Безопасность хранения документации ИЛЦ обеспечивается ограничением доступа посторонних лиц в помещения хранения документов ИЛЦ

Правила ознакомления сотрудников с документамипредусматривают:

· информирование специалистов ИЛЦ о поступлении документа;

· регистрацию НД и ГОСТ в Журналах;

· проверку документа и утверждение НД в качестве контрольного экземпляра (на официально изданном документе ставится штамп «Контрольный экземпляр»;

· копирование НД с целью обеспечения необходимым количеством официально из данных документов, на каждом из которых ставится штамп «Рабочий экземпляр».

Число выданных экземпляров НД регистрируется в установленном порядке.

Изменения вносятся ответственным исполнителем: изменённый или новый текст идентифицируется в документе или в соответствующих приложениях.

Утратившие силу НД изымаются из структурных подразделений в строгом соответствии с перечнем выданных под роспись НД.

5.5.Учёт и документирование результатов исследований

Все записи по кодировке образцов, выполнению исследований, испытаний и измерений осуществляются в соответствии с требованиями к «Управлению записями».

Отобранный для испытаний образец (проба):

· регистрируется в журнале установленной формы в соответствии с номенклатурой дел;

· образцу присваивается код;

· оформляется внутреннее направление, которое по окончанию испытаний остается в лаборатории;

· оформляется протокол лабораторных испытаний;

· протоколы лабораторных испытаний выдаются заказчику под роспись в одном экземпляре.

Один экземпляр Протокола в обязательном порядке остается в архиве отделения приема, кодирования образцов и выдачи протоколов лабораторных испытаний.

Проведение испытаний:

· Образцы, поступающие в лаборатории, регистрируются в журналах установленной формы в рукописном виде.

· Рабочий журнал является основным технологическим документом, в котором фиксируются все операции по выполнению анализов и результаты измерений.

· Все записи в журнал вносятся немедленно после выполнения соответствующих технологических операций. Не допускается ведение записей на отдельных листках с последующим переносом в рабочий журнал, за исключением случаев, когда журнал может быть испорчен агрессивными жидкостями, растворителями или окрашенными растворами.

· Записи в журнале ведутся в хронологическом порядке.

· В журнал вносятся результаты измерений.

· Категорически запрещается отбирать только часть результатов для занесения в журнал. Если, например, результат контроля отрицателен при первом измерении, и положителен при повторном измерении, то в журнале должны быть приведены оба результата. При выяснении причин отрицательного результата контроля делается соответствующая запись в журнале.

· Рабочий журнал ведется в тетради с предварительно переплетенными и пронумерованными страницами, изъятие страниц не допускается.

· Все записи должны делаются только шариковой авторучкой (предпочтительно), чернилами синего или черного цвета. Не разрешается использование карандаша для ведения журнала. Допускается применение цветных маркеров для выделения отдельных записей.

· Ошибочно внесенные в журнал записи не подлежат исправлению (в т.ч. с использованием корректирующих жидкостей, подчистки и т.п.). В случае обнаружения ошибки, старая запись аккуратно зачеркивается и вносится новая, при этом рядом с вычеркнутой записью ставится подпись аналитика.

· Рабочие журналы по отдельным показателям могут содержать необходимые данные для обработки результатов анализов и прослеживаемости измерений.