Технология работы с поступающими, исходящими и внутренними документами

Вся корреспонденция, поступающая в ВУЗ по почте или от граждан лично, принимается и регистрируется в DocsVision, сотрудниками отдела делопроизводства. В целях оперативного информирования подразделений университета для исполнений поручений Министерства образования и науки Российской Федерации, а так же иных органов исполнительной и законодательной власти руководители структурных подразделений должны ежедневно осуществлять мониторинг интернет-сайтов федеральных органов исполнительной и законодательной власти, осуществляющих контроль и надзор за образовательными учрежденьями, а так же выработку политики в сфере образования и срок до 1 рабочего дня с момента опубликования направлять по электронной почте в отдел делопроизводства письма и информационные сообщения для регистрации и передачи ректору для принятия управленческих решений и назначения, ответственных вместе с сопроводительным листом. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция отправляется обратно отправителю. Отдельно регистрируется корреспонденция от физических лиц, юридических лиц и вышестоящих органов.

Документы сортируются на регистрируемые и не регистрируемые согласно перечню.

При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а так же несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой отправляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На всех входящих документах в правом верхнем свободном от текста поле первой страницы документа ставиться штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты документа. Штамп проставляется так же на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставиться на конверте и прикрепляется сопроводительный лист.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое производиться через отдел делопроизводства. Все документы, поступающие в университет передаются ректору в день их поступления сотрудником отдела делопроизводства. Документы, не требующие доклада ректору МЭСИ, направляются для исполнения в структурные подразделения.

В соответствии с резолюцией ректора исполнитель получает сканированную копию документа с сопроводительным листом по электронной почте от сотрудника отдела делопроизводства.

Получив документы на исполнение, сотрудник МЭСИ должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям то лицо указанное в резолюции первым на сопроводительном листе, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию(утверждение), тиражированию и отправке. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, основании которых он готовился.

Документы подписанные ректором и документы, подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в отделе делопроизводства и доставляются адресатам в пределах города курьером. Исходящие письма, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, адресованные во внешние организации регистрируются в отделе делопроизводства и направляются через органы почтовой связи.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства. Исполнитель предварительно направляет в канцелярию электронную версию документа. Исходящий номер и дата регистрации должны быть проставлены на документе, а так же зафиксированы в специальном журнале, а сами документы размещены в DocsVision в папке регистрация → исходящие. Копия зарегистрированного документа подшивается в дело.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Документы для отправки по почте в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в отдел делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования, а так же указать исполнителя и телефон.

Систематизирована работа по составлению ежемесячных планов и отчетов по отдельным подразделениям и по филиалу в целом. С целью обеспечения своевременного и качественного исполнения документов, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, в филиале осуществляется контроль исполнения документов, который проводится автоматизировано и путем регистрации в специальном журнале. Контролю подлежат распорядительные документы филиала и МЭСИ, решения директората, другие документы, поступающие на имя директора .

Ответственность за обеспечение работы системы контроля в филиале возлагается на секретаря руководителя.