Тех-ка и техн-гия орг-ции работы сл-бы reception в гостиницах.

В гостиницах, как предпр-ях сферы гостеприимства, важную роль играет служба Front Office (в частности reception), служащие к-ой первыми встречают гостей отеля и от качества их работы зависит впечатление, к-ое сложится у гостей об отеле.

Основ-и ее задачами явл-ся: регистрация гостей и распред-ие номеров; хранение ключей; оформл-е выездов; ведение счета гостя; предостав-е гостям различной инф-и, в частности по работе гостиницы и др.

Front Office включает в себя следующие подразделения: службу бронир-я, reception, службу гостинич-го лобби (швейцары, лифтеры, пажи, консьерж, подносчики багажа), телеграфных операторов и гостинич-ю кассу.

Служба reception (в рос-х средствах размещ-я – администратор или служба регистрации) может выполнять функции:

· Приема заявок на бронир-е номеров,

· Отслеж-ия заполняемости номерного фонда и распред-ия номеров,

· Приема и регистр-и, заселения и выселения гостей,

· Расчета с клиентами, в том числе по доп-ым услугам,

· Контроля за работой сейфа (в случаях, когда он находится на reception),

· Приема заявок на доп-ые услуги (платное телевидение, стирка, глажка, заказ такси и т.п.)

· Распред-я входящей и исходящей корреспонденции гостей,

· Побудки гостей по их предварительной заявке,

· Обмена валют,

Регистрация пребывающих. Процедура регистрации гостя происходит у стойки приема (reception desk). Менеджер по работе с гостями производит регистр-ю гостя, VIP персон, групп клиентов. С гостем согласов-ся вид размещ-я, тариф, продолжит-ть проживания. При заселении гости отеля заполняют карточку гостя, к-ая включает в себя пункты: ФИО, Адрес гостя, № паспорта, № комнаты, Тариф, Дата прибытия и отъезда

Заполненная карточка с подписью гостя явл-ся дог-ом м/у отелем и его клиентом, подтвержд-т тип размещ-я, питания и тариф. Если гость отеля – иностранец, работники службы ресепшн заполняют миграц-ую карту – док-т, необход-й для предъявления на границе при выезде из страны (для России).

Если клиент приезжает после 18.00 – его прибытие считается поздним. По м/нар-ым правилам, номер считается забронир-ым на данного клиента до 12.00 дня, следующего за запрашиваемой датой заселения. В случае неприбытия гостя п/е этого времени его бронь снимается и номер поступает в свобод-ю продажу.

Как правило, работа службы reception организуется по сменам. Это м.б. смены день – ночь, сутки ч/з сутки, восьмичас-е смены. Чем чаще меняются работ-и службы, тем большее кол-во штатных единиц необходимо отелю. При заступ-и на дежурство клерк суммирует свободные номера. Дан-е службы приема сверяются с данными хоз-ой службы. Служба приема ежедневно составляет отчеты, чаще всего о коэффициенте загрузки предпр-ия.

Служба reception оборудуется:

1)Стойкой для приема гостей

2)Стеллажом с ячейками для ключей, в каждой ячейке также находятся карточка опред-го цвета, в к-ой записана инф-ия о номере: тариф, тип кровати, оснащение, особенности номера. Когда номер занят, в ячейку кладется карточка гостя. В забронир-ые номера кладутся карточки третьего цвета. Службы reception также предоставляет руководству отеля данные о коэффициентах загрузки отеля и среднюю цену номера (ежедневно), а также клерк передает инф-ию о постояльцах.

3)Инф-ым бюро дает инф-ию о доп-ых услугах отеля, общую инф-ию о дестинации, средствах развлечения, транспорта и т.д.

4)Телефоном, рассчитанным на прием внутренних звонков с указанием на панели номера комнаты или названия службы, откуда осущ-ся звонок. Телефоном, рассчитанным на осущ-ие внешних входящих и исходящих звонков.

5)Персональным компьютером

6)Сис-ой сейфов, если наличие сейфа в номере не предусмотрено.