возможность проведения маркетинговых исследований; возможность использования качественной и недорогой оперативной связи; возможность использования системы бронирования и резервирования. Для качественной и надежной работы предприятий СКС и Т создаются программные продукты, которые соответствуют. Они позволяют обрабатывать большое количествоинфо, следить за финансовыми расчетами, упрощает создание и заполнение различных документов. Наряду с компьютером должны быть – сканер, модем, факсимильный аппарат, принтер.