Время, навязываемое системой

Время, навязываемое системой, — это время, которое мы тратим на административные и иные требования, поступающие от людей, которые не являются для вас ни начальством, ни подчинен­ными (от других менеджеров, сослуживцев, об­служивающего персонала и т. п.), требования, ко­торые неотъемлемо присутствуют в любой орга­низации. При этом вы словно стоите у бесконеч­ного административного конвейера, пронизыва­ющего всю организацию, что-то снимая с него, что-то подавая на него. То, что вы снимаете, по­падает в вашу «корзину входящих документов»; то, что вы подаете на него, поступает из вашей «корзины исходящих документов». Время, навя­зываемое системой, включает в себя заполнение всевозможных административных формуляров» присутствие на различных заседаниях, ответы на телефонные звонки.

Предположим, у вас уволилась секретарша, в вашем отделе образуется то, что на языке отдела кадров называется «незаполненной вакансией». Если вы попросите их нанять вам другу секретаршу, они предложат вам заполнить бланк расписать ее служебные обязанности и т. д. Время, которое вы потратите на все эти вопросы, есть время, навязываемое системой. Кто-то называет это волокитой, кто-то называет канцелярщиной, кто-то — бюрократизмом.

Административная волокита существует практически во всех организациях, поскольку обслуживающий персонал, как правило, перегруженный работой и недоукомплектован.

Один человек из обслуживающего персонал как-то объяснил мне, почему это происходит: «Не пределов тому, чего от нас требуют, но есть предел тому, что мы можем сделать!» Обслуживающий персонал просто не в состоянии делать все что от него требуется. Поэтому, чтобы внести хоть какой-то порядок во весь этот хаос и немного облегчить себе жизнь, они разрабатываю огромное многообразие формуляров, процедур инструкций.

Волокита требует времени, поэтому так много людей жалуется на нее. Но игнорировать требо­вания системы рискованно. Онкен рассказал нам на семинаре историю о менеджере, у которого сломался стул и он попытался его заменить. По­скольку тот был человеком занятым, у него не было времени завести знакомство с кем-нибудь из отдела снабжения, как не было времени лично явиться туда, чтобы заказать новый стул. Поэто­му он сделал свой заказ по телефону. В то время у него что-то не ладилось на работе, и он был так раздосадован поломкой стула, что в разгово­ре с представителем отдела снабжения проявил некоторую резкость. Ответ был столь же резким: «Мы должны получить заявку в письменной фор­ме. И на соответствующем бланке». У него не было соответствующего бланка, поэтому он от­правился в отдел снабжения лично и, пытаясь сохранять хладнокровие, заполнил бланк на мес­те, швырнув его через стол служащему.

Десять дней спустя (когда он уже рассчиты­вал сидеть на новом стуле) его заявка вернулась к нему с припиской: «Мы не можем удовлетво­рить вашу заявку, поскольку вы поставили не­верную цифру в графе 9». Побагровев, он позво­нил в отдел снабжения и высказал все, что о них думает. Немного успокоившись, он спросил: «Какова правильная цифра?» Служащий За словом , в карман не полез и с откровенным смешком от­ветил: «Давайте разберемся. Наше дело выяв­лять неправильные цифры, а ваше дело — впи­сывать правильные». Менеджер починил стул сам. Мы не можем управлять без помощи этих лю­дей и нуждаемся в них больше, чем они в нас. Поэтому, чтобы выжить в организации, вы долж­ны приспосабливаться к бюрократическим требо­ваниям системы. Если мы пренебрегаем этими требованиями в надежде потратить сэкономлен­ное время на другие дела, система наказывает нас, навязывая нам еще больше требований.