Особенности учета горюче-смазочных материалов

Учет топлива в местах его хранения ведется материально-ответственными лицами на карточках складского учета или в книгах складского учета. Карточки ведутся раздельно по каждому наименованию и марке автомобильного топлива.

Поступление автомобильного топлива на предприятие отражается проводками:

Д-т сч. 10/3 К-т сч. 60 – при его поступлении от организаций, осуществляющих торговлю нефтепродуктами по электронным карточкам или при заливке топлива в нефтехранилища при предприятиях.

Д-т сч. 10/3 К-т сч. 71 – в случае приобретения топлива за наличный расчет на автозаправочных станциях на основании авансового отчета и чека о покупке топлива.

Складской и бухгалтерский учет нефтепродуктов в натуральном выражении на нефтескладах или нефтехранилищах ведется в единицах массы. Списание нефтепродуктов с подотчета кладовщика осуществляется на основании ведомостей учета выдачи топлива, требований, лимитно-заборных карт, накладных, оформленных и подписанных лицами, имеющими право давать разрешения на отпуск нефтепродуктов. Отпуск нефтепродуктов водителям производится в единицах объема (литрах), а смазок – в единицах массы (кг). Пересчет количества нефтепродуктов, отпущенных с нефтесклада из объемных единиц в единицы массы, производится исходя из средней плотности соответствующего вида нефтепродукта за отчетный месяц по данному складу предприятия.

Выдача топлива для заправки автомобилей оформляется проводкой:

Д-т сч. 10/3 субсч. «Топливо в баках автомобилей» К-т сч. 10/3 субсч. «Топливо на складе».

Для всех марок автомобилей использование автомобильного топлива и смазочных материалов нормируется. Базовые нормы расхода горюче-смазочных материалов разрабатываются Республиканским унитарным предприятием «Белорусский научно-исследовательский институт транспорта «Транстехника». Базовые линейные нормы регламентируют расход топлива в процессе передвижения автомобиля (л/100 км пробега; куб.м/100 км пробега). При этом необходимо учитывать условия эксплуатации автомобилей, что осуществляется с применением повышающих или понижающих коэффициентов. Порядок применения линейных норм расхода топлива установлен Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. № 141.

Линейные нормы расхода топлива рекомендуется повышать:

– при эксплуатации автомобилей, машин при отрицательных температурах окружающей среды в зимнее время – до 10% (зимнее время устанавливается продолжительностью не более 5 месяцев (с 1 ноября по 31 марта) при отрицательной среднесуточной температуре в течение первых пяти дней);

– при эксплуатации транспортных средств в областных центрах и городах с населением от 300 тыс. до 1 млн человек – до 10%;

– эксплуатации транспортных средств в городах с населением свыше 1 млн человек – до 15%;

– эксплуатации автомобилей с включенными кондиционерами – до 10% и т.д.

Линейные нормы расхода топлива рекомендуется снижать при эксплуатации автомобилей на загородных маршрутах с усовершенствованным покрытием, находящимся в удовлетворительном состоянии, – до 15%.

В случае если необходимо применить одновременно несколько надбавок, нормируемый расход топлива устанавливается с учетом алгебраических суммы этих надбавок.

При простоях автомобилей в пунктах, где по условиям работы запрещается выключать двигатель (контрольно-пропускные пункты на границе и т.п.), нормативный расход топлива за один час простоя соответствует 10 км пробега.

Виды и величины коэффициентов корректирования устанавливаются приказом руководителя организации на основании вышеуказанной Инструкции.

Стоимость израсходованного топлива списывается на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании первичных учетных документов, которые свидетельствуют, что автомобиль используется в производственных целях. Такими документами могут служить карточки учета расхода топлива автомобилем или другие подобные, форма и порядок применения которых должны быть утверждены руководителем организации. Путевые листы первичными учетными документами не являются, их данные служат для подтверждения использования автомобилей в производственных целях, а также для определения пробега автомобилей за определенный период времени. На основании данных о пробеге автомобилей производится расчет нормативного расхода топлива автомобилей.

Если работник выезжает в командировку на служебном автомобиле или на используемом в служебных целях личном легковом автомобиле, путевой лист, как правило, составляется на весь срок командировки. Выписывает путевой лист диспетчер или другое должностное лицо, которому вменено в обязанности оформлять путевой лист. Учет выданных путевых листов ведется в журнале учета выданных путевых листов типовой формы.

Остаток топлива в баках транспортных средств на конец отчетного периода, учтенный на счете 10 субсчете «Топливо в баках автомобилей» должен соответствовать фактическому наличию автомобильного топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются «Актом замера остатков топлива в баках транспортных средств», составляемом по результатам инвентаризации.

На основании данных путевых листов после сверки их с данными ведомости выдачи топлива и актами замера топлива заполняется карточка учета расхода топлива автомобилем. Эта карточка ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм. В этой карточке выводится результат использования топлива – перерасход (пережог) или экономия.

Обо всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива докладывают вышестоящему начальнику, который принимает решение по выявлению причин отклонения фактического расхода топлива от нормативного.

Стоимость топлива, израсходованного сверх норм, удерживают из заработной платы виновного в перерасходе работника. При этом составляются проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 10/3 – на сумму перерасхода;

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 – отнесение суммы перерасхода на виновное лицо.

Если недостача топлива вызвана именно перерасходом, а не хищением или порчей топлива, то НДС в данном случае от суммы перерасхода не исчисляется.

При наличии экономии топлива его списание производится на фактический расход проводкой:

Д-т сч. 20, 23 и др. К-т сч. 10/3.