Нормативная база в сфере делопроизводства

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………

ГЛАВА I. ХАРАКТЕРИСТИКА МЭСИ, ОСОБЕННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА………………………………………

1.1. Нормативная база в сфере делопроизводства………………………….

1.2.Характеристика объекта исследования, особенности деятельности…………………………………………………………………….

1.3.Организационная структура университета, задачи и функции структурных подразделений……………………………………………………………………

1.4.Функции и задачи делопроизводственной службы МЭСИ, ее место в структуре учреждения…………………………………………………………..

ГЛАВА II. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЭСИ……………………………………………………….

2.1. Характеристика основных видов документов университета……………

2.2.Основные требования к оформлению документов в университете………………………………………………………..…………..

2.3. Технология работы с поступающими, исходящими и внутренними документами ……………………………………………………………………

2.4.Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение………………………………………………………………………..

2.4. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности университета посредством внедрения информационных технологий………………………………………………………………...........

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………..

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА МЭСИ, ОСОБЕННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

Нормативная база в сфере делопроизводства

Нормативно—методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Гражданский кодекс Российской Федерации. Нормы
Гражданского кодекса в целом ряде случаев не только закрепляют виды и разновидности документов, используемых при оформлении ряда правоотношений, но и устанавливают требования к их оформлению. В числе важнейших норм документирования, впервые закрепленных в Гражданском кодексе, была норма, устанавливающая условия при которых электронная цифровая подпись признается одной из юридически признаваемых форм собственноручной подписи.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь документов)[1]. Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности и отношения архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные организации, органы местного самоуправления, организации и граждане за их несоблюдение).

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

3) категории информации по уровню доступа к ней;

4) порядок правовой защиты информации.[2]

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные ресурсы».

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Правовые условия использования электронной подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, создает давно ожидаемый Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, повлекший внесение из­менений (технических) в Гражданский кодекс РФ, Арби­тражный процессуальный кодекс РФ, Федеральный закон от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях», Феде­ральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 27.07 2010 №210-ФЗ «Об органи­зации предоставления государственных и муниципальных услуг», в которых термин «электронно-цифровая подпись» заменен термином «электронная подпись».

Федеральный закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» – определяет порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Федеральный закон от 09.02.2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» устанавливает единый порядок доступа граждан и организаций к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

В законе определены принципы и способы обеспечения доступа к информации, формы ее предоставления, права и обязанности пользователей информации, органов власти, их должностных лиц. Установлена ответственность за нарушение порядка доступа к информации.

Урегулирован доступ к информации о деятельности органов власти в электронной форме (в том числе в сети Интернет). Также информация может размещаться в СМИ, на стендах помещений, где органы власти осуществляют свою деятельность, в библиотечных и архивных фондах и т.д.

Регламентирована процедура предоставления информации по запросу пользователя, включая требования к запросу о получении информации, сроки и порядок его рассмотрения, требования к ответу на запрос, основания для отказа в предоставлении информации.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, иными муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.[3]

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

В соответствии с Законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с законодательством формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 12.03.2014).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (в редакции от 21.12.2012).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Эти документы регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Введен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76). Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствуют решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Государственный стандарт (ГОСТ) – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общение требования» ». Стандарт, регулирующий процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, кроме того, чётко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций. Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности[4].В них конкретно оговорено, что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто именно несет ответственность за работу с конкретными документами. Кроме того, впервые четко сказано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, включая руководство, администраторов автоматизированных систем управлении документами и других специалистов, которые в своей деятельности осуществляют работу с документами в той или иной форме.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Устанавливает стандартные термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. В соответствии с данным ГОСТом, под «документом» понимается «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[5] – включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД)[6] – предназначен для регистрации форм документов, сокращение применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления, упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ). Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Примерная инструкция по делопроизводству в ВУЗах Российской Федерации, утвержденная Минобразованием от 24.07.2000г. №2286; ГОСТ Р 6.30-2003 «унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения, утвержденная Министром общего и профессионального образования Российской Федерации от 11.05.1999г., одобрена ЦЭПК Росархива, протокол №1 от 24.02.1999г.; основные правила работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.1985г. №263; международный стандарт ИСО 9001:2008; перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов. Органов местного самоуправления и организацией, с указанием сроков хранения (М., 2010)

Устав МЭСИ; РПК «руководство по качеству»; СТП «управление документами СМК»; СТП «управление записями СМК»; положение «»о постоянно действующей экспертной комиссии в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики(МЭСИ)»; Рабочая инструкция об организации работы с договорами МЭСИ; положение об отделе делопроизводства; положение об отделе по работе с архивным фондом; положение об организационном управлении.