Характеристика основных видов документов университета

Организационно-правовые документы:

устав университета; положение об университете; положение о структурных подразделениях университета; положение о коллегиальных и совещательных органах университета; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; должностные инструкции.

Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками университета, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования университета. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники университета могут осуществлять свои полномочия.

Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данного университета или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

Устав МЭСИ представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования университета, включая порядок его образования и реорганизации (ликвидации).

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4).

Положение об КФ МЭСИ - правовой акт, определяющий статус университета, его задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. Выполняющий свои функции за счет средств бюджета.

Положение о Красноярском Филиале МЭСИ - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного филиала с другими структурными единицами.

Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.

Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений кф МЭСИ, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Правила внутреннего трудового распорядка МЭСИ- организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности университета.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Распорядительная документация

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Информационно-справочная документация:

Акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию).

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Служебные записки - служат для передачи информации с одного структурного подразделения в другое.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Докладная записка- документ, адресованный директору университета, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность университета или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Основным организационно-правовым документом, регулирующим делопроизводство и документооборот в филиале, является Рабочая инструкция «Ведение делопроизводства в ГОУ ВПО «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики ( МЭСИ) », согласно которому в филиале ведется учет входящей и исходящей корреспонденции, осуществляется порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их учет и контроль исполнения.