Відбір персоналу

Тема 9. Організація відбору персоналу

План:

1. Відбір персоналу

2. Професійна орієнтація в системі управління персоналом

3. Управління трудовою адаптацією

Відбір персоналу

Процедура відбору персоналу передбачає етапи:

· попередній відбір претендентів;

· проведення первинної співбесіди;

· перевірка представ­леної документації, збір і перевірка рекомендацій;

· проведення підсум­кової співбесіди щодо наймання;

· прийняття оста­точного рішення про наймання.

Розглянемо етапи відбору персоналу більш детально та охарактеризуємо їх.

Попередній відбір претендентів. Мета попереднього відбо­ру – знизити витрати щодо наймання за рахунок скорочення кількості претендентів, що підлягають оцінці. Первинний відбір здійснюється за формально встановленими мінімальними вимогами, що пред'являються підприємством і вакантним робочим місцем до потенційного працівника. Мінімальні вимоги визначаються для кожної конкретної посади у відпо­відності зі специфікою виконуваних функцій. Такими вимогами можуть бути: досвід, освіта, кваліфікація (наявність прав на водіння автотранспортом), навички (володіння ПК і уміння працювати з певними програмами), вік. Попередній відбір здійснюється менеджером з персона­лу на основі аналізу резюме, представленого претендентом.

Резюме – спосіб інформування роботодавця про най­більш важливі характеристики претендента на одержання робочого міс­ця в даному підприємстві. Грамотно складене резюме – одна із скла­дових можливого успіху при пошуку роботи. Мета резюме – привернути увагу, зацікавити роботодавця кандидатурою, представленою в резю­ме, і спонукати запросити претендента до участі в наступному відборі.

Резюме повинно містити інформацію про придатність претендента до пропонованої роботи. У залежності від стажу, досвіду роботи, кваліфікації претендента виділяють такі види резюме:

· хронологічне (послідовно наводиться інформація про претендента, починаючи з останніх подій у професійній діяльності);

· функціональне (складається претендентами, які мають досвід ро­боти, що спеціалізуються у певних сферах ді­яльності; у ньому наводиться послідовний виклад кваліфікаційного розвитку за кожним із напрямків кар'єрного зростання);

· професійне (робиться акцент на професійних досягненнях претен­дента у певній сфері діяльності, важливих для роботи на вакантній посаді в даному підприємстві).

На практиці найчастіше використовується комбінація перерахова­них типів резюме, що, як правило, включає:

1. Особисті відомості.

2. Мету (слід конкретно вказати, яку мету переслідує претендент, направляючи резюме в дане підприємство, наприклад, одержання певної посади).

3. Дані про освіту.

4. Дані про професійну діяльність (опис досвіду роботи наводиться у зворотному хронологічному порядку в розрізі посад; увагу слід зо­середити на набутих досвіді, уміннях і навичках).

5. Сферу професійних інтересів (доцільно вказувати лише ті з них, що сприяють зростанню кваліфікації в напрямку діяльності, пов'язано­му із функціональною специфікою вакантної посади). При наявності великої кількості претендентів використовується комп'ютерна обробка представлених резюме. Вона заснована на їхньо­му ранжируванні у залежності від кількості ключових слів (професійних термінів, назв підприємств, навчальних закладів, посад, стажу і досвіду роботи і т. д.). При вивченні резюме варто звернути увагу на культуру листа, стиль викладення.

Попередній відбір персона може здійснюватися на стадії ана­лізу первинної анкети, що заповнюється претендентом в момент першого відвідування підприємства. Окрім відомостей, що містяться в резюме, анкета може включати додаткові відомості, що представляють інтерес для підприємства. Анкета розробляється кадровою службою з урахуванням специфіки тих або інших посад. Вона має стандартну фор­му і містить біографічні відомості про претендента, його освіту, стаж і досвід роботи. На основі інформації, що міститься у первинній анкеті, здійснюєть­ся знайомство з кандидатом на посаду і відсіювання претендентів, що не відповідають вимогам по формальних характеристиках. З урахуванням відомостей, наведених у анкетах, здійснюється підготовка до проведення первинної співбесіди.

Проведення первинної співбесіди – наступна стадія відбору персоналу. Первинна співбесіда проводиться спеціалістом відділу кадрів. Мета співбесіди – більш детальне знайомство з претендентом, що дозволяє визна­чити його придатність до виконання майбутньої роботи. У процесі спів­бесіди претендент повинен одержати також інформацію про підприєм­ство і майбутню діяльність, що визначить ступінь його зацікавленості у пропонованій роботі. На цей аспект первинної співбесіди спеціалісти відділу кадрів звертають, як правило, значно менше уваги. Разом з тим, одержання працівником найбільш повної інформації про характер май­бутньої діяльності є важливим фактором зниження майбутньої плинності кадрів.

Попередня співбесіда є також засобом реклами, що інформує про імідж підприємства. Усе це варто враховувати при підготовці до прове­дення попередньої співбесіди.

Головна задача менеджера, що проводить інтерв'ю, – одержання і аналіз інформації. Тому у кожному інтерв'ю необхідно прагнути до удо­сконалення:

· техніки формулювання питань для одержання максимального об­сягу інформації;

· критеріїв оцінки інформації і визначення її значення для прийняття рішення.

Основною метою відбіркової співбесіди є одержання від­повіді на питання 2 напрямів:

· перший: чи зацікавлений претендент у даній роботі;

· другий: чи зможе кандидат виконувати дану роботу; чи буде він її виконувати; чи підійде кандидат для даної роботи; чи буде він найкращим).

Багато організацій використовують стандартну схему проведення інтерв'ю, в основі якої лежить типова форма, що містить фіксований на­бір питань до кандидата. Але варто враховувати, що на різні посадові по­зиції може знадобитися розробка нових стандартних форм з урахуванням вимог до посади (наприклад, інтерв'ю при відборі продавця буде значно відрізнятися від інтерв'ю при відборі директора магазина або комерцій­ного директора торговельного підприємства). Інтерв'ю не повинно створювати у кандидата враження, що його опитують за заздалегідь підготовленою анкетою. Кандидата слід заохо­чувати, щоб він більше розповідав про себе, про свій досвід, знання, ста­вив питання і пропонував свої ідеї.

В процесі відбіркової співбесіди необхідно одержати інформацію за таким:

· життєвий шлях, автобіографічні дані. Особливу увагу необхідно приділити «білим плямам» – періодам часу, коли кандидат з певних причин не навчався або не працював, по­рівнюючи викладене у резюме (анкеті) із записами у трудовій книжці і документами про освіту;

· загальноосвітній рівень. Визначається: базова освіта, конкретний навчальний заклад, фа­культет, спеціалізація. Важливо визначити відношення до навчання, сту­пінь теоретичної підготовки кандидата, тому слід вивчити його дані про підвищення кваліфікації або одержання інших видів освіти, суміжних спеціальностей, проходження курсів і т. п. В даний час курси підвищен­ня кваліфікації можуть тривати від декількох днів до декількох місяців, тому тривалість перепідготовки може відігравати значну роль при визна­ченні кваліфікації кандидата;

· практичний досвід. Визначається: час і місце роботи на конкретних посадах, зміст вико­нуваної роботи, функції і обов'язки, можливості виконання інших видів робіт, не передбачених посадовими обов'язками, можливості сполучення професій, спеціальні навички, загальні навички, досвід організаторської роботи або роботи на управлінських посадах. Переходячи до обговорен­ня конкретної вакансії, варто поцікавитися у кандидата, як він розуміє зміст майбутньої роботи, чого чекає від підприємства, яке буде потрібно навчання для ефективного виконання обов'язків, хто може охарактеризу­вати його як фахівця, з'ясувати можливість одержання рекомендацій;

· характеристика останнього місця роботи. Бажано одержати інформацію про: підприємство, у якому працює або працював кандидат, сферу його діяльності, обсяги виконуваних ро­біт, місце і посаду даного працівника в структурі підприємства, рівні відповідальності, умови організації трудової діяльності, рівень устаткуван­ня робочих місць. Також слід прояснити причини пошуку нової роботи, позитивні і негативні сторони попередньої діяльності кандидата, встано­вити період повідомлення про припинення трудових відносин, можливий час початку роботи у підприємстві;

· одержувана винагорода. Для того, щоб у наступному більш точно визначити оплату робо­ти для кандидата, необхідно точно з'ясувати систему оплати на попере­дньому місці роботи, додаткові умови і пільги, які мав кандидат, розмір оплати за місяць і його чекання, пов'язані з матеріальною винагородою на новому місці роботи, рівень добробуту родини.

· індивідуальні характеристики. Оскільки підприємство наймає не тільки фахівця, але й сподіваєтеся одержати лояльну до підприємства, морально стійку людину, необхід­но прояснити його сімейний стан, цивільний статус, його захоплення. Особливу увагу треба приділити поведінковим реакціям кандидата на посаду під час інтерв'ю, спробувати сформулювати для себе припущення про його звичайну поведінку в робочій обстановці, інтелектуальні здібності, осо­бистіші якості і властивості характеру, моральні характеристики, спро­бувати з'ясувати, як він «впишеться» у діючий колектив, рівень конфлікт­ності, працездатності.

Деякі питання відносяться до фактичних даних і їх легко перевірити: наприклад, зовнішній вигляд, попередня робота, кваліфікація. Але інші не­можливо з'ясувати прямо. Так, неможливо ставити питання: «Ви розум­ні?», «Продемонструйте мені Ваші здібності» і т. п. Дана інформація повин­на отримуватися непрямим шляхом і підводити до відповідних висновків. Наприклад, про інтелект людини можна судити по таких непрямих озна­ках, як: загальний кругозір, поведінка під час співбесіди, інтереси і т. д.

В процесі відбіркової співбесіди слід також з'ясувати, чи буде кан­дидат виконувати запропоновану роботу і чи буде він якнайкраще відпо­відати вимогам, що ставляться до даної роботи. Тому необхідно зібрати інформацію про те, що являє собою претендент. При цьому не слід ігно­рувати такі важливі сфери людського життя, як заняття у вільний час і в роки навчання. Ретельне опитування кандидата під час інтерв'ю про те, як він проводить свій вільний час, допоможе одержати потрібну інфор­мацію про нього. Чи товариський він? Чи енергійний? Чи можуть зовніш­ні інтереси (хобі) перешкодити роботі? З яким типом людей ця людина може ладити і чи є працівники підприємства саме такими людьми?

Якщо співбесіду проводять небагато фахівців, слід розподілити ролі між ними, тому що кожному повинна бути визначена конкретна «сфера діяльності» і кожен з них повинен утримуватися від своїх зауважень і коментарів в ході співбесіди.

Вважається, що в ході відбіркової співбесіди 70 % часу повинен го­ворити кандидат і 30 % – інтерв'юер. Це вимагає від менеджера уміння формулювати питання. Основні уміння, якими повинен володіти менеджер для проведення відбіркової співбесіди:

· уміння ставити питання;

· уміння контролювати хід співбесіди;

· уміння слухати (сприймати почуте, запам'ятовувати, аналізувати);

· уміння складати судження або приймати рішення.

Існують різноманітні прийоми, що з більшою ефективністю дозво­ляють «стежити» за процесом співбесіди. Звичайно, вони не є універсаль­ними засобами, що гарантують успіх, але їх корисно застосовувати і ви­пробовувати у практиці проведення співбесіди.

Для того, щоб кандидат сказав більше про те, про що його запиту­ють, задаючи питання або закінчуючи репліку, слід:

· дивитися співрозмовнику прямо в очі і посміхатися;

· не переривати співрозмовника; не робити довгих пауз;

· задавати більш загальні питання;

· займати активну позицію, розповідаючи про себе або висловлюючи свою думку.

Одержання інформації від кандидатів на заняття вакантної посади може бути організоване по-різному. Це залежить від того, який тип ін­терв'ю при цьому використовується. Основною частиною співбесіди є інтерв'ювання претендента. У залежності від цілей і задач відбору можуть використовуватися наступні типи інтерв'ю:

· структуроване: при його проведенні використовується попередньо визначений перелік питань. При цьому доцільно розробити спеці­альний бланк. Такий підхід до інтерв'ю не дає достатнього уявлен­ня про кандидата, тому його доцільно використовувати при відборі з великою кількістю претендентів, коли немає можливості виділити достатньо часу на проведення первинної співбесіди;

· напівструктуроване: заздалегідь готуються тільки основні питання, що забезпечують схематичність бесіди. Відповіді даються у вільній формі. Спеціаліст, що проводить інтерв'ю, може зосереджувати увагу на окремих питаннях, пропонуючи претендентові відповісти на них більш докладно. Проведення такого інтерв'ю вимагає спеціаль­ної підготовки, заснованої на вивченні анкетних даних претендента;

· неструктуроване: проводиться у вільній формі, передбачає лише попереднє визначення тем майбутньої бесіди. Його доціль­но використовувати тільки досвідченим інтерв'юерам, тому що вільний хід бесіди, що будується з урахуванням ситуації, може відхилити від теми. У результаті мета попередньої співбесіди не буде досягнута;

· інтерв'ю в емоційно напруженій обстановці (в умовах спеціально змодельованої стресової ситуації);

· панельне: проводиться спеціально створеною комісією;

· групове (інтерв'ю з групою кандидатів);

· один на один.

При проведенні інтерв'ю з кандидатом доцільно використовувати набір тем (табл. 1).

Таблиця 1