Основные требования к оформлению документов в университете

В МЭСИ устанавливаются единые правила оформления документов в соответствии с настоящей РИ (рабочая инструкция).

Для официальной переписки со сторонними организациями используются бланки Университета установленного образца.

Приказы и распоряжения Ректора Университета оформляются только на бланках установленного образца.

В структурных подразделениях допускается использование унифицированных форм документов (документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу), отраженных в регламентах по деятельности и являющихся Записями по качеству в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008.

Исполнитель документа обязан указать в конце документа на лицевой стороне последнего листа (или допускается на обороте) свои ФИО и контактную информацию: (Исполнитель, И.О.Ф., тел./e-mail)

В своей деятельности МЭСИ использует следующие документы:

организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

коммерческие документы (контракты, договоры).

Документы должны оформляться на бланках университета или с применением унифицированных форм и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и регламентированный порядок их расположения. В МЭСИ применяются бланки:

Общий бланк на русском и английском языках (приложение 2); бланк конкретного вида документа - бланк приказа (приложение 3), бланк распоряжения (приложение 4), бланк справки (приложение 5)

Использование бланков и форм произвольного вида не разрешается. Заказ на изготовление общих бланков на русском языке оформляет сотрудник канцелярии через отдел оперативной полиграфии. Общие бланки университета на русском языке ответственный сотрудник структурного подразделения получает в канцелярии и по результатам использования (ежемесячно) сдает отчет в канцелярию МЭСИ (приложение 6). Заказ, а так же учет бланков на английском языке осуществляет Управление международного сотрудничества. Наименование ВУЗа (полное и сокращенное) на бланках указывается в соответствии с Уставом МЭСИ.

Датой выхода документа является дата его регистрации; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения,- дата его утверждения, если дата ввода документа в действие не оговорена отдельно. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а так же даты, содержащейся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

В тексте приказов, распоряжений, а так же документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления (10 февраля 2015г.)

Документы, направляемые университетом в вышестоящие органы, подписываются ректором или проректором по поручению ректора, на основании доверенности.

Договоры, заключаемые от имени МЭСИ, должны быть подписаны должностным лицом, от имени которого они заключаются, на основании устава, доверенности на право осуществления деятельности и права подписи документов. Приказы, издаваемые по университету, подписываются должностными лицами, если это предусмотрено их должностными обязанностями либо на основании доверенностей на осуществление деятельности и права подписи документов.

Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут так же подписываться руководителями структурных подразделений МЭСИ, действующих на основании доверенности или должностной инструкции. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись, ее расшифровка, дата подписания.

Не допускается ставить подпись, если она не соответствует должности и ФИО, указанных на документе (приказе, доверенности, письме и др.). Также не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.

В документах, приготовленных комиссиями, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

Все документы МЭСИ приготовленные для отправки в сторонние организации, в обязательном порядке должны содержать дату, подпись (утверждающую или согласующую) с расшифровкой должности и ФИО, данные исполнителя (ФИО, номер телефона и, желательно электронный адрес), а также должны быть зарегистрированы в канцелярии. При регистрации документов сотрудником канцелярии сверяется подпись с доверенностью. Проректоры, руководители структурных подразделений имеют право подписи конкретных видов документов в рамках своих должностных обязанностей или на основании доверенности выданной ректором.

Проект доверенности дает право осуществления деятельности по соответствующим направлениям и подписи конкретных видов документов (в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями) готовиться отделом кадров и представляется ректору на утверждение ежегодно за 2 недели до окончания срока действия ранее выданных доверенностей или по мере необходимости, не прошедшие регистрацию в канцелярии, считаются недействительными. Руководители структурных подразделений, действующие в соответствии с положением о структурном подразделении и выполняемыми обязанностями, могут делегировать (передавать) право подписи документов, возникающих в процессе деятельности подразделения своим подчиненным, для чего необходимо по согласованию с отделом кадров оформить и зарегистрировать в канцелярии соответствующую доверенность (если данные не оговорены в должностных инструкциях сотрудников). Доверенности на осуществление деятельности и права подписи документов от имени университета действуют не более одного года.

Использование факсимильного воспроизведения подписи на документах с разрешения обладателя допускается в случаях:

1. при необходимости в текущей деловой переписке;

2. при заключении расторжении гражданско-правовых договоров (только при наличии между сторонами письменного соглашения);

3. при заключении договоров использование факсимиле (штамп с подписью) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Соглашение сторон сделки (договора) об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в каждом отдельном случае путем включения такого пункта в текст соответствующего документа или путем составления отдельного документа. Если такого письменного соглашения нет, применение факсимильной подписи будет призвано неправомерным. При применении факсимиле текст документа предварительно согласовывается с руководителем, чья подпись будет на нем воспроизведена.

Не допускается использовать факсимильное воспроизведение подписи при выдаче доверенностей, в платежных и налоговых документах, в том числе при оформлении счет-фактур, требующих подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. При оформлении трудовых договоров и приказов о приеме и увольнении работников (использование факсимильной подписи автоматически делает эти документы недействительными)

При необходимости оценки целостности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам производится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри ВУЗа (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчинёнными и не подчинёнными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставиться пометка «замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, утверждающему документ. Для документа подлинник, которого остается в университете, виза проставляется в нижней части последнего листа документа или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответственным грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи лица, утверждающего документ, на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАННО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «лист согласования прилагается». Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в последовательности:

С подведомственными ВУЗу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренными в этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.) c вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителями университета, вышестоящими или межведомственными органами. Общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производиться проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее правило:

Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Вносить какие либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки и достоверность содержащихся в них возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Документы адресуют в организации, структурные подразделения организации или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в – дательном. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно (директорам образовательных учреждений). Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Если документ имеет приложения, названые в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме – (приложение: на 10 л. В 3 экз.). если приложения в тексте не названы то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются – (приложение 1: на 4 л. В 3 экз.), на приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставиться отметка с указанием названия распорядительного документа, его номер и дата.