Аудит расчетов с подотчетными лицами

Оценка эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Контрольные процедуры (предпосылки: существование, полнота, точное измерение, представление и раскрытие).

1. Ознакомиться с рабочим планом счетов, разрабатываемым на основе Плана счетов и инструкции
по его применению и утверждаемым учетной политикой.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, Планом счетов и Инструкцией по его применению предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2. Проверить правильность ведения аналитического учета по счету 73 «Расчеты с подотчетными лицами».

2.1.Ознакомиться с порядком ведения аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов «аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет».

2.2. Проверить соответствие данных синтетического и аналитического учета между собой и записям в Главной книге.

3. Ознакомиться с правилами документооборота и формами первичных учетных документов, применяемых в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами. Проверить соответствие применяемых форм первичных учетных документов требованиям законодательства.

4. Проверить регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

Проверка соблюдения требований действующего гражданского и специально законодательства и других нормативных документов. Процедуры проверки (предпосылки: права и обязанности, возникновение, точное измерение).

1. Проверить соблюдение правил выдачи наличных денежных средств под отчет, а именно:

• размер сумм и сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет;

• правомерность выдачи сумм под отчет.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

• хозяйственно-операционные расходы (например, на командировочные расходы, на покупки материалов, товаров, оплату счетов поставщиков и других контрагентов, оплату услуг производственного и непроизводственного характера и др,);

• расходы экспедиций, геологоразведочных партий.

Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет определяются Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В соответствии с п. 11 указанного документа выдача наличных денег под отчет должна производиться в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного по ранее выданному ему авансу.

2. Проверить выполнение требований о своевременности отчета о расходах и возврате использованных подотчетных сумм.

Лица, напучившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, то согласно распоряжению работодателя (не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) у работника удерживается эта сумма из заработной платы. При этом необходимо учитывать, что при выплате заработной платы удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два и больше исполнительных документов. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке,

3. Проверить соблюдение требований законодательных и нормативных документов при направлении работников в командировку.

3.1. Установить характер командировки.

В зависимости от цели командировочных расходов командировки можно разделить на служебные и неслужебные.

Согласно ст. 166 ТК РФ «служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

При этом в соответствии с п. 1 Инструкции № 62 «О служебных командировках в пределах СССР (далее - Инструкция №- 62) местом постоянной работы для работников филиалов и других подразделений, входящих в состав организации, считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством и продажей продукции (работ, услуг), являются неслужебными (например, направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности). Расходы по таким командировкам относятся на финансовые результаты деятельности предприятия.

Не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер. В этих случаях им производится выплата специальных надбавок к заработной плате.

3.2. Проверить соблюдение норм Трудового кодекса РФ при направлении работника в коман­дировку.

ТК РФ (ст. 259, 268) определяет круг работников, направление которых в командировку не допускается. К ним относятся беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).

Кроме того, ТК РФ содержит ограничения, касающиеся тех категорий работников, которые могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия (женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, работники, имеющие детей инвалидов, инвалидов с детства по достижении ими 18 лет и др.)

3.3. Установить срок командировки.

Срок командировки работников определяется руководителем организации, однако согласно Инструкции М- 62 он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника, и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания дня работника условий для отдыха.

Если день отъезда в командировку приходится на выходной день, то работнику предоставляется другой день отдыха по возвращении из командировки.

3.4. Проверить правильность определения суммы расходов на командировку.

Перечень расходов, которые работодатель обязан возместить командированному работнику, установлен ст. 168 ТК РФ и включает:

• расходы по проезду;

• расходы но найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы но найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в коман­дировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения к пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

При этом, исходя из содержания ст. 168 ТК РФ, для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются коллективным договором или локальными нормативными актами.

Проверка правильности отражения операций в бухгалтерском учете. Процедуры проверки оборотов и сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (предпосылки: права и обязанности, возникновение, полнота, точное измерение, стоимостная оценка).

Аудит учета расходов на командировку.

1. Проверить наличие и правильность оформления документов, подтверждающих операции, связанные с направлением работников в командировки, а также точность и правильность подсчета в них сумм.

Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с направлением работников командировки, должны применяться следующие документы:

1) Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (соответствен формы Т-9 и Т-9а) - распорядительный документ, являющийся основанием для направления работника в командировку. На основании указанного приказа (распоряжения) бухгалтером может составляться смета командировочных расходов для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче работнику. После утверждения руководителем приказа подотчетному лицу выдастся аванс согласно итогу сметы;

2) Командировочное удостоверение (форма Т-10) - документ, оформляющий направление работника в командировку и подтверждающий факт и время нахождения работника в командировке.
При однодневной командировке командировочное удостоверение может не выписываться;

3) Авансовый отчет (форма АО-1) - документ, являющийся основанием для списания командировочных расходов на соответствующие источники финансирования. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, в качестве которых могут выступать:

• командировочное удостоверение;

• служебное задание дня направления в командировку и отчет о его выполнении (формаТ-10 а)

• документы о найме жилья;

• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями;

• документы на произведенные дополнительные расходы и др.

2. Проверить соблюдение методики бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Выдача под отчет наличных денежных средств из кассы орган» (субсчет 1 «Касса предприятия»)

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм подлежит возврату в кассу организации. При этом в бухгалтерском учете делается проводка по дебету счета 50 «Касса» (субсчет 1 «Касса предприятия») и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В соответствии с Планом счетов подотчетные суммы, не возвращенные работниками установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, суммы, числящиеся на счете «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из сумм оплаты труда работника, и работник не оспаривает основания и размеры удержания) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям (когда они не могут быть удержаны из сумм оплаты труда).

Если командировка носит текущий производственный характер, то для целей бухгалтерского учета затраты, понесенные командированным работником (без учета сумм НДС), относятся на счета учета затрат по обычным видам деятельности, а именно - в дебет счетов 20 «Основное производство»,
23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу».

Если же командировка связана с осуществлением вложений во внеоборотные активы, заготовлением и приобретением материально-производственных запасов, то затраты на нее (без учета сумм НДС) относятся в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары».

Аудит учета хозяйственных расходов.

1. Проверить соблюдение лимита расчета наличными денежными средствами с юридическими лицами.

При приобретении материалов, товаров, оплате работ, услуг подотчетное лицо осуществляет платежи от имени юридического лица, в связи с чем необходимо учитывать установленный лимит расчетов между юридическими лицами.

2. Проверить наличие и правильность оформления документов, подтверждающих операции связанные с приобретением материалов, товаров, оплатой работ, услуг подотчетным лицом.

Кроме авансового отчета и оправдательных документов операция принятия к учету приобретении материальных ценностей должна быть оформлена внутренним документом организации (актом о приемке оборудования (форма ОС-14), приходным ордером (форма М-4), актом о приемке товаров (форма ТОРГ-1) и др.).

3. Проверить соблюдение методики бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими хозяйственных расходов.

При приобретении через подотчетных лиц материальных ценностей у организаций-изготовителей, заготовительных, снабженческо-сбытовых, оптовых и других организаций, занимающихся продажен и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли и общественного питания), в бухгалтерском учете целесообразно отражать одновременно:

1) факт поступления материальных ценностей от поставщика на склад организации;

2) факт оплаты счета поставщика через подотчетное лицо (при этом оправдательными документами, прилагаемым к авансовому отчету, будут являться платежные документы - квитанция к приходному кассовому ордеру и чек ККТ).

Проверка правильности формирования отчетных показателей. Процедуры проверки (предпосылки: представление и раскрытие, точное измерение).

1. Проверить наличие расшифровки статей баланса «Прочие дебиторы» и «Прочие кредиторы» в пояснительной записке и их соответствие данным аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицам и».