Функции и задачи делопроизводственной службы МЭСИ, ее место в структуре учреждения

Руководство и контроль ведения делопроизводства в МЭСИ осуществляет организационное управление, отдел делопроизводства (Канцелярия).

Организационное управление дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета , проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение вновь принятых работников, а так же работников ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении, которые назначаются руководителем структурного подразделения. Делопроизводство университета в целом осуществляет отдел делопроизводства(канцелярия).

В основные функции отдела делопроизводства входят:

Регистрация входящей и исходящей документации; передача входящей корреспонденции руководству для принятия решений и определения исполнителей; направление документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; контроль исполнения документов; сортировка входящей корреспонденции по ячейкам структурных подразделений(в помещении канцелярии); ведение автоматизированных баз данных входящей, исходящей документации, доверенностей, приказов и распоряжений; составление отчетов руководству о состоянии исполнительской дисциплины; проверка правильности оформления исходящих документов; организация и ведение электронного документооборота с Министерством образования и науки Российской Федерации; регистрация договоров всех типов, кроме договоров на оказание образовательных услуг и договоров гражданско- правового характера; ведение базы данных по командировкам сотрудников ППС МЭСИ; выдача и контроль использования бланков университета; проставление печатей на документах; составление номенклатуры дел; формирование дел и передача их в архив в соответствии с утвержденной номенклатурой; обучение сотрудников подразделений, ответственных за ведение делопроизводства .

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а так же их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений МЭСИ (филиалов, управлений отделов, дирекций институтов, кафедр).руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки в бумажном формате, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных руководителем подразделения ответственными за эту работу и прошедших обучение, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При уходе работника в отпуск или убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами (по поручению ректора). Ведение переписки от имени ВУЗа с другими организациями осуществляется ректорами или проректорами, или по их поручению- руководителями структурных подразделений.

Единой системой делопроизводства в филиале, документационным обслуживанием деятельности подразделений филиала, проведением учебы сотрудников, подготовкой рекомендации и методических материалов по вопросам делопроизводства, осуществлением контроля за соблюдением требований вышеуказанного Положения и других нормативных актов по работе с документами занимается начальник организационного отдела. Он обеспечивает документационную поддержку заседаний директората, совещаний, организует контроль исполнения решений дирекции, совещаний, а также входящей документации из МЭСИ.

Делопроизводство в подразделениях филиала осуществляется специалистами, назначенными руководителем подразделения. Задачи, функции и должностные обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях определяются должностными инструкциями. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение делопроизводства в своих отделах, за своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность.

При необходимости оценки целесообразности документов, их обоснованности и соответствия действующему законодательству, правовым актам проводится согласование документа с ведущим юрисконсультом филиала.

Выводы по главе:

Красноярский филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)", основанный в сентябре 1997 года, является одним из значимых образовательных подразделений МЭСИ и занимает достойное место среди вузов г. Красноярска по подготовке высококвалифицированных специалистов в области экономики, информатики, менеджмента, маркетинга, юриспруденции.

Руководство и контроль ведения делопроизводства в МЭСИ осуществляет организационное управление, отдел делопроизводства (Канцелярия), осуществляя взаимодействие администрации филиала со структурными подразделениями, внедрение и поддержку системы менеджмента качества в филиале.

От правильной организации работы с документами во многом зависит качественное выполнение филиала его функций и задач. Поэтому организационный отдел филиала добивается максимально рациональной работы с документами, решает задачи обеспечения единого порядка документирования, совершенствует формы и методы документационного обеспечения.