Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение

В филиале утверждены номенклатуры дел на 2015 год в подразделениях и сводная по филиалу. Согласно утвержденным номенклатурам в структурных подразделениях оформлены дела.

Номенклатура дел университета это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в МЭСИ, с указанием сроков их хранения. Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел МЭСИ составляется отделом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Для каждого структурного подразделения МЭСИ наличие номенклатуры дел является обязательным.

Номенклатуру дел подразделения составляет ответственный за делопроизводство или начальник подразделения. В номенклатуре дел указываются наименования всех существующих в подразделении дел(папок), в которые подшиваются документы по определенной тематике, требующие хранение какое то время.

Срок хранения каждой папки с документами оговаривается с сотрудниками канцелярии или архива МЭСИ.

Руководители структурных подразделений ежегодно представляют предложения по составу номенклатуры дел своего подразделения в канцелярию по запросу ответственного сотрудника. Утвержденная номенклатура дел каждого подразделения храниться в общих папках в DocsVision папка регистрация → номенклатура, куда помещается сотрудником канцелярии.

Номенклатура дел университета, предварительно согласованная с начальником организационного управления МЭСИ, согласовывается с экспертной комиссией государственного органа управления архивным делом и утверждается ректором, раз в 5 лет. Номенклатура дел университета утверждается Главархивом управления города Москвы.

При составлении номенклатуры дел университета сотрудник канцелярии руководствуется утвержденной структурой МЭСИ и примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения.

Дела в университете хранятся децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в университете осуществляется отделом делопроизводства и архивом МЭСИ.

При формировании дел соблюдают следующие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленые документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу (о зачислении, отпусках, увольнении) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Личные дела студентов так же формируются и хранятся в соответствии с основными требованиями делопроизводства.

Дела ВУЗа подлежат оформлению при их заведении и завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива ВУЗа.

В зависимости от сроков хранения проводиться полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

Подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.)

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения; проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.)

Экспертиза ценности документов в ВУЗе проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ВУЗе создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Функции и права экспертной комиссии ВУЗа, а также организация ее работы определяются положением «о постоянно действующей экспортной комиссии в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)», которое утверждается ректором.

Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в структурных подразделениях ВУЗа, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который передается на рассмотрение в экспертную комиссию. Окончательное решение принимает экспертная комиссия ВУЗа.

Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел ВУЗа, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводиться отбор дел и документов временного хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «до минования надобности» и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а так же акты о выделении дел к уничтожению.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10лет) хранения, дела по личному составу.

В каждом структурном подразделении университета описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива МЭСИ. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, приготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи ВУЗа, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Описи составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, другой экземпляр сдается в архив.

С момента заведения и до передачи дел в архив ВУЗа дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. В целях повышения оперативности поиска документов ела располагаются в соответствии номенклатуре дел. На корешках обложек дел указываются номера дел.

Выдача дел сотрудникам структурных подразделений производиться под подпись, которая фиксируется в книге выдачи документов, хранящаяся в архиве. На выданное дело заводиться карта- заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производиться с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверительной копии документа о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности документов в университете функционирует архив МЭСИ, который находиться на 6 этаже. Основным нормативно методическим документом для ведения архивного делопроизводства являются «основные правила работы ведомственных архивов ». ГОСТ 6.38-72 основные правила работы ведомственных архивов, согласно которому для сохранности бумажных документов в архивных помещениях должен содержаться оптимальный температурно-влажностный режим. Температура воздуха 17-19 градусов C, относительная влажность воздуха 50-55%. В архиве МЭСИ контроль температурно-влажностного режима осуществляется бытовыми цифровыми термометрами- гигрометрами с диапазоном измеряемых температур -10….+40 градусов C и измеряемой влажности 25…95%. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационном журнале не реже 1 раза в неделю.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела постоянного срока хранения передаются по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела со сроком «до минования надобности» хранятся в подразделениях не менее 1 года. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения оформляется актамиЗа процедуру уничтожения дел несет личную ответственность руководитель структурного подразделения. Дела уничтожаются путем измельчения вручную. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом. Прием каждого дела производиться начальником отдела по работе с архивным фондом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема- передачи дел, подписи начальником отдела по работе с архивным фондом и сотрудника, передавшего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений и сдаются по описям.

Вместе с делами в архив ВУЗа передаются регистрационные картотеки на документ.