Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности университета посредством внедрения информационных технологий

Управление в университете основано на следующих процессах:

получение информации и ее обработка; анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль выполнения принятых решений.

Деятельность службы документационного обеспечения управления направлена на организационное и информационно-документационное обеспечение указанных процессов.

Функции ДОУ формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления университетом.

Автоматизация ДОУ преследует достижение следующих целей:

в области работы с документами:

обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

упорядочение документооборота; создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции (это типовые ежедневные действия человека, которые отнимают значительное время, не приносят никакого самоудовлетворения, и при этом от них не избавиться.); исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

обеспечение контроля исполнения; обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу; обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения университета.

При этом достигаются следующие цели:

единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации; использование общей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких, как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.

Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий.

Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру университета, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления.

Другой подход – это комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в университете. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры (качественное изменение, перестройку) университета, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций таких как МЭСИ.

Каждая организация проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях, таких как МЭСИ с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

В Красноярском филиале МЭСИ установилась смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно (предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения..), а часть в структурных подразделениях. Так, обычно прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся централизованно, а текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив в структурных подразделениях.

Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в тех отделах, где они создаются. Например, бухгалтерских документов в бухгалтерии, приказов по личному составу в службе кадров, договоров в коммерческих отделах. Внедрение компьютерных технологий меняет организационные формы, позволяет децентрализовать процессы получения и регистрации документов, но в то же время создать централизованную базу данных о документах учреждения.

Несмотря на сравнительно высокую стоимость систем электронного документооборота, многие производители приводят впечатляющие данные, подтвержденные экономическими расчетами и многочисленными примерами реальных внедрений. Они свидетельствуют о том, что затраты на внедрение системы окупаются за срок от шести месяцев до полутора лет, в зависимости от масштабов предприятия и степени его охвата автоматизацией.

Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге учреждение получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей эффективности работы.

Выводы по главе:

В Красноярском филиале МЭСИ установилась смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно (предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения..), а часть в структурных подразделениях.

Сложившаяся первоначально организационная форма постановки делопроизводства может претерпевать изменения, которые чаще всего связаны с переездом в другие помещения и компьютеризацией управленческого труда. Выбранная форма делопроизводственного обслуживания закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по делопроизводству.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Список литературы:

1.http://www.e-reading.link/chapter.php/130779/10/Smirnova_- _Deloproizvodstvo_dlya_sekretarya.html

2. http://mesi.ru/about/documents/section_id/360/

3.положение об учебном отделе Красноярского филиала МЭСИ

4. сайт kf.mesi.ru

5. Устав МЭСИ

6. Рабочая инструкция (ведение делопроизводства в МЭСИ)

7. http://delpro.narod.ru/orrado.html

8. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

9. Федеральный закон от от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

10. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ

11. Федеральный закон от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях»

12. Феде­ральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

13. Федеральный закон от 27.07 2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

14. Федеральный закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

15. Федеральный закон от 09.02.2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

16. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ

17. Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

18. Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 12.03.2014).

19. Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (в редакции от 21.12.2012).

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

21.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 23.12.1009 № 76)

22. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

23.Гостстандарт России от 03.03.2003 №65-ст

24. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общение требования»

25. ОК 011-93. Общий классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Гостстандарта Р.Ф. от 30 декабря 1993г.(ред. От 26.09.2013 №1097-ст)

26.положение о административно- хозяйственном отделе

27.положение о библиотеке

28.положение об организационном отделе Красноярского филиала МЭСИ

29.положение об отделе маркетинга

30.положение об отделе информационных технологий

31.положение о финансово- экономической службе Красноярского филиала МЭСИ

32.международный стандарт ИСО 9001:2008

33. http://www.mesi.ru/upload/iblock/64e/ustav.pdf изменения к уставу от 2 июля 2013г. (постановление Правительства РФ от 26 июля 2010 №539 об образовательном учреждении профессионального образования (высшего учебного заведения) утвержденным постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2008 №71, пп 5.5.2.)

34. http://www.mesi.ru/about/documents/section_id/361/ Свидетельство о государственной аккредитации МЭСИ от 15.05.2014 года

35. http://www.mesi.ru/about/documents/section_id/1459/ Предписание Рособрнадзора от 17.10.2014

36. http://mesi.ru/upload/iblock/a05/koll.pdf коллективный договор от 01 сентября 2013г.

37. http://www.mesi.ru/upload/iblock/81e/plata.pdf положение об оказании платных образовательных услуг 26 декабря 2013г.

38. Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации"

39. Приказ Минобразования РФ от 24.07.2000 N 2286 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении"

40.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

41. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991

42.Федеральный закон от 22.08.96№125 ФЗ (ред. От 03.12.2011) “о высшем и послевузовском профессиональном образовании”

43 http://www.ngpedia.ru/cgi-bin/getimg.exe?usid=51&num=0

44. http://www.ngpedia.ru/cgi-bin/getimg.exe?usid=92&num=0

45. http://bmanager.ru/articles/dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-organizaciya-dokumentooborota-i-deloproizvodstva.html

46. http://cde.osu.ru/demoversion/course100/Doc/01/1_4.html

47. http://lib.znate.ru/docs/index-252691.html?page=2

48. ГОСТ 6.38-72 основные правила работы ведомственных архивов

49.

50.

Приложение 1

[1] Закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004 // СПС «Консультант-Плюс»

[2] Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006)

[3] Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст.1, п.1

Рекомендации по использованию Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации , библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве. (в порядке обсуждения) А.Н. Сокова, д.и.н., ВНИИДАД

[5] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 // Режим доступа: http://www.consultant.ru/

[6] ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утверждённый постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. № 299 (ред. от 26.09.2013 N 1097-ст) // Режим доступа: http://www.consultant.ru/