Документальне оформлення надходження і витрачання запасів.

Надходження, переміщення і витрачання запасів оформлюється первинними документами, правила застосування яких регламентуються Інструкцією про складання типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів, затвердженою наказом Міністерства статистики від 21.06.1996 №193, Інструкцією з обліку запасів бюджетних установ та Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затвердженими наказами Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125 та від 18.12.2000 №130, а також спільними вказівками Департаменту фінансів Міністерства оборони України і начальників відповідних головних (центральних) управлінь Міністерств; оборони та Генерального штабу Збройних Сил України.

Отримуючи запаси, матеріально відповідальна особа повинна розписатися про одержання цих цінностей і прийняття їх на відповідальне зберігання на документі постачальника або на акті про прийняті запасів. Виявлені під час приймання матеріальних цінностей кількісні та/або якісні розбіжності з даними документів постачальники» оформляються актом про приймання матеріалів ф. 3-1. Акт складається в двох примірниках в присутності матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим — представника незацікавленої організації. Перший примірник акту використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий — для подання претензійного листа постачальнику.

Запаси, що надійшли до військової частини як гуманітарна (шефська) допомога, приймаються створеною наказом командира військової частини комісією за обов’язковою участю представника фінансово-економічного органу. Комісія складає акт, у якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. Дані акту відображаються в бухгалтерському обліку.

Видача запасів з місця відповідального зберігання (знаходження) провадиться за документами установленої форми, що затверджуються командиром військової частини. При цьому застосовуються такі форми:

накладна (вимога) (ф. 3-3) призначена для оформлення запасів на склади та видачі запасів зі складів. Може застосовуватися у разі переміщення запасів між підрозділами військової частини. Накладна (вимога) виписується у двох примірниках;

забірна картка (ф. 3-5) призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується на кожного отримувача на декілька найменувань цінностей у двох примірниках — перший з розпискою одержувача зберігається на складі, другий — в отримувача. У разі щоденної видачі запасів забірна картка виписується терміном на 15 днів, а в разі періодичного відпуску — терміном на місяць. У межах установленого ліміту запаси видаються, якщо отримувач пред’являє свій примірник забірної картки. Відпуск запасів понад установлений ліміт здійснюється за накладною (вимогою). Списання використаного пального здійснюється на підставі подорожніх листів за фактичною витратою, але не більше норм витрат, установлених для окремих марок автомобільного транспорту. У військових частинах, крім того, ведуться первинні документи, передбачені спільною вказівкою Головного управління ракетного палива та пального і Департаменту фінансів МО України.

Так, наприклад, для отримання військовою частиною пально-мастильних матеріалів призначена чекова вимога (ф. 6). Акт виготовлення суміші (ф. 14) призначений для оформлення списання матеріальних цінностей, що використані для складання суміші, і для оприбуткування отриманої суміші.

Виконані первинні документи після запису у книгах (картках) складського обліку комплектуються начальниками складів у міру їх надходження і відповідно до графіка документообігу передаються разом з оформленим реєстром приймання — здачі документів (ф. М-13) до фінансово-економічного органу в двох примірниках.

Перший примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається у фінансово-економічному органі.

У фінансово-економічному органі документи з надходження і втрачання запасів використовуються для відображення даних у відповідних регістрах бухгалтерського обліку (книгах, картках, накопичувальних відомостях, меморіальних ордерах тощо). До обліку приймаються тільки повністю оформлені документи. Документи без підпису отримувача (здавальника) матеріальних цінностей вважаються недійсними.