Инвентаризация товаров, тары и прочих ценностей в аптеках. Порядок расчёта и списания естественной траты на лекарственные средства. Подведение итогов инвентаризации.

На подготовительном этапе инвентаризации определяются сроки и задачи инвентаризации, проводится подготовка всех товарно-материальных ценностей. Упаковки вкладываются по 10 штук. При внезапной инвентаризации подготовка проводится в присутствии комиссии, при плановой – заблаговременно.

Перед началом инвентаризации аптека закрывается, все помещения аптеки закрываются, в первую очередь материальные.

Если инвентаризация длится больше 1 дня, а также в обеденный перерыв, все члены комиссии покидают аптеку одновременно, на ночь аптека опечатывается.

При инвентаризации все операции с товарно-материальными ценностями прекращаются, все оплаченные экстемпоральные ЛФ по рецептам (Rp) следует отпустить.

При инвентаризации комиссия проверяет правильность всех весоизмерительных приборов, их маркировку.

Комиссия должна получить у материально-ответственного лица кассовую книгу, кассовый и товарный отчёты. Эти документы визируются председателем комиссии, т.е. на них ставится указание “До инвентаризации” и ставится дата и подпись председателя. Сотрудники аптеки дают расписку о том, что до инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, все ценности оприходованы или списаны.

Председатель под расписку выдаёт членам комиссии инвентаризационные описи с визой.

Комиссия начинает с инвентаризации кассы, по результатам составляется акт об инвентаризации денежных средств в кассе (обязательно указываются показания счётчика).

Параллельно начинается инвентаризация товарно-материальных ценностей: снимаются все остатки, всё пересчитывается, взвешивается и перемеривается.

Товарно-материальные ценности, которые находятся в упаковке производителя, проверяются по документам и в натуральном виде при выборочном анализе.

При снятии остатков бланки описей должны быть составлены в 3 или 4 экземплярах ( при смене материально-ответственного лица): 1-ый экземпляр описи заполняется материально ответственным лицом, кот. сдаёт дела другому лицу, 2-ой и 3-ий – под копирку заполняет член комиссии, 4-ый – материально ответственное лицо, который принимает дела.

Заполнение инвентаризационной описи (форма утверждена указанием Госкомстата № 88 от августа 1998г.). До начала инвентаризации заполняется “шапка” описи. По каждому виду товарно-материальных ценностей составляется отдельная опись. В описи указывается наименование товара, количество, цена (позже указываются оптовые и розничные цены). Описи д.б. заполнены без ошибок и помарок, исправление ошибок проводится путём зачёркивания неправильной записи и написания сверху правильной записи, исправление заверяется председателем, материально-ответственным лицом и членами комиссии. Каждое наименование пишется на отдельной строке, пустые строки прочеркиваются. По каждой странице подсчитывается сумма товарно-материальных ценностей в натуральных показателях. В конце описи прописью указывается количество порядковых номеров записей и проставляется итог по оптовым и розничным ценам. На последней странице ставится отметка о проверке цен, таксировке, производится итог и ставятся подписи лиц, производивших опись. Каждый лист описи д.б. подписан председателем, материально-ответственным лицом и членами комиссии. На последней странице описи материально-ответственное лицо даёт расписку о том, что имущество проверялось в его присутствии, претензий к членам инвентаризационной комиссии не имеется, все ценности переданы на хранение, а при наличии претензий (замечания, ошибки в работе) необходимо заявить председателю, который должен принять меры к устранению ошибок.

По всем ценностям с истекшим сроком годности составляется отдельная инвентаризационная опись.

Все испорченные товарно-материальные ценности списываются по акту с указанием виновных лиц (если они есть), при необходимости уничтожаются с указанием способа уничтожения.

При поступлении товара в аптеку во время инвентаризации, товар принимается по всем правилам, также оформляется отдельная инвентаризационная опись, где делается указание “Товар, поступивший в период инвентаризации”.

Товары, проданные ЛПУ, д.б. отосланы до инвентаризации; если товар не забрали и не оплатили, то этот товар разбирается на общих основаниях, вносится в инвентаризационные описи; если товар оплатили, списали в расход, то этот товар вносится в отдельную ведомость с указанием “Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные из аптеки”.

При проведении инвентаризации члены комиссии также проверяют соблюдение условий хранения ЛС (санитарные условия, сейфы, сигнализация), состояние оборудования, средства пожаротушения, охрану.

Инвентаризация тары. Тара предварительно разбирается по видам (дерев., металл.,…), целевому назначению и качеству (новая, бывшая в употреблении). Инвентаризация проводится путём сравнения данных ведомости и фактического наличия. Рекомендуется составлять отдельные ведомости на пустую тару и занятую товаром. В описи указывается: наименование тары, номер, категория (новая, б/у), количество, цена.

Инвентаризация прочих ценностей (вспомогательные материалы, ЛРС, топливо, стройматериалы), ЛРС – указывают по заготовительной цене, топливо по учётной цене.

Рассмотрение результатов инвентаризации.

При наличии в аптеке нескольких отделов составляется сводный лист инвентаризационных описей, где указывается количество страниц, номера страниц, количество в натуральных показателях, суммы по оптовым и розничным ценам, в целом по аптеке составляется сводная инвентаризационная ведомость, в которой подводятся итоги по каждому отделу с указанием суммы товаров по оптовым и розничным ценам.

По всем товарно-материальным ценностям, по которым в период инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, оформляется сличительная ведомость, которая составляется отдельно по каждому виду товарно-материальных ценностей, указывается сумма фактическая, сумма учётная, рассчитывается сумма расхождения.

Расхождения м.б.:

1) Убыль в пределах естественной траты – рассчитывается по утвержденным нормативами (естеств.трата ЛС и др. товаров);

2) Недостача сверхнорм. естественной траты – злоупотребление, погашается за счёт виновных лиц (при установлении) или коллективно;

3) Излишки товаров (излишки в одном отделе не показывают недостачу в другом)

Инвентаризационная комиссия составляет протокол инвентаризации, в котором указываются все результаты инвентаризации, описываются результаты проверки состояния помещений и сохранности товарно-материальных ценностей. Выдвигаются предложения по устранению недостатков. Составляется акт об инвентаризации в 2-ух экземплярах по каждому отделу и в целом по аптеке. По окончании инвентаризации вся комиссия в присутствии сотрудников аптеки проверяет 5% от всего наименования товаров.

Аптека закрывается на инвентаризацию на срок не более 3-х дней, мелкорозничная аптечная сеть не более 1-ого дня, аптечный склад – не более 10-и дней.

Нормы естественной убыли на ЛС (утверждены приказом МЗ РФ № 284 от 20-ого июля 2001 года) возникают при изготовлении и отпуске экстемпоральных ЛС. Нельзя использовать нормы естественной убыли для обнаружения расхождения. Списание производится только во время инвентаризации, нормы применяются только для веществ, по которым обнаруживается недостача.

1) Для ЛС при изготовлении по Rp и требованиям ЛПУ, ВАЗ нормы естественной убыли составляют 1,8% от стоимости израсходованных ЛС;

2) Для ЛС при изготовлении гомеопатических ЛС нормы естественной убыли составляют 0,8%;

3) При отвешивании и отпуске “ангро” норма естественной убыли составляет 0,65%;

4) Для наркотических и психотропных ЛС (ПКУ) при индивидуальном изготовлении ЛС – 0,95% от количества ЛС, израсходованного на изготовление, при отпуске “ангро” – 0,4% от отпущенного количества ЛС;

5) Для этилового спирта при изготовлении ЛС – 1,9% от количества этилового спирта, израсходованного на изготовление ЛС, при отпуске “ангро” – 0,65% от отпущенного количества.

Ex: Журнал ПКУ

Остаток Расход Приход Остаток конечный

Р1-расход на изготовление Он * П - Р

Р2-Расход - «ангро”

Р1 - 100% Р2-100% Он – остаток

х-0,95% х-0,4% начальный

Остаток конечный сравнивают с фактическими остатками.

Приказ МЗ РФ № 2 от февраля 2007 г. утверждает нормы естественной убыли при хранении ЛС в аптеках, организациях оптовой торговли, учреждениях здравоохранения.

Для порошкообразных ЛС, обладающих свойством гигроскопичности, нормы естественной убыли 0,5% от количества принятого на хранение, для мед. пиявок – 3,5% от общего количества.

48. Структура аптечной отчетности, сроки представления. Месячный отчёт аптеки о результатах финансово-хозяйственной деятельности, характеристика основных разделов.

Результаты финансово-хозяйственной деятельности каждой аптеки за месяц, квартал, год представляются в виде отчёта. Отчет составляют на основе систематического учёта всех финансовых и хозяйственных операций. В установленные сроки отчётность представляется в вышестоящую организацию. Ответственность за отчёт несут заведующий аптекой, и счётные работники.

Отчёт отражает показатели, характеризующие деятельность аптеки за определенный период.

Отчёт обеспечивает контроль за правильным использованием материальных и финансовых ресурсов аптеки и позволяет установить законность и целесообразность всех расходов. Без правильного составления отчёта невозможно обеспечить качественное проведение инвентаризации в аптеке.

Отчётность должна соответствовать следующим требованиям:

-точность, объективность, достоверность;

-доступность для понимания трудящихся;

-сопоставимость отчётных данных с плановыми показателями;

-составление по единым формам и методикам;

-своевременность предоставления.

По срокам составления различают годовую и текущую (месячную, квартальную).

Аптечные учреждения представляют отчётность в:

-отделы аптеки – в бухгалтерию аптеки;

-сельские аптеки – в бухгалтерии центральных районных аптек;

-гос. аптеки – в централизованные бухгалтерии аптечных управлений.

Сроки представления:

-месячные, квартальные – не позднее 12-ого числа следующего месяца;

-годовые отчёты – не позднее 20-ого января.

Месячный отчёт аптеки составляют в 2-ух экземплярах и передают с приложенными документами в вышестоящую организацию.

После проверки и утверждения второй экземпляр отчёта возвращается в аптеку.

Месячный отчёт аптеки представляет собой свод таблиц, содержит 4 основных раздела:

1)движение денежных средств: а) реестр движения денежных средств и инкассации выручки.

Здесь отражают движения наличных денег в кассе аптеки по приходу и расходу. Приходная часть – все поступления денежных средств: выручка аптеки, поступления из банка, возврат подотчётных сумм, выручка от услуг за прокат медицинских изделий.

Расходная часть – все виды расхода денежных средств из кассы за месяц: выручка, сданная в банк, выплата заработной платы, оплата топлива, приобретение посуды, вспомогательных материалов. б) справка о заработной плате.

2)Основной раздел – отчёт о движении товарно-материальных ценностей.

Отчёт на начало месяца + приход – расход = Отчёт на конец месяца.

а) товарный отчёт;

б) журнал регистрации розничных оборотов;

в) оборотная ведомость движения ЛРС, тары, стройматериалов;

г) отчёт о движении основных средств;

а) товарный отчёт.

Отражает движение товара (по двум ценам – розничной и основной), вспомогательных материалов, тары, ЛРС.

Приходная часть товар. отчёта заполняется на основании первичных документов, подтверждающих поступление товаров. Расходная часть – отражает выбытие товаров и других ТМЦ;

б) журнал регистрации розничных товарооборотов.

Отражают розничные обороты в хронологической последовательности. За каждый день вносят: количество экстемпоральных рецептов и готовых форм, стоимость амбулаторной рецептуры, безрецептурный отпуск, общую сумму розничного оборота.

в) оборотная ведомость движения ЛРС, тары, стройматериалов.

Перечисляют наименование ценностей, цену, количество, приход, расход за месяц. Показатели должны соответствовать суммам, указанным в товарном отчёте.

г) отчёт о движении осн. средств.

Составляют материально-ответственные лица. Отражают остаток на начало месяца и их движения в течение месяца, с указанием наименований, цен, количества.

3)взаимные расчеты с покупателями и розничными организациями.

а) реестр выписанных покупателем счетов-фактур.

Его заполняют в течение месяца в хронологическом порядке. Реестр показывает общую сумму оптового товарооборота за месяц. К реестру прилагают счёт-фактуры за месяц.

б) оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей, других организаций. Перечисляют всех пользующихся услугами аптеки покупателей и результаты взаимных расчётов. Основа для этого раздела – журнал учёта оптового отпуска и расчётов с покупателями.

4) движение товаров в мелкорозничной сети по каждой торговой точке.

а) оборотная ведомость

По каждой торговой точке указывают наименование киоска, адрес, остаток на конец месяца. Составленный месячный отчет подписывает руководитель и бухгалтер аптеки, передают в вышестоящую организацию.

Один экземпляр отчёта, проверенный и утверждённый руководителем вышестоящей организации, возвращают в аптеку.

МОА оформляются и сдаются не позднее 15(12) числа следующего месяца. Годовой отчёт не позднее 20 января следующего года.

Хранятся МОА 1 год после отчётного месяца. Квартальные - три года, годовые 10 лет.