Документальне оформлення надходження необоротних активів

Джерелами надходження необоротних активів до військової частини є:

· централізовані постачання (безоплатна передача або видача);

· закупівля за рахунок виділених коштів;

· безоплатне отримання від сторонніх організацій та фізичних осіб у вигляді гуманітарної (шефської) допомоги;

· введення в експлуатацію нових об’єктів після будівництва, а також реконструкція, розширення і технічне переоснащення діючих потужностей за рахунок капітальних вкладень;

· прийняття об’єктів на умовах оренди.

Найбільшу питому вагу в системі матеріального забезпечення займає централізоване постачання.

Порядок відображення в бухгалтерському обліку військових частин операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей встановлено Інструкцією, затвердженою наказом Державного казначейства України від 16.12.2002 №232 та спільною Інструкцією Головного фінансово-економічного управління Міністерства оборони України та Державного казначейства України від 18.11.2003 №146/5/2/668 та №07-04/2563 - 9806.

Централізоване постачання необоротних активів військовим частинам здійснюється згідно з нормами забезпечення, встановленими внутрівідомчими документами, за розпорядженнями постачального управління через військові частини (бази, склади), уповноважені постачальним управлінням здійснювати цю видачу (відправку) (рис. 5.2).

Видача необоротних активів з баз та складів Центру або оперативних командувань (ВМС) військовим частинам здійснюється на підставі нарядів (ф. 200) або рознарядок (ф. 1) за наявності в отримувача довіреності (ф. М-2)

Необоротні активи, отримані як гуманітарна допомога, приймає комісія, до складу якої входить представник вищого командування. Комісія здійснює огляд та оцінювання за ринковими вільними цінами на аналогічні об’єкти та складає акт про прийняття, який оформляється за встановленим порядком.

Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку. Одночасно проставляється інвентарний номер і робиться запис в акті прийняття необоротних активів.

Після надходження необоротних активів до військової частини матеріально відповідальна особа на документі постачальник;) або на акті приймання повинна розписатись про одержання цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання. Матеріально відповідальні особи призначаються наказом командира військової частини. З ними укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. У військових частинах договори про повну матеріальну відповідальність укладаються з начальниками складів, завідуючими господарством, працівниками, що виконують роботи з приймання та видачі матеріальних цінностей. Командування військової частини зобов’язане створити працівнику умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей, ознайомити працівника з діючим законодавством про матеріальну відповідальність за збитки, нанесені державі, а також з діючими інструкціями, нормативами і правилами зберігання, приймання, обробки, продажі (видачі), перевезення або застосування в процесі виробництва переданих йому матеріальних цінностей; провадити у встановленому порядку їх інвентаризацію.

Кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення) присвоюється інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, четвертий — підгрупу і останні чотири знаки — порядковий номер предмета у підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем. Наприклад, інвентарний номер 10430001 означає: субрахунок 104 «Машини і обладнання»; підгрупа 3 — вимірювальні прилади; 1 — порядковий номер приладу у підгрупі.

Інвентарний номер зазначається на жетоні, який прикріпляється до об’єкта, позначається фарбою на об’єкті або проставляється іншим способом. Якщо інвентарний об’єкт є складним і включає ті чи інші відокремлені елементи, що становлять разом з ним одне ціле, 11, і кожному такому елементі повинен бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об’єкті.

Для білизни, постільних речей, одягу, взуття та малоцінних необоротних матеріальних активів також встановлюються номенклатурні номери. Вони мають сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий — підгрупу і три останні знаки — порядковий номер предмета у підгрупі. При цьому предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни встановлюється один номенклатурний номер. Наприклад, інвентарний номер 1142001 означає: субрахунок 114 «Білизна, постільні речі, одяг та взуття»; підгрупа 2 — постільні речі та постільна білизна (матраци, подушки, ковдри, простирадла, підодіяльники, наволочки, покривала, мішки спальні та ін.); 1 — порядковий номер предмета у підгрупі. Предмети маркіруються спеціальним штампом незмиваною фарбою. Штамп повинен мати найменування військової частини, а в разі здачі предметів в експлуатацію — додатково зазначаються рік і місяць видачі. Жетони та маркірувальні штампи ставляться на такому місці, щоб це не псувало зовнішньому вигляду предмета. У випадку змивання маркіровки вона періодично поновлюється. Матеріально відповідальні особи несуть відповідальність за надходження в експлуатацію немаркірованої білизни, постільних речей та інших матеріальних цінностей у порядку, встановленому чинним законодавством.

Спільною вказівкою начальника Озброєння Збройних Сил України та начальника Головного фінансово-економічного управління Міністерства оборони від 27.12.2002 №127/02/1683 та №146/5/2/1048 запропоновано використовувати для ведення обліку такі книги обліку:

1. Книга реєстрації облікових документів (ф. 24). Книга призначена для обліку всіх несекретних прибуткових та видаткових облікових документів (накладних, нарядів, рознарядок, актів, чекових вимог, талонів чекових вимог, атестатів та ін.), карток обліку, накопичувачів та носіїв облікової інформації, що складаються або надходять, а також для контролю їх повернення після використання. Книга ведеться у фінансово-економічному органі та службі матеріального забезпечення військової частини.

2. Книга обліку наявності та руху матеріальних засобів у підрозділі (ф. 25) Книга призначена для обліку наявності та руху необоротних активів та інших матеріальних засобів. Книга ведеться у підрозділі, майстерні та на інших об’єктах військового (корабельного) господарства. На кожне найменування та категорію матеріальних засобів у книзі відводиться особовий рахунок. Групування особових рахунків здійснюється з урахуванням руху окремих номенклатур матеріальних засобів та їх переліку згідно з класифікатором продукції.

3. Книга обліку наявності та руху матеріальних засобів (ф. 26). Книга призначена для обліку наявності та руху необоротних активів та інших категорійних і некатегорійних матеріальних засобів у службі матеріального забезпечення та на складі. Під час оформлення книги залежно від кількості передбачених записів на кожне найменування матеріальних засобів (у послідовності їх переліку в класифікаторі продукції) відводиться одна або декілька сторінок. Кожному підзвітному підрозділу відводиться окремий особовий рахунок. За наявності великої кількості підрозділів у книзі відводяться додаткові сторінки. Для обліку озброєння та техніки у військовій частині на кожний тип, найменування і марку машини відводиться окрема сторінка у послідовності переліку марок машин.

4. Картка обліку матеріальних засобів особистого користування (ф. 43). Картка призначена для обліку речового майна та інших матеріальних засобів, які видаються в особисте користування військовослужбовцю, а також працівнику Збройних Сил України. Картка ведеться: на військовослужбовця строкової служби — в підрозділі;

на офіцера, прапорщика (мічмана), військовослужбовця за контрактом, військовослужбовця-жінку, а також на працівника Збройних Сил України — у відповідній службі військової частини.

Підсумки оборотів та залишків кожного субрахунку оборотних відомостей звіряються з підсумками оборотів та залишків даних відповідних синтетичних рахунків книги «Журнал — головна».

Дані обліку необоротних активів у матеріально відповідальних осіб повинні відповідати даним обліку фінансово-економічного органу.