Бухгалтерські проведення з обліку операцій за видатками.

Процес проведення видатків бюджету та відображення означених операцій у бухгалтерському обліку включає декілька етапів. Зокрема, до першого етапу відноситься організація роботи органів Державного казначейства по касовому виконанню Державного бюджету за видатками. Вона починається зі складання пропозиції про виділення коштів із загального фонду Державного бюджету в розрізі головних розпорядників коштів загальною сумою (з указанням у разі необхідності сум за функціями Державного бюджету, а також загальної суми затверджених асигнувань та фактичних обсягів коштів, виділених із початку року) на підставі ресурсного балансу на відповідний період, бюджетних призначень та з урахуванням зареєстрованих зобов’язань розпорядників коштів. Затверджені головою Державного казначейства та погоджені з Міністерством фінансів пропозиції реєструються Державним казначейством у системі бухгалтерського обліку шляхом введення в базу даних. Облік пропозицій та змін щодо них ведеться в органах Державного казначейства України на позабалансових рахунках:

9091 «Пропозиції про виділення асигнувань загального фонду Державного бюджету».

9093 «Узагальнені пропозиції про виділення коштів загального фонду Державного бюджету».

Щоденно в межах наявних коштів на рахунку загального фонду Державного бюджету Державне казначейство України готує розпорядження про виділення коштів у розрізі головних розпорядників коштів, яке затверджується головою Державного казначейства України або його заступником. Виділення коштів здійснюється в межах затверджених раніше пропозицій. Для зарахування коштів головному розпоряднику коштів відкриваються зведені особові рахунки та особові рахунки (зараховані на зведені особові рахунки кошти на підставі розподілу головного розпорядника коштів переводяться на відповідні особові рахунки, після чого згідно з розподілом коштів розпорядника II ступеня ці кошти зараховуються на відповідні реєстраційні рахунки). Зарахування коштів супроводжується наданням головному розпоряднику коштів виписки з зазначених рахунків, де інформація про обсяг виділених коштів подається в розрізі типу операції, МФО, номер рахунка, номер документа. На підставі останньої головний розпорядник протягом одного робочого дня готує розподіл коштів у розрізі територій, який засвідчує підписом та печаткою, а також платіжне доручення на перерахування коштів. Державне казначейство України реєструє розподіли коштів у журналі реєстрації та перевіряє як розподіл, так і платіжне доручення на предмет відповідності вказаних у них сум таким показникам як обсяг залишку на рахунку, дані щодо затверджених пропозицій, кошторисних призначень та планів асигнувань, зареєстрованих зобов’язанням та наданій мережі. Перевірені розподіли коштів групуються за територіями, після чого складаються реєстри на здійснення видатків управлінням Державного казначейства за КФКВ,КВКВ та КЕКВ. На основі розподілу коштів та реєстрів на здійснення видатків складається розпорядження на перерахування коштів, яке затверджується головою Державного казначейства України або його заступником та реєструється у жур­налі реєстрації. Останній документ є підставою для переказу коштів державного бюджету, який здійснюється платіжним дорученням. Реєстри на здійснення видатків передаються засобами телекомунікаційного зв’язку відповідним управлінням Державного казначейства.

За отриманими реєстрами та в межах наявних коштів управління Державного казначейства зараховує кошти на особові рахунки розпорядників II ступеня для подальшого їх розподілу між самим розпорядником коштів ІІ ступеня, розпорядниками коштів III ступеня та одержувачами. Про факт зарахування коштів на особові рахунки розпорядника коштів ІІ ступеня, управління повідомляє останнього шляхом надання йому виписки з рахунка. Розпорядники коштів ІІ ступеня протягом одного робочого дня після отримання означених виписок з особових рахунків, готують розподіл коштів та платіжне доручення на перерахування коштів в установленому порядку і передають документи до управління для перевірки, звіряння даних і групування за відповідними територіальними одиницями з подальшим складанням реєстру на здійснення видатків. Після складання в установленому порядку роз-
порядження на перерахування коштів здійснюється платіжним дорученням безпосереднє перерахування коштів відділенням Державного казначейства.

При здійсненні видатків Державним казначейством України за рахунок коштів, що надходять на транзитні рахунки з обліку доходів Державного бюджету безпосередньо в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, фактичне перерахування коштів від Державного казначейства його територі­альним управлінням не відбувається. Рух інформаційних потоків здійснюється, як і в попередній схемі, з центрального рівня (Державного казначейства) до територіальних одиниць — управлінь та відділень, при цьому від Державного казначейства управління отримують реєстри пропозицій на здійснення видатків, складені на підставі розподілу пропозицій ГРК. Реєстри пропозицій є підставою для управлінь здійснити щоденне виділення коштів із загального фонду Державного бюджету в розрізі розпорядників коштів та одержувачів, яке проводиться за розпоряджен­ням. Кошти виділяються в межах затверджених пропозицій та залишку на рахунках загального фонду Державного бюджету і зараховуються розпорядникам коштів II ступеня на особові рахунки, розпорядникам коштів IIІ ступеня та одержувачам коштів — на реєстраційні рахунки. Надалі процес руху грошових фактичних та інформаційних потоків подібний до наведеної схеми.

Дещо інший порядок перерахування коштів для здійснення видатків передбачено для ГРК, що відповідно до відомчої класифікації видатків мають коди 771—791. Обслуговування таких головних розпорядників коштів, як Рада міністрів АРК, державні адміністрації в областях, містах Києві та Севастополі, починається з доведення їм Державним казначейством (протягом 3 днів з дня отримання розпису) витягу з річного розпису призначень та розпису асигнувань загального фонду Державного бюджету з одночасною передачею копій останніх документів до відповідних управлінь Державного казначейства.

На момент отримання управлінням витягу, даний територіальний орган Державного казначейства має сформувати дані про мережу за інформацією Ради міністрів Автономної Республіки Крим, державних адміністрацій в областях, містах Києві та Севастополі, поданою до початку бюджетного року (розпорядники коштів нижчого рівня подають мережу відповідним відділенням Державного казначейства). Вищевказані головні розпорядники коштів протягом п’яти робочих днів після отримання витягів з розписів подають до відповідного управління Держказначейства розподіл показників зведених кошторисів доходів і видатків та планів асигнувань у розрізі розпорядників коштів нижчого рівня на паперових та електрон­них носіях, а в разі виникнення змін, що виникають у процесі виконання Державного бюджету, в аналогічному порядку подають реєстр змін зведеного кошторису видатків та помісячних планів асигнувань загального фонду Державного бюджету.

Здійснення видатків Державного бюджету в даному випадку за означеним напрямком починається на центральному рівні проведенням Державним казначейством України переказу коштів з рахунка загального фонду Державного бюджету на особові/зведені особові рахунки зазначених ГРК, відкриті в управліннях Державного казначейства України. Управління Державного казначейства України за результатами операційного дня або за запитом ГРК, надають виписку з означених рахунків останнім клієнтам. Рада міністрів Автономної Республіки Крим, державні адміністрації в областях, містах Києві та Севастополі подають до обласного управління Державного казначейства розподіл коштів за повною економічною класифікацією видатків бюджету у двох примірниках на паперових та електронних носіях. За умов цільового призначення коштів, поданий розподіл в обов’язковому порядку повинен ураховувати примітку щодо призначення коштів, у протилежному випадку документи повертаються без виконання. Подальше проходження документів здійснюється у звичному порядку.

Отримання розпорядниками коштів фінансових коштів, що віднесені до складу власних надходжень останніх, супроводжується їх зарахуванням на спеціальні реєстраційні рахунки.

Фінансові кошти, що призначені до отримання одержувачам коштів, відповідні органи Державного казначейства зараховують на рахунки одержувачів коштів Державного бюджету. Слід зауважити, що означеній процедурі передує:

— внесення одержувачів коштів до мережі відповідного розпорядника коштів;

— включення відповідного планового обсягу коштів, що призначаються для одержувача коштів, до складу планових показників зведеного кошторису та плану асигнувань відповідного розпорядника коштів.

Особливості виконання Державного бюджету за видатками в умовах включення органів Державного казначейства в єдину внутрішню платіжну систему полягають у проведенні деяких технічних відмінностей за операціями щодо організації роботи органів Державного казначейства по касовому виконанню Державного бюджету за видатками, як то: отримані від головних розпорядників коштів розподіли виділених бюджетних асигнувань перевіряються Державним казначейством в автоматизованому режимі, групуються за територіями і на їх основі складаються реєстри на виділення бюджетних асигнувань, які засобами електронного зв’язку передаються територіальним управлінням Державного казначейства; при внесенні змін до пропозицій, розпоряджень про виділення бюджетних асигнувань зведених реєстрів та реєстрів здійснюється облік цих змін на відповідних рахунках позабалансового обліку в автоматизованому режимі. На підставі інформації територіальних управлінь про залишки коштів на рахунках, відкритих у відповідних органах Державного казначейства, платіжного календаря відповідної області, Державним казначейством України приймається рішення щодо механізму підкріплення коштами реєстрів під виділені бюджетні асигнування, при цьому останній визначається в кожному конкретному випадку окремо відповідно до порядку, встановленого нормативними документами Державного казначейства України. Підставою для перерахування коштів відповідному органу Держав­ного казначейства є розпорядження.

Для здійснення синтетичного обліку операцій по переведенню коштів на зведені особові, особові та реєстраційні рахунки використовуються наступні балансові рахунки: 1111, 1122, 1222, 3112, 9091, 9093, 8221, 8911, 9921, 8921, 8111, 9211, 9251 охарактеризовані раніше, а також:

1711 «Субкореспондентський рахунок, відкритий в органі Державного казначейства». За дебетом рахунка відображаються суми, які надходять на Субкореспондентський рахунок на користь органів Державного казначейства; за кредитом — суми, що вилучаються з субкореспондентських рахунків органів Державного казначейства, у тому числі і за дорученням клієнтів.

3511 «Особові рахунки розпорядників за коштами, отриманими із загального фонду Державного бюджету».

3512 «Особові рахунки розпорядників за коштами, отриманими зі спеціального фонду Державного бюджету».

За кредитом субрахунків здійснюється зарахування коштів, виділених головним розпорядникам та розпорядникам коштів другого ступеня із загального та спеціального фондів Державного бюджету для розподілу між підвідомчими установами; за дебетом — відбиваються направлення сум коштів на реєстраційні рахунки головних розпорядників та особові рахунки розпорядників другого ступеня.

3513 «Зведені особові рахунки головних розпорядників за коштами, отриманими із загального фонду Державного бюджету».

3514 «Зведені особові рахунки головних розпорядників за коштами, отриманими зі спеціального фонду Державного бюджету».

За кредитом субрахунків здійснюється зарахування коштів, виділених із загального та спеціального фондів державного бюджету на підставі затверджених Міністерством фінансів України пропозицій без визначення адресності коштів щодо КФКВ; за дебетом — списання коштів за розподілом щодо призначення голов­ним розпорядником коштів.

3521 «Реєстраційні рахунки розпорядників за коштами загального фонду Державного бюджету».

3522 «Реєстраційні рахунки розпорядників коштів спеціального фонду Державного бюджету». За кредитом субрахунків відбивається зарахування коштів, виділених розпоряднику з відповідного фонду бюджету на утримання установи; за дебетом — направлення визначених сум коштів на здійснення видат­ків розпорядника, згідно із кошторисом доходів і видатків або списання залишків з рахунка у встановленому законодавством порядку.

3911 «Технічні рахунки управлінь Державного казначейства».

7111 «Видатки загального фонду державного бюджету».

7121 «Видатки спеціального фонду державного бюджету». Аналітичний облік за рахунками ведеться в разі КФКВ, КВКВ, КЕКВ. За дебетом субрахунків відбиваються суми касових видат­ків розпорядників у кореспонденції з рахунком 7911 «Контррахунок за видатковими операціями»; за кредитом — упродовж року проводяться суми коштів, по відновленню касових видатків розпорядників у кореспонденції зі вказаним контррахунком, а в кінці року здійснюється віднесення видатків загального та спеціального фондів Державного бюджету на результат виконання бюджету в кореспонденції з рахунками 5111 «Результат виконання загального фонду Державного бюджету» та 5112 «Результат виконання спеціального фонду Державного бюджету».

7911 «Контррахунок за видатковими операціями».

8111 «Кошти загального фонду Державного бюджету, отримані від вищестоящих органів Державного казначейства».

8112 «Кошти спеціального фонду Державного бюджету, отримані від вищестоящих органів Державного казначейства». За кредитом субрахунків здійснюється відображення зарахування сум коштів загального та спеціального фондів Державного бюджету, отриманих від вищестоящих органів Державного казначейства у кореспонденції з рахунком 8921 «Контррахунок за операціями управлінського обліку за отриманими коштами»; за дебетом — повернення зайво або помилково отриманих від вищестоящих органів Державного казначейства коштів Державного бюджету в кореспонденції з вищевказаним рахунком управлінського обліку.

8221 «Асигнування загального фонду Державного бюджету, передані нижчестоящим органам Державного казначейства».

8222 «Асигнування спеціального фонду державного бюджету, передані нижчестоящим органам Державного казначейства». За дебетом субрахунків відбивається факт зарахування коштів загального та спеціального фондів державного бюджету, переданих нижчестоящим органам Державного казначейства у кореспонден­ції з рахунком 8911 «Контррахунок за операціями управлінського обліку за переданими коштами»; за кредитом — зарахування повернутих коштів державного бюджету, які були помилково або в зайвому обсязі перераховані нижчестоящим органам Державного казначейства (у зворотній до попередньої кореспонденції).

8911 «Контррахунок за операціями управлінського обліку за переданими коштами».

8921 «Контррахунок за операціями управлінського обліку за отриманими коштами». Призначені для відображення операцій за системою подвійного запису (кореспондуються з активними та пасивними рахунками 8 класу «Управлінський облік») відповідно до процесу відображення інформації щодо зазначених операцій передує розробка аналітичних параметрів рахунків та відповідно до цього відкриття аналітичних рахунків.

Оскільки фіксація вищеописаних операцій по виконанню видаткової частини Державного бюджету в системі рахунків здійснюється як на рівні Державного казначейства, так і на рівні управлінь і відділень (для відділень Держказначейства, які є балансовими чи ще не перейшли у СЕП НБУ), кореспонденція на кожному з рівнів набуває такого вигляду:

У Державному казначействі:

· на суму виділених коштів із загального фонду Державного бюджету головним розпорядникам коштів, на підставі відповідних меморіальних документів Державного казначейства з метою зарахування на:

1)зведені особові рахунки (за узагальненими пропорціями)

Дебет 3112 Кредит 3513

Дебет 9093 Кредит 9921

2)особові рахунки (відкриті за кодами функціональної класифікації)

Дебет 3112 Кредит 3511

Дебет 9091 Кредит 9921

· на суму перерахованих платіжним дорученням коштів з осо­бових рахунків розпорядників своїм підвідомчим установам здійс­нюється така кореспонденція рахунків

Дебет 3511 Кредит 1111/1122, 1222

Дебет 8221 Кредит 8911

Відмітимо, що за рахунками 1122 та 1222 відображається інформація за даною операцією щодо органів Державного казначейства, що не перейшли у СЕП НБУ.

На рівні управління Державного казначейства при отриманні файла початкових платежів здійснюється зарахування коштів на особові рахунки розпорядників коштів другого рівня. При цьому проводиться наступна кореспонденція:

Дебет 1111/1122, 1222 Кредит 3511

Дебет 8921 Кредит 8111

Дебет 9211, 9251 Кредит 9921

Перерахування коштів розпорядниками коштів другого ступеня на власні реєстраційні рахунки для подальшого здійснення видатків у процесі діяльності установи та на реєстраційні рахунки розпорядників коштів третього ступеня здійснюється на підставі платіжного доручення. При цьому в управлінні Державного казначейства проводяться наступні проведення:

а) при безбалансовості відділення Державного казначейства, до територіальної належності яких відносяться дані розпорядники коштів:

Дебет 3511 Кредит 3521

б) за наявності балансів на рівні відділень Державного казначейства, до територіальної належності яких відносяться дані розпорядники коштів:

Дебет 3511 Кредит 3911, 3521

та одночасно на суму коштів, перерахованих розпорядником третього ступеня:

Дебет 8911 Кредит 8221

в) за наявності відділень ДК, що не ввійшли у СЕП НБУ

Дебет 3511 Кредит 1122, 1222, 3521

та одночасно на суму коштів, переведених розпорядникам коштів третього ступеня, здійснюється проведення

Дебет 8911 Кредит 8221

При здійсненні даної комплексної кореспонденції проводиться звірка залишків на рахунках позабалансового обліку щодо кошторисних призначень асигнувань та зобов’язань розпорядників коштів, зокрема 9111, 9211, 9131, 9411/9413.

У відділенні Державного казначейства (що є балансовим або не ввійшло до СЕП НБУ) на підставі отриманих електронних чи паперових документів (файла початкових платежів СЕП НБУ, платіжних доручень) відображається інформація в системі таких рахунків: 1711/1122, 1222 та 3521, 8911 та 8111, та одночасно 9211, 9251 та 9921.

Надходження коштів спеціального фонду для зарахування безпосередньо на спеціальні реєстраційні рахунки супроводжується відповідною кореспонденцією щодо трьох варіантів організації роботи органів Державного казначейства, а саме:

а) за умов відсутності балансів на рівні відділень управлінь Державного казначейства:

· вищевказані кошти надійшли до управління Державного казначейства:

Дебет 1111 Кредит 3522

Дебет 6911 Кредит 6114

та одночасно

Дебет 9212 Кредит 9921

Дебет 9911 Кредит 9312

б) за наявності балансів на рівні відділень управління Державного казначейства:

· вищевказані кошти надійшли до управління Державного казначейства:

Дебет 1111 Кредит 3911, 3522

Дебет 6911 Кредит 6114

та одночасно

Дебет 9212 Кредит 9921

Дебет 9911 Кредит 9312

· кошти спеціального фонду надійшли на субкореспондентський рахунок районного відділення Державного казначейства для зарахування на рахунки розпорядників коштів:

Дебет 1711 Кредит 3522

Дебет 6911 Кредит 6114

та одночасно

Дебет 9212 Кредит 9921

Дебет 9911 Кредит 9312

в) при наявності відділень Державного казначейства, що не ввійшли до СЕП НБУ:

· надходження коштів на спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників коштів, що обслуговуються в управлінні Державного казначейства:

Дебет 1122, 1222 Кредит 3522

Дебет 6911 Кредит 6114

та одночасно

Дебет 9212 Кредит 9921

Дебет 9911 Кредит 9312

· цільове надходження коштів за зазначеним напрямком до районного відділення Державного казначейства на субкореспондентський рахунок

Дебет 1122, 1222 Кредит 3522

Дебет 6911 Кредит 6112

одночасно з кореспонденцією

Дебет 9212 Кредит 9921

Дебет 9911 Кредит 9312

Оплата видатків розпорядників бюджетних коштів здійснюється органами Державного казначейства України шляхом проведення платежів з реєстраційних, спеціальних шляхом проведення платежів реєстраційних рахунків останніх. Означена операція здійснюється лише за наявності в обліку органів Державного казначейства даних щодо зобов’язань та фінансових зобов’язань розпорядників коштів і залишків коштів на їх рахунках. Підставою для оплати видатків виступають платіжні доручення розпорядників коштів та підтверджувальні документи (рахунки, рахунки-фак­тури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт (крім договорів на оплату комунальних послуг, послуг зв’язку; охорони, оренди приміщень), акти виконаних робіт, тендерна документація, акцепти тендерних пропозицій, договори про закупівлю тощо), які приймаються органами Держав­ного казначейства: щодо загального фонду — відповідно до кошторисних призначень, помісячних планів асигнувань, зареєстрованих зобов’язань та в межах залишку коштів на рахунку за певним кодом економічної класифікації видатків; щодо спеціального фонду — у межах загального залишку коштів на спеціальному реєстраційному рахунку за кодами економічної класифікації видатків, залишків кошторисних призначень та зареєстрованих зобов’язань.

Платіжні доручення подаються до органів Державного казначейства України в двох примірниках, на першому з яких ставляться відбиток печатки та підписи відповідальних осіб установи. Подані платіжні документи перевіряються щодо правильності заповнення реквізитів та відповідності підписів і відбитка печатки зразкам, при цьому в разі виявлення неправильного заповнення реквізитів платіжне доручення підлягає поверненню відповідним клієнтам з відміткою на зворотному боці про причину повернення, завірену підписом казначея. Підготовлені платіжні доручення передаються органами Державного казначейства України до установ банків у вигляді електронних розрахункових документів каналами зв’язку в системі «клієнт-банк». У випадках відмови в оплаті рахунків розпорядників коштів з боку органів Державного казначейства, останні повідомляють розпорядників коштів про цей факт письмово, з обов’язковою реєстрацією цього факту в Журналі реєстрації відмов в оплаті рахунків.

Відображення операцій по оплаті рахунків за рахунок коштів загального фонду відбувається в межах таких рахунків:

1)в управлінні Державного казначейства

Дебет 3521 Кредит 1111/1711, 1122, 1222

Дебет 7111 Кредит 7911

та одночасно на зменшення даних по рахунках позабалансового обліку

Дебет 9111, 9131, 9413 Кредит 9921

2)у відділенні Державного казначейства (за відповідним статусом у СЕП НБУ):

Дебет 3521 Кредит 1711/1122, 1222

Дебет 7111 Кредит 7911

та одночасно

Дебет 9111, 9131, 9413 Кредит 9921

При оплаті рахунків за рахунок коштів спеціального фонду на підставі платіжних доручень розпорядників коштів та супровідних підтверджувальних документів здійснюється проведення:

1) в управлінні Державного казначейства

Дебет 3522 Кредит 1111/1711/1122, 1222

і на суму оплачених рахунків розпорядників, що обслуговуються відділеннями

Дебет 3911 Кредит 1111

та одночасно

Дебет 7121 Кредит 7911

Дебет 9112, 9414 Кредит 9921

2) у відділеннях Державного казначейства (за відповідним статусом у СЕП НБУ)

Дебет 3522 Кредит 1711/1122, 1222

Дебет 7121 Кредит 7911

та одночасно

Дебет 9112, 9414 Кредит 9921

Для здійснення виплати готівки розпорядникам коштів остан­ні подають до заявки органів Державного казначейства України відповідні заявки у двох примірниках, один з яких після видачі готівки повертається розпоряднику бюджетних коштів з відповідним відбитком штампа казначея. На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують грошові чеки на отримання готівки на ім’я осіб, указаних у заявці.

За означеними грошовими чеками уповноважені особи розпорядників бюджетних коштів отримують готівку з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім’я органів Державного казначейства України. Повернення невикористаної готівки здійснюється уповноваженими особами розпорядників бюджетних коштів на цей самий рахунок за відповідними документами, при заповненні яких обов’язково вказується номер реєстраційного (спеціального реєстраційного) рахунка, на який повинні бути зараховані кошти. Грошові чекові книжки на отримання готівки в установах банків можуть надаватись безпосередньо розпорядникам бюджетних коштів органами Державного казначейства України за умови попередньої їх реєстрації в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та підпису особи, яка отримала чекову книжку.

З метою своєчасного отримання готівки в установах банків органи Державного казначейства України готують касові заявки для отримання готівки. Для цього за 55 днів до початку кварталу, що планується, розпорядники бюджетних коштів подають до органів Державного казначейства України, в яких їм відкриті реєстраційні (спеціальні реєстраційні) рахунки, касові заявки на отримання готівки, де вони звіряються з кошторисами доходів і видатків установ та узагальнюються у вигляді Зведеної касової заявки. Остання передається до установ уповноважених банків не пізніше 45 днів до початку кварталу або в строки установлені за угодою між органами казначейства та установами банків.

Порядок аналітичного обліку операцій по здійсненню видатків державного бюджету та склад реєстрів аналогічні описаним у попередній темі процедурам.