Структура, особливості оформлення прес-релізу. Відмінність прес-релізу від бекграундера.

Прес-реліз (від англ, прес-реліз) традиційно вважається основною жанровою різновидом PR-тексту, простим і ефективним засобом передачі точної та оперативної інформації про базисному суб'єкті PR, а також встановлення контактів з журналістами.

Даний жанр у сучасній PR-практиці і у власне прес-рілейшнз виявляється фактично єдиним і універсальним. У практиці зв'язків з громадськістю прес-релізом зазвичай називають практично будь-яку текстову новинну інформацію, призначену для ЗМІ, що виходить з організації. Прес-реліз - це інформація, що безкоштовно розповсюджується фірмами, корпораціями, організаціями через власні відділи, служби бюро Паблік рілейшнз або спеціалізованих PR-агентств.

Прес-реліз як найбільш «велика» жанрова форма служить і для розповсюдження новинної інформації про нові товари та послуги: він вважається також і засобом поширення рекламної інформації. У рекламоведеніі прес-реліз визнається основним інформаційним жанром: це «повідомлення інформаційно-рекламного жанру, що містить суспільно корисну соціальну інформацію про діяльність організації або фірми».

Прес-реліз - це основний жанр PR-тексту, який несе призначену для преси актуальну оперативну інформацію про подію, що стосується базисного суб'єкта PR. Яка ж актуальна оперативна інформація про базисному суб'єкті PR є предметом прес-релізу? Як вважає І. Альошина (і це стосується насамперед економічних комунікацій), це нова подія, продукт, послуга, (структурні зміни в компаніях, пов'язані з банкрутством, порушеннями, утворенням нових філій, представництв, зміною керівного складу і т п) управлінські зміни в організації; публічні виступи в ЗМІ провідних фахівців компанії, її керівництва (іншими словами, «роз'яснення необхідності і сутності окремих рішень керівництва»). Сюди ж можна віднести і урочисті події в житті базисного суб'єкта (наприклад, ювілеї).

Оформляється прес-реліз на бланку з логотипом організації, що допомагає журналісту відрізняти візуально надходить до нього інформацію. Оформлення релізу на фірмовому бланку з реквізитами організації небажано (до речі, Г.Г.Почепцов, орієнтуючись, насамперед, на традиційні американські джерела, пише про оформлення релізу на фірмовому бланку, проте фірмовий бланк з повним набором реквізитів несе надлишковий елемент «рекламне»). Текст повинен обов'язково мати вказівку на свою жанрову приналежність: «прес-реліз».
При верхньому розташуванні логотипу фірми та адресних координат там же, у правому верхньому кутку, позначаються ім'я та координати контактної персони (телефон, факс, електронна пошта). В якості контактних можуть зазначатися одне-два обличчя: це не обов'язково автори даного конкретного релізу (хоча таке теж може бути), а особи, наділені повноваженнями дати додаткову, розширює інформацію про новинному подію, предметом якого стає даний прес-реліз. Прес-реліз зазвичай містить ембарго - дату розповсюдження тексту (наприклад, ставиться конкретна дата або вказується: «для негайного розповсюдження»), що може бути розглянуто як певний текстовий метареферентний елемент, що виражається у вказівці на момент «опублікування», донесення до цільової громадськості актуальною PR-інформації. При нижньому розташуванні логотипу координати і імена контактних осіб зазначаються внизу.Текст релізу друкується на одній стороні аркуша (лицьова сторона) через 2 інтервали, 25 рядків по 60 знаків - він повинен мати простір для подальших нотаток журналіста, обов'язково робляться поля (3 см) для нотаток. Максимальним вважається обсяг прес-релізу в 1,5-2 сторінки, обсяг знаків не повинен бути більше 2500. Також вважається, що прес-реліз не повинен перевищувати розміри однієї сторінки, оскільки цей жанр визначається саме як основний оперативний. Вся розширена інформація повинна подаватися в додатку до прес-релізу в текстах інших жанрових різновидів.

Прес-реліз має свій заголовок, і його мета - відображення суті новинного події, резюмування найбільш важливої ​​інформації. Тема прес-релізу не повинен бути по-журналістськи помітним, хоча саме помітний заголовок іноді може виділити даний конкретний реліз серед потоку інших текстових матеріалів, що приходять у редакції органів ЗМІ. Лід-абзац містить основну (актуальну) інформацію, новинний привід: «для кого?» це відповіді на питання «хто?», «що?», «коли?», «де?» і, можливо, «чому?», , однак він не повинен рясніти цифрами, допоміжним довідковим апаратом. Лід повинен містити одну основну думку, «визначальну» дане новинне подія, і його можна вважати свого роду розширеним варіантом заголовка.

Мовне і стилістичне оформлення прес-релізу повинно бути таким, щоб журналіст зміг повністю або частково використовувати даний текст у пресі. Цьому повною мірою відповідає вимога наявності в тексті прес-релізу цитати.