Порядок работы совета директоров

Совет директоров является органом управления, порядок работы которого определяется Законом об АО, уставом и внутренними документами общества.

1. Председатель совета директоров и заседания совета директоров

Председатель совета директоров (п.2 ст.67 и п.п. 3-4 ст.68 Закона об АО):

- созывает заседания совета директоров и председательствует на них;

- организует на заседаниях совета директоров ведение протокола; имеет право решающего голоса при принятии решений советом директоров в случае равенства голосов членов совета директоров (если это предусмотрено уставом);

- подписывает протокол заседаний совета директоров (если он председательствует на них).

Если говорить более конкретно, председатель совета директоров участвует в его работе путем:

• формирования повестки дня заседаний совета директоров;

• организации выработки наиболее эффективных решений по вопросам повестки дня;

• организации свободного обсуждения вопросов, а также обеспечения доброжелательной и конструктивной атмосферы проведения заседаний;

• содействия поиску согласованного решения членами совета директоров.

При этом председатель совета директоров должен занимать твердую позицию и всегда действовать в интересах общества. Кроме этого, рекомендуется предусмотреть во внутренних документах общества обязанность председателя совета директоров:

• принимать все необходимые меры для своевременного предоставления членам совета директоров информации, необходимой им для принятия решений по вопросам повестки дня;

• поощрять членов совета директоров к свободному выражению своих мнений по указанным и иным вопросам;

• открыто обсуждать такие мнения;

• брать на себя инициативу при формулировании проектов решений совета директоров по рассматриваемым вопросам.

2. Заседания совета директоров

Совет директоров должен следовать требованиям закона (пункты 2 и 3 статьи 68 Закона об АО), с тем, чтобы принимаемые им решения имели силу и не могли быть отменены судом по искам о признании их недействительными.

Члены совета директоров должны обеспечивать регулярное проведение хорошо организованных заседаний совета директоров и его комитетов. Члены совета директоров должны активно участвовать в заседаниях совета директоров, и каждый член совета директоров:

• должен принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовании по ним;

• должен участвовать в работе комитетов совета директоров;

• вправе требовать созыва заседания совета директоров для обсуждения какого-либо вопроса, если, по его мнению, этот вопрос нуждается в оперативном обсуждении в интересах общества;

• должен заранее уведомлять совет директоров о невозможности своего участия в заседании совета директоров.

Кроме того, члены совета директоров должны иметь достаточно времени для выполнения своих функций. Поэтому совет директоров должен разработать для своих членов правила участия в работе советов директоров других обществ. Например, в Австралии председательство в совете директоров компании, акции которой зарегистрированы на фондовой бирже, приравнивается к членству в трех советах директоров различных компаний, а максимальное число таких директорских должностей (или эквивалентных им), занимаемых каким-либо физическим лицом, не должно превышать пяти[171]. Общее правило, касающееся членства в советах директоров нескольких компаний, должно, тем не менее, быть связано с фактором времени: если у потенциального члена совета директоров нет времени, он не должен принимать на себя слишком много обязанностей.

3. Первое заседание совета директоров

Не позднее одного месяца с даты проведения общего собрания акционеров, на котором был избран совет директоров, необходимо провести первое его заседание. Для удобства такое заседание может быть организовано после общего собрания акционеров. Обычно на этом заседании избирается председатель совета директоров. Кроме того, рекомендуется, чтобы на первом заседании совета директоров:

• были определены, подтверждены или скорректированы приоритетные направления деятельности совета директоров;

• были сформированы его комитеты, по мере необходимости;

• были избраны председатели комитетов.

Общество может также организовать ознакомительный курс обучения для новых членов совета директоров, охватывающий в числе иных вопросов:

• вопросы, касающиеся отрасли и сектора экономики, в которых работает общество;

• вопросы хозяйственной деятельности общества;

• текущее финансовое положение общества;

• стратегию общества;

• бизнес-риски;

• вопросы, связанные с образованием и опытом ключевых работников общества.

4. График проведения заседаний совета директоров

Порядок созыва и проведения заседаний совета директоров общества определяется уставом или внутренним документом общества.

У совета директоров должен быть план проведения заседаний, содержащий перечень вопросов, которые будут рассматриваться на соответствующих заседаниях. Совет директоров должен проводить заседания регулярно, не реже одного раза в шесть недель, как рекомендовано Кодексом ФКЦБ. Однако совет директоров может проводить заседания и чаще, по мере необходимости. Ниже приводятся рекомендации по проведению заседаний совета директоров.

Разработка плана заседаний на год. Это позволит директорам заблаговременно внести заседания в свое расписание. Следует отметить, что такой план заседаний должен носить рекомендательный характер, то есть совет директоров должен проводить дополнительные заседания, когда это необходимо, и напротив, отменять заседания, если на них нечего обсуждать.

Заблаговременное составление повестки дня. В этом случае директора смогут надлежащим образом подготовиться по соответствующим вопросам и целенаправленно обсудить их. Председателю совета директоров целесообразно заранее разослать проект повестки дня, это позволит ему получить замечания и предложения по включенным в нее вопросам.

Отнесение важных вопросов в начало повестки дня. У директоров нередко бывают другие дела, и многие из них вынуждены уходить с заседания совета директоров до его окончания. Лучше назначать заседания на начало рабочего дня, что способствует проведению оживленных дискуссий по соответствующим вопросам.

В дополнение к регулярным заседаниям совет директоров должен провести заседание, на котором будет предварительно утвержден годовой отчет общества. Такое заседание обычно проводится не менее чем за 30 дней до проведения годового собрания акционеров.

Корпоративная практика в России[172]. Согласно данным последних исследований, в российских акционерных обществах заседания совета директоров проводятся в среднем от восьми до одиннадцати раз в год.

5. Кто имеет право требовать созыва заседания совета директоров

Как правило, заседания совета директоров созываются его председателем. Председатель обязан созвать заседание совета директоров по требованию:

• членов совета директоров;

• ревизионной комиссии (ревизора) общества;

• аудитора общества; генерального директора и правления;

• иных лиц, определенных уставом общества.

6. Уведомление членов совета директоров о заседании совета директоров

Надлежащая практика[173]. Члены совета директоров должны надлежащим образом подготовиться к проведению заседания совета директоров. Члены совета директоров не должны голосовать, если у них нет по соответствующим вопросам исчерпывающей информации или если такие вопросы для них непонятны. Необходимые материалы и информация должны направляться членам совета директоров вместе с уведомлением о проведении заседания совета директоров, так чтобы каждый член совета директоров мог изучить материалы, относящиеся к вопросам повестки дня. Срок в две недели является достаточным для этого. Внутренние документы общества должны предусматривать наиболее приемлемые для членов совета директоров форму уведомления о заседании совета директоров и порядок направления (предоставления) им информации (в том числе посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи).

7. Кворум на заседаниях совета директоров

Кворум представляет собой минимальное число членов совета директоров, которые должны участвовать в заседании совета директоров для того, чтобы на таком заседании могли приниматься решения, имеющие силу. Кворум для проведения заседания совета директоров определяется уставом, но он не должен быть менее половины от числа избранных членов совета.

В случае, когда количество членов совета директоров становится меньше количества, составляющего указанный кворум, совет директоров обязан принять решение о проведении внеочередного общего собрания акционеров для избрания нового состава совета. Оставшиеся члены совета директоров вправе принимать решение только о созыве внеочередного общего собрания акционеров.

При принятии решений по наиболее важным вопросам деятельности общества рекомендуется в уставе или в иных внутренних документах общества установить более высокие требования к кворуму. В частности, кворум должен составлять квалифицированное большинство в две трети от числа избранных членов совета директоров для:

• утверждения приоритетных направлений деятельности и финансово- хозяйственного плана общества;

• утверждения дивидендной политики общества и представления рекомендаций по выплате дивидендов;

• вынесения на общее собрание акционеров вопросов о реорганизации или ликвидации общества;

• уменьшения (увеличения) уставного капитала общества.

Аналогичным образом, в уставе рекомендуется предусмотреть такую процедуру определения кворума, которая обеспечивала бы возможность влияния независимых директоров на принятие решений.

8. Порядок участия членов совета директоров в его заседаниях

Члены совета директоров общества могут участвовать в голосовании, когда они:

• присутствуют на заседании совета директоров;

• участвуют в нем посредством конференционной (селекторной) связи или иных средств связи (если это разрешено уставом или внутренними документами общества);

• отсутствуют на заседании, но представили письменное мнение (если это разрешено уставом или внутренними документами общества).

Надлежащая практика.[174] Некоторые вопросы столь важны, что они должны решаться на очных заседаниях совета директоров. Такие вопросы включают:

утверждение приоритетных направлений деятельности общества и финансово-хозяйственного плана общества;

созыв годового общего собрания акционеров и принятие решений, необходимых для его проведения; предварительное утверждение годового отчета общества; созыв или отказ в созыве внеочередного общего собрания акционеров по требованию заинтересованных лиц; избрание и переизбрание председателя совета директоров; образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий;

приостановление полномочий генерального директора и назначение временного генерального директора;

вынесение на рассмотрение общего собрания акционеров предложений о реорганизации или ликвидации общества;

увеличение уставного капитала путем размещения дополнительных акций.

Передача права голоса членом совета директоров иному лицу, в том числе другому члену совета директоров, не допускается.

При участии в заседании совета директоров каждый директор должен:

• слушать и вникать в устное изложение вопросов;

• задавать вопросы. Это особенно важно, когда речь идет о презентациях или отчетах, представленных на рассмотрение совета директоров должностными лицами общества, тем более когда такие материалы сложны или нечетко изложены;

• требовать дополнительных материалов. Если на рассмотрение совета директоров представлен конкретный вопрос, по которому у директора нет специальных знаний, такой директор должен еще до проведения заседания запросить дополнительную информацию в форме исследований, оценок или заключений (в том числе подготовленных независимыми экспертами), а также иных документов по данному вопросу.

9. Учет письменных мнений

Уставом или внутренним документом общества может быть предусмотрена возможность учета при определении наличия кворума и результатов голосования письменного мнения члена совета директоров, отсутствующего на заседании.

Уставом или иными внутренними документами общества должна быть предусмотрена возможность принятия решений членами совета директоров путем заочного голосования. Однако применительно к тем решениям, которые по уставу должны приниматься на очном заседании совета директоров, голоса отсутствующих членов совета директоров, высказавших свое мнение в письменном виде, не учитываются при определении кворума на заседании совета директоров. Общества должны определить порядок заочного голосования, в том числе сроки направления каждому члену совета директоров бюллетеня для голосования и получения заполненного бюллетеня. При определении указанных сроков следует исходить из того, что они должны быть достаточными для получения бюллетеней и принятия членами совета директоров решений по содержащимся в них вопросам повестки дня.

10. Протокол заседания совета директоров

На заседании совета директоров должен вестись протокол. Протокол заседания совета директоров составляется не позднее трех дней после заседания и хранится в обществе. Протокол должен содержать, по меньшей мере, следующую информацию:

• место и время проведения заседания;

• лица, присутствовавшие на заседании;

• повестка дня заседания;

• вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;

• принятые решения.

Председательствующий на заседании совета директоров несет ответственность за правильность составления протокола и подписывает его.

Надлежащая практика[175]. Поскольку законодательные и нормативные требования к членам совета директоров становятся все более многочисленными, протоколы заседаний совета директоров представляют собой важный документ, свидетельствующий о выполнении членами совета директоров их обязанности проявлять заботливость. В соответствии со стандартами надлежащей практики корпоративного управления, вместе с протоколами должны храниться бюллетени, использованные в голосовании по вопросам повестки дня заседаний совета директоров. Целесообразно, чтобы протокол подписывался всеми членами совета директоров.

Совету директоров нередко бывает необходимо назначить секретаря совета директоров, который ведет записи и помогает составлять протокол заседаний. В международной практике в качестве секретаря совета директоров часто выступает корпоративный секретарь общества, который также может подписывать протоколы заседаний.

Следует отметить, что протокол содержит лишь краткую сводную ни формацию о заседании, в то время как стенограммы отражают весь обсуждения вопросов с изложением предложений и аргументов, выдвигавшихся каждым из членов совета директоров.

Вне зависимости от того, будут ли в общество вестись протоколы и {или) стенограммы заседаний, вместе с ними должны храниться следующие документы:

• бюллетени, использованные в голосовании по вопросам повестки дня заседаний совета директоров;

• письменные мнения членов совета директоров, отсутствовавших на заседании.

Каждому члену совета директоров должна быть предоставлена информация о ходе обсуждения вопросов повестки дня на заседаниях совета директоров. Для этого обществу следует установить процедуру, в соответствии с которой всем членам совета директоров направляются:

• копии протоколов и стенограмм заседаний;

• отчеты об итогах голосования (в случае проведения заседания в заочной форме).

Это должно быть сделано в течение разумного времени после окончания заседания совета директоров, но в любом случае до следующего заседания.