Смета доходов и расходов PR-отдела.

Существует несколько методов конкретизации объемов ассигнований на деятель­ность по связям с общественностью, то есть бюджетного планирования:

- метод фиксированного процента, базирующийся на выделении определенного 1 процента от общего бюджета организации;

- метод планирования в соответствии с затратами конкурента реализуется путем систематического отслеживания мероприятий конкурентов и нейтрализации их действий;

- метод максимальных расходов предполагает выделение организацией макси­мума возможных средств в данной финансовой ситуации;

- метод «цель-задание» реализуется с помощью предварительного формулирова­ния целей кампании по связям с общественностью, конкретизации видов PR-средств и объемов информации, а необходимая сумма определяется путем каль­куляции соответствующих работ с учетом существующих тарифов и расценок;

- метод максимального дохода основывается на сопоставлении затрат, отпущен­ных на деятельность по связям с общественностью, с доходами, полученными в результате проделанной работы.

Бюджетное планирование идет рука об руку с календарным планированием мероприятий!

Обязательно также надо придерживаться следующих (весьма элементарных) пра­вил бюджетного планирования кампании:

1. Все бюджетные расходы должны быть сгруппированы по целевым статьям-программам. Переброска денег из одной статьи расходов в другую просто недо­пустима! В этом плане предварительное бюджетное планирование выполняет функцию финансового контроля.

2. Каждая статья расходов должна иметь ответственного — за соответствие бюд­жету и за целевое расходование средств.

3. В каждой статье расходов должен быть заложен проект отчета по ней — тогда бюджетный план по окончании кампании легко превращается в финансовый отчет. То есть все расходы должны быть подтверждены (или внешними доку­ментами, или хотя бы внутренними — расписками исполнителей), также в итоге должен быть осуществлен подробный анализ того, как тратились деньги и какие выводы из этого можно сделать при проведении следующих кампаний.

Документ под названием «бюджет» или «план-бюджет» разрабатывается сроком на год или на квартал (как вариант — с еже­квартальным уточнением), реже — помесячно и утверждается верховным ру­ководителем компании. Он должен быть детально расписан. А еще лучше разбить бюджет на три разных документа, к при меру, «PR-бюджет», «Бюджет на рекламу», «Бюджет на полиграфию». Пишите в бюджете суммы, завышенные изначально процентов на 25. Важно также выбрать правильное время для утверждения бюджета.

У работников коммуникационного подраз­деления должны быть планы как минимум трех типов:

1. Долгосрочные (на текущий год и следующий за ним, возможно, еще один-два года. Последнее актуально, если вам известно, какие события точно состоятся в это время. Ярчайший пример — выборы).

2. Среднесрочные (полгода-год, в планы должны быть внесены «опорные точки» более конкретного, детально проработанного свойства. Например, сезонные изменения в деятельности компаний, для которых потребительские сезоны ак­туальны).

3. Краткосрочные (чем подробнее, тем лучше). Как правило, такие планы со­ставляются для проведения серии мероприятий, посвященных одной пробле­матике и объединенных одной целью.

Планирование произ­водится по опорным точкам. Существует два основных вида этих точек: внутренние и внешние.

Внутренние точки связаны с перспективами деятельности организации. Проще, в органах госуправления — там планы работы утверждаются в официальном порядке и рассылаются СМИ.

Внешние точки известны заранее. Помимо смены времен года, это общенацио­нальные и профессиональные праздники, дни рождения руководителя и организа­ции в целом.